به گزارش پایگاه خبری «عصر نمایشگاه»، به بیان ساده، حمل‌ونقل به خارج از کشور، یعنی ارسال محموله‌ای به نقطه‌ای دیگر‌ که توسط افراد زبردست همین حرفه سازماندهی شده است. در ازای این خدمت، شما به حساب همان افراد که تشکیل یک شرکت داده‌اند، مبلغی پول واریز می‌کنید. ارسال‌کنندگان، حمل‌ونقل خارجی را از طریق راه‌های گوناگون رزرو می‌کنند. این راه‌ها با استفاده از انواع وسیله‌ نقلیه مانند‌ کشتی، هواپیما، کامیون و اتومبیل‌های ‌خطی که همگی در همین حوزه فعالیت می‌کنند، به‌وجود می‌آید.

آنها در واقع هیچ چیزی را خودشان جابه‌جا نمی‌کنند، بلکه با تکیه بر مهارت و دانش گروهی از کارشناس‌ها، شبکه‌ای برای این کار طراحی می‌کنند و این شرکت‌ها از آنها برای تدارکات محموله استفاده می‌کنند. بر اساس این سیستم، برای انتقال محموله از نقطه الف به نقطه ب، آسان‌ترین، کوتاه‌ترین و بهترین راه ممکن، انتخاب می‌شود. همچنین هزینه ‌‌راه از جمله موارد تعیین‌کننده در نوع حمل‌ونقل به‌شمار می‌رود.

شرکت‌های بین‌المللی کاملا با روند حمل‌ونقل آشنایی دارند و عجیب به‌نظر می‌رسد که با واردات و صادرات به مشکل بربخورند. اما با این حال، ممکن است گاهی از کارگزارِ گمرکِ کشور خاصی کمک طلب کنند. حوزه‌ فعالیتِ فرستانندگانِ حمل‌ونقل بین‌المللی به این شرح است: فاکتورهای تجاری، اسناد گمرکی، بیانیه صادر کردن برای شرکت‌های باربری، صورتحساب کشتی‌ها و دیگر واردات یا صادراتی که شخص یا کشور خواستار آن باشد.

«فرستانندگانِ ‌حمل‌ونقل» را نباید با «کارگزارانِ ‌حمل‌ونقل» اشتباه گرفت. فرستنده‌ ‌حمل‌ونقل تنها یک واسطه، میان فرستنده اصلی و گیرنده است. در حالی که کارگزار ِ‌حمل‌ونقل مسئول سازماندهیِ تراکنش میان شما و شخص حامل است. این موضوع در منظرِ مدیر نمایشگاه به این معناست که واسطه، تمام کارهای حمل‌ونقل را کامل می‌کند و از رسیدن محموله به مقصد اطمینان حاصل می‌کند، در غیر این صورت، محموله به مبدأ بازگردانده خواهد شد. همچنین کارگزاران‌ حمل‌ونقل که مسئول  بخش فنی هستند، با تکمیل کردن مقدمات و هماهنگی‌های اولیه سیستم، کار خودشان را به پایان می‌رسانند. در این میان اگر چیزی به اشتباه سرهم‌بندی شده باشد، کارگزار آن را تعمیر می‌کند و در جای درست قرار می‌دهد.

با توجه به توضیحات گفته شده، چرا هنوز هم برخی‌ برگزار‌کنندگانِ‌ نمایشگاه‌ها به جای استخدام یک واسطه، به صورت مستقیم جهت مذاکرات در مورد امنیت محصولاتشان اقدام می‌کنند؟ خب، مثلا اگر بخواهید نمایشگاه خودتان را بدون استفاده از واسطه به کشور آلمان منتقل کنید، حتما باید در مورد راه‌های ممکن تحقیق و نسبت به محصولاتتان، بهترین راه را انتخاب کنید. قوانین خاص واردات و صادرات هر کشور، نرخ مذاکرات، تکمیل اسناد، پیگیریِ حمل‌ونقل و بسیاری مواردِ دیگر که همگی برای داشتن یک انتقال خوب، باید در نظر گرفته ‌شوند. انجام این کارها در یک زمان میسر نیست پس انجام مرحله به مرحله و به دور از اشتباه، می‌تواند کلید اصلیِ یک حمل‌ونقل موفقیت‌آمیز باشد. واسطه‌ ‌حمل‌ونقل، تمام کارها و جزییات ارسال را یکی یکی انجام می‌دهد و برای مدیرانِ نمایشگاهی که کارهای بیشتری به ‌آنها بسپارند، نرخ تخفیف خاصی قائل می‌شوند.

همان‌طور که اشاره کردیم، یا باید از تخصص و تبحر واسطه‌ حمل‌ونقلی که انتخاب می‌کنیم، اطمینان داشته باشیم یا خودمان دست به کار شده و سر تا پا متخصص و کاردان شویم.

در اینجا به عنوان یک قاعده و اصل کلی، می‌خواهیم نکاتی را گوشزد کنیم که برای کم‌کردن هزینه‌ها و وقت عملیاتی، فوق‌العاده به کارمان می‌آیند:

1. در مورد مکان‌هایی که قرار است ملاقات کنید، اطلاعات جمع‌آوری کنید؛ آدرسِ دقیق رفت‌وآمدها همراه با برنامه‌ ورود و خروج از مکانی به مکان دیگر.

2. آنالیزِ جزییاتِ انبارها و مهلت بازپس‌دهی‌شان در جلوگیری از متحمل شدن هزینه‌های گزافِ جریمه، بسیار پراهمیت است.

3. در مورد نرخِ هزینه‌های تحویل‌ِبار از پیمانکار پرسش کنید. چراکه اینگونه می‌توانید مقرون‌به‌صرفه‌ترین مکان جهت تحویل بار را انتخاب کنید.

4. برنامه‌ رفت‌وآمد خودتان را چک کنید تا ببینید هزینه‌های اقامت، انبار و نمایشگاه، مقرون‌به‌صرفه هست یا خیر؟ همچنین اینکه انبار جایی میان محل اقامت و نمایشگاه باشد، می‌تواند کمک بسزایی در صرفه‌جویی کند.

5. تمامی اسناد خرید و مدارک مربوط به گمرک را با دقت تکمیل و ارسال کنید.

6. در هر کشوری که قرار است نمایشگاه برگزار کنید، دلایل حضور محصولتان را به طور کامل شرح دهید تا نسبت به قوانین و مقررات آن کشور هیچ اختلافی وجود نداشته باشد.

قطعا برای هر مدیرِ نمایشگاهی امکان‌پذیر است که به تنهایی به کشور موردنظر سفر کند و تمامی کارها را به خوبی انجام دهد، اما همان‌طور که می‌بینید، ارسال یک محموله چندین مرحله با جزییات جدی دارد که هیچ‌یک نباید نادیده گرفته شود. پس در این مورد، دقت و داشتن برنامه‌ای منسجم، می‌تواند کارساز باشد. با این حال، به‌نظر می‌رسد که داشتن واسطه‌ خارجی قابل اعتماد که به نمایشگاه‌های بین‌المللی آشنایی کامل داشته باشد، نعمت بزرگی محسوب می‌شود.