خانه و ویلا

۸ راهنمایی برای اجاره نمایشگاه

عصر نمایشگاه- اگر قصد دارید غرفه خود در نمایشگاه را اجاره کنید، قبل از امضای قرارداد، این ۸ راهنمایی را مرور کنید تا بتوانید از تله های رایج در زمینه اجاره غرفه‌های نمایشگاهی اجتناب کنید‌.

۸ راهنمایی برای اجاره نمایشگاه
نسخه قابل چاپ
دوشنبه ۲۲ شهريور ۱۳۹۵ - ۱۴:۰۹:۰۰

    به گزارش پایگاه خبری «عصر نمایشگاه»، حساب سرانگشتی صنایع نشان می دهد، اگر قصد دارید تنها یک یا دو بار برای برگزاری نمایشگاه از غرفه‌های اجاره‌ای استفاده کنید، این کار دارای توجیه اقتصادی است چون اجاره غرفه به طور کلی حدود یک‌سوم ساخت آن غرفه هزینه دارد.
    همچنین اجاره می‌تواند باعث اجتناب از هزینه و دردسر انبارسازی طولانی‌مدت، ترتیب‌دهی مجدد نمایشگاه‌های متعدد و تلاش‌های نوسازی شود‌. با این حال، اجاره یک نمایشگاه تجاری به‌سادگی اجاره یک لباس رسمی نیست و اگر از دقت بالایی برخوردار نباشید، این فرآیند می تواند به هزینه های غیرمنتظره و نگرانی‌های لحظه آخری منجر شود. بنابراین اگر گزینه  اجاره را در نظر دارید، 8 راهنمایی تخصصی وجود دارد که به شما کمک می‌کند از مشکلات رایج اجتناب کنید.
    1- با یک درخواست برای طرح پیشنهادی شروع کنید
    بهتر است اطلاعات بالایی درخصوص انتظارات راهبردی، منطقی و ماهرانه در نحوه ارائه «درخواست طرح پیشنهادی» (RFP) خود داشته باشید البته در دست داشتن یک نسخه (یا پیوست) از هر کتابچه سبک داخلی که جزئیات و اندازه حروف، آرم شرکت، رنگ‌ها و جزئیات دیگر را مشخص کرده‌ نیز ضروری است. علاوه بر این، اطلاعات لازم درباره نیازهای الکترونیکی و مدیریت فنی را نیز در اختیار داشته باشید.
    برای مثال، RFP اخیری که من برای اجاره توزیع کردم شامل عکس‌های تجهیزات تعاملی که برای ویترین نیاز است، قفسه‌ای برای تجهیزات و مکانی برای مناطق تردد در اطراف و تجهیزات فنی برای همه اجزای الکترونیکی بود. همچنین توضیح تصاویری برای تسهیل آموزش شرکت‌کنندگان نیز مورد نیاز است. رعایت این جزئیات تا حد زیادی، سبب کاهش زمان پاسخگویی به مشکلات و سوالات مشتریان بعد از ارائه RFP می‌شود.
    2- درخواست برای قیمت‌گذاری جامع و کامل
    از نکات مهم در زمینه اجاره غرفه این است که طرح پیشنهادی شرکت برگزار‌کننده نمایشگاه باید به اندازه RFP ارائه شده توسط شما، جامع و کامل و همراه با جزئیات باشد. درواقع توضیحات جامع و خط به خط همچنین بررسی هزینه‌های مشمول طرح پیشنهادی برای اجتناب از افزایش غیرمنتظره هزینه‌ها ضروری است. برای مثال، هزینه مالیات بر اجاره غرفه نمایشگاه از هزینه‌های مهمی است که تا 10 درصد به صورتحساب نهایی اضافه می‌شود، این در حالی است که در اغلب مواقع، مالیات در حساب بودجه پروژه نقل نمی‌شود. بنابراین مشخص کنید چه مقدار مالیات  بر هزینه‌های شما اضافه می‌شوند و به چه میزان بودجه برای هزینه‌کردن نیاز دارید‌.
    همچنین اگر از کارت اعتباری برای پرداخت صورتحساب خود استفاده می‌کنید، درباره هزینه‌های اضافی پرس‌و‌جو کنید. برخی‌ فروشندگان 3 تا 5 درصد هزینه کارت اعتباری را به اجاره‌کننده منتقل می‌کنند. البته باید اضافه کنم در این زمینه 10 ایالت از جمله  کالیفرنیا، فلوریدا، نیویورک و تگزاس هستند که اخذ این اضافه‌بها را منع کرده‌اند. قابل ذکر است برخی‌ مشتریان نیز از پرداخت هزینه‌های بانکی و تبادل پول به شیوه کارت اعتباری زیان دیده‌اند.
    در نهایت، قیمت خدمات جانبی که برای پشتیبانی از اجاره نیاز دارید از نکات قابل توجه در این راستاست. برای مثال اطلاعات مربوط به تعداد و وزن و ابعاد جعبه‌های حمل و نقل یا تخته‌های چوبی برای غرفه اجاره‌ای نمایشگاه را از شرکت برگزارکننده بگیرید. با استفاده از این اطلاعات می‌توانید هزینه حمل و نقل و جابه‌جایی وسایل را ارزیابی کنید. همچنین میزان توان الکتریکی نمایشگاه برای پشتیبانی از روشنایی ساختمان و تجهیزاتی همچون لیفتراک یا طناب‌کشی برای پیاده‌کردن و نصب تجهیزات نیز از مسائل مهم برای اجاره‌کردن یک غرفه است.
    3- برآوردی از نیروی کار خود یادداشت کنید
    چند سال قبل، هنگامی که یکی از مشتریان من در حال مذاکره برای اجاره ساختمان نمایشگاه خود بود، کل بودجه نمایشگاه را به خصوص بودجه تولیدات و خدمات اختصاصی از جمله: اجاره فضای غرفه، خدمات نمایشگاه، حمل‌‌ونقل، تبلیغات و مخارج کارکنان را برآورد و ارائه کرد. از طرفی این شرکت مجری نمایشگاه  برای به حداکثر رساندن مقدار پولی که برای هزینه اجاره دریافت می‌کند همچنین متعاقب آن، افزایش 10 درصدی کمیسیون خود، در صورتحساب اجرایی برای راه‌اندازی و گرداندن غرفه فقط 125 ساعت کار نیروی انسانی در نظر گرفت، این در حالی است که برای اجرایی‌شدن مسائل مربوط به غرفه نیاز به 400 ساعت کار نیروی انسانی است.
    در پایان نمایشگاه فاکتور هزینه نهایی کارکنان 396 ساعت کار انسانی بود. این در شرایطی است که در قرارداد ارباب رجوع با شرکت مجری تنها هزینه 125ساعت کار نیروی انسانی در نظر گرفته شده بود. بنابراین تفاوت  هزینه‌های بین 125 و 396 ساعت نمایان شد، در نهایت برآورد اشتباه هزینه  نیروی انسانی توسط شرکت مجری زیان‌های بسیاری را به ارباب رجوع تحمیل کرد. 
    در همین راستا، برای اطمینان از برآورد صحیح هزینه‌ها، 20 الی 25 درصد به صورتحساب نهایی تهیه شده توسط نمایشگاه، اضافه کنید.
    4- طرح پیشنهادی اصلی را با قرارداد اجاره‌ای خود مقایسه کنید
    من اخیرا قرارداد اجاره‌ای را از یک سایت نمایشگاهی دریافت کردم که با طرح پیشنهادی اصلی‌ من مطابقت نداشت. طرح پیشنهادی شامل نقشه گرافیکی عظیمی بود که من و مشتری‌ام در  RFP درخواست آن را داده بودیم‌. این در حالی است که در نقشه قرارداد اجاره فرستاده شده، اندازه سازه به حدود نصف سایز اصلی کاهش داده شده بود. بنابراین قرارداد را تا زمان تجدید نظر در ابعاد اصلی نقشه، امضا نکردم و این تجربه به من یاد داد که همیشه قبل از امضای قرارداد، به هر دو طرح پیشنهادی و مدارکی که از آن پشتیبانی می‌کند، مراجعه کنم.
    همچنین در تجربه‌ای دیگر با کاهش هزینه‌های انجام شده توسط شرکت برگزار‌کننده نمایشگاه ناکام ماندم. در این زمینه می‌توان به تعویض‌های لحظه آخری مصالح نصب شده و جایگزینی نشان‌های محصولات نامرغوب به جای استفاده از محصولات نام‌های تجاری اصلی که در طرح اصلی مشخص شده بود، اشاره کرد. بنابراین برای جلوگیری از کاهش هزینه‌ها توسط شرکت‌های برگزارکننده نمایشگاه، در قرارداد خود، جمله‌ای با مضمون «هیچ مواد خاصی بدون تایید قبلی جایگزین نشود» را اضافه کنید.
    5- اسناد خود را بررسی کنید
    من در طول راه‌اندازی غرفه‌ها با چالش‌های بسیاری از سوی شرکت‌های برگزار‌کننده نمایشگاه مواجه شدم. از جمله اشکالات این شرکت‌ها، عدم به‌روزرسانی دستورالعمل  راه‌اندازی نمایشگاه‌های استیجاری است. یک فروشنده اعتقاد داشت که تنها علامت‌گذاری بر اقلام بی‌مصرف به صورت یک X قرمز بزرگ کافی است یا تعیین محل اموال و دارایی‌های نمایشگاه با فلش قابل قبول است. این شبیه طرح اولیه یک راهکار فوتبالی است. این از مسائلی است که در نمایشگاه‌های مدرن جهان قابل پذیرش نیست. بنابراین بهترین حالت این است که شما با شرکت برگزارکننده نمایشگاهی در ارتباط باشید که اسناد مربوط به غرفه‌های اجاره‌ای را به‌روزرسانی کرده باشد و راهکارهای قدیمی را در این زمینه کنار گذاشته باشد.
    6- یک متخصص در محل داشته باشید
    وقتی برای اولین‌بار از غرفه‌های اجاره‌ای استفاده می‌کنید، حتما از راهنمایی‌های یک مشاور حرفه‌ای در این زمینه استفاده کنید. زیرا امکان دارد به علت کافی‌نبودن آشنایی و اطلاعات شما با این دست نمایشگاه‌ها، متضرر شوید. بنابراین یک راهنمای حرفه‌ای می‌تواند شما را از قوانین مربوط به غرفه‌داری و غرفه‌های  اجاره‌ای آگاه و از آسیب‌دیدن کسب وکار شما جلوگیری کند. البته نکته مهم در به خدمت گرفتن یک مشاور حرفه‌ای این است که به طور معمول این مشاوران وقت خود را بین غرفه‌های متعدد قسمت می‌کنند و شما باید اطلاع داشته باشید که پرداخت تمام هزینه‌های حضور و سکونت فرد مذکور منصفانه نیست. به خصوص در راه اندازی نمایشگاه‌های بزرگ و پیچیده، حضور یک مشاور حرفه‌ای می‌تواند از الزامات باشد.
    7- بر روند کار نظارت داشته باشید
    تاریخ‌های پیشرفت را مشخص کنید؛ یعنی به این مسئله که تا زمان مشخصی ساخت پروژه باید مراحل مقدماتی را تمام کرده باشد، توجه کنید. 
    در قرارداد خود اضافه کنید که حداقل یک هفته قبل از برگزاری نمایشگاه خواستار بازدید از سازه غرفه هستید تا اطمینان حاصل کنید که خواسته‌های شما در اجرایی‌شدن پروژه برآورده شده است.
    این حق مسلم مشتری است که در جزئیات پیشرفت سازه قرار بگیرد، شما باید یک پیش‌نمایش مجازی، قبل از اتمام ساخت پروژه در اختیار داشته باشید.
    در این پیش‌نمایش‌ها، مشکلات متعددی قابل تشخیص است، از جمله می‌توان به بلندی بیش از اندازه پیشخوان‌ها که برای جا دادن محصولات خیلی کوچک استفاده می‌شود، اضافه‌کردن قفسه‌بندی دیوارها برای به حداکثر رساندن فضای ذخیره، تعبیه پریز برق در کانترها و بزرگ‌کردن فونت گرافیکی آرم یا نوشته  دیواره‌های غرفه اشاره کرد. 
    8- زمان‌بندی صحیحی داشته باشید
    از برنامه زمانی برگزاری نمایشگاه (شروع و خاتمه) اطلاعاتی داشته باشید تا زمان کافی برای ایجاد تغییرات لازم را در اختیار داشته باشید. به یاد داشتن تاریخ اتمام قرارداد از نکات ضروری است.
    در پایان باید بگویم اجاره غرفه نمایشگاهی برای هر برنامه‌ای مناسب نیست، با این حال گزینه  اجاره غرفه دارای مزایای بالا و مشکلات کمتری است. با دنبال‌کردن این راهنمایی‌ها و نوشتن نکات ضروری و نظارت بر پیش‌نمایش می‌توانید تجربه خوبی در اجاره یک غرفه در نمایشگاه داشته باشید‌.

    برچسب ها
    مطالب مرتبط
    مطالب مرتبط بیشتر
    دکه مطبوعات
    • کوهنوردی
    • گردشگری
    • بیمارستان
    • بیمارستان
    • شماره ۲۴ ماهنامه نمایشگاه
    • استانبول
    • نمایشگاه توانمندی
    • نمایشگاه کشاورزی
    • نمایشگاه پزشکی
    آخرین بروزرسانی ۶ روز پیش
    آرشیو
    آخرین اخبار