عصر نمایشگاه- برای داشتن نمایشگاهی موفق به تلاش گروهی نیاز است. برگزارکنندگان، مدیریت مرکز نمایشگاهی، پیمانکاران و غرفهداران باید نسبت به قوانین مطلع و هماهنگ باشند. آموزش راه اصلی برای این تلاش گروهی است.
به گزارش پایگاه خبری«عصر نمایشگاه»، بارها و بارها ثابت شده است که یک غرفهدار آگاه و تعلیم دیده عامل اصلی برای برنامهای موفق در جهت ایمنی نمایشگاه بوده است. هنگامی که غرفهدار درباره اصول راهنمای مدیریت نمایشگاه آگاهی پیدا میکند، همین غرفهدار بخشی از برنامه امنیتی میشود و به ندرت در کمکرسانی به مدیریت نمایشگاه با مشکل روبهرو میگردد.
این مقاله شامل پیشنهادهایی برای مدیریت نمایشگاه، توصیههایی برای غرفهداران، اطلاعات امنیتی، سیستمهای عبور کالا و کارت شناسایی است. اطلاعات کاربردی، متناسب با نیازهای خاص هر نمایشگاه به کار میرود. این اطلاعات کاربردی را در جزوهای با سربرگ شرکت، برای غرفهداران ارسال کنید چه به صورت مرسوله جداگانه و چه در دستورالعمل غرفهداران و یا به هر دو طریق. بسیاری از مدیران نمایشگاه این روش را موثرترین راه دانستهاند. یک غرفهدار تعلیم دیده در هر نمایشگاهی یک مزیت است؛ نهتنها برای مدیریت نمایشگاه بلکه برای کل برنامه ایمنی/ بهداشتی.
توصیههایی برای مدیریت نمایشگاه
• غرفهداران باید مسئول اقدامات خود در رابطه با اموال و کالاهای شخصی باشند.
• غرفهداران باید برای حمل و نقل اموال خود به داخل و خارج نمایشگاه بیمه داشته باشند.
• غرفهداران میتوانند با اعلان قبلی به مدیریت نمایشگاه، ماموران امنیتی و کانتینر ایمنی شخصی خود را سفارش دهند یا در طول شب از بخش انبار استفاده کنند.
• غرفهداران باید گواهی بیمه معتبر خود را ارائه دهند.
• غرفهداران باید هر اقدام لازم را جهت ممانعت از اتلاف و سرقت انجام دهند.
• باید به غرفهداران یادآوری شود که بیمهنامه مربوط به حمل و نقل محمولههای نمایشگاهی را از مبدا به نمایشگاه و در طول نمایشگاه و از نمایشگاه به مبدا ضمیمه کنند.
• باید به غرفهداران یادآوری شود که مدیریت نمایشگاه و نیز پیمانکار امنیتی هیچگونه مسئولیتی در قبال گم شدن، دزدی، یا هر نوع ناپدید شدن مرموز ندارد.
• مدیریت به هیچ وجه مسئول مراقبت و امانتداری کالای غرفهدار نیست ولو اینکه واحد امنیت و خدمات نگهبانی را تامین کند.
• کارت شناسایی: همه غرفهداران (کارکنان، نمایندگان فروش) باید کاملا مطلع باشند که نصب کارت شناسایی یک الزام است و از محدودیتهای کارت شناسایی خاص خود آگاه باشند. مثلا، برخی از مدیران نمایشگاه کارتهای شناسایی متفاوتی را برای ورود و خروج کالاها و حضور در نمایشگاه صادر میکنند. برخی از برگزارکنندگان نیز یک کارت شناسایی برای کل رویداد دارند. در هر دو حالت، غرفهداران باید مطلع باشند که کارت شناسایی باید در تمام مدت نصب شود، چه هنگام ورود و چه ضمن حضور در محوطه نمایشگاه.
• اتاقهای انباری: اگر مدیریت نمایشگاه در طول شبانه روز اتاقهای انباری را برای محافظت از اقلام نمایشگاهی در نظر بگیرد، باید به غرفهداران اطلاع داده شود که میتوانند از این امکانات استفاده کنند.
• غرفهداران باید از قبل بدانند که چه کسی پیمانکار رسمی حفاظت است. اگر هر نوع درخواست خاصی برای حفاظت داشته باشند باید بتوانند مستقیما با پیمانکار مربوطه تماس بگیرند.
توصیههایی برای غرفهداران
• حمل و نقل کالاها: غرفهداران نباید مشخصات تولیدکننده یا محصول موجود در کارتنهایی که به سالن نمایشگاهی حمل میکنند را مشخص کنند. بهتر است کارتنها با نام شرکت و شماره غرفه شناسایی شوند. کارتن را میتوان به صورت عددی شمارهگذاری کرد. این امر عامل موثری برای ممانعت از سرقت است. سارقین احتمالا نمیدانند که کارتن شماره 14، 15 یا 16 حاوی چیست، در حالی که ذکر عبارت «شکستنی، مراقب باشید» یا نوشتن «دوربین، تلویزیون» کاملا وسوسهانگیز است.
• غرفهداران یا نمایندگان آنها باید تا رسیدن به غرفههای مربوطه همراه کالاهای خود باشند به نحوی که سوء تفاهمی پیش نیاید و در فاصله وسیله نقلیه تا غرفهها باید کنترل پیوسته صورت بگیرد.
• غرفهداران هرگز نباید بدون این حضور دائم شخص مسئول، نمونه اصلی را نمایش دهند. این امر به خصوص در برپایی شبانه غرفه قبل از روز افتتاح حائز اهمیت است. غرفهداران نباید کالاهای خود را در معرض دید بگذارند وسپس غرفه خود را ترک کنند و روز بعد، قبل از ساعت افتتاح بازگردند. توصیه میشود که غرفهداران کالای خود را تا حد ممکن در ساعت افتتاح به نمایش بگذارند، به این ترتیب زمان نمایش کالاها طی ساعات شلوغ نمایشگاه محدود میشود.
• غرفهداران باید روالی برای پوشاندن غرفه خود با پارچه، برزنت یا حتی رومیزی داشته باشند. این کار هر شب در زمان پایان نمایشگاه صورت میگیرد و روز بعد این روکشها برداشته میشوند. همین کار ساده عامل بازدارندهای است، چه به لحاظ روانشناختی و چه فیزیکی، که مانع از نگاههای کنجکاوانه غرفهداران دیگر میشود. غرفهداران نباید کالای اضافی را در صندوقهای خالی که توسط پیمانکار حمل و نقل در داخل یا خارج ساختمان نمایشگاهی نگهداری میشوند، قرار دهند.
• جمعآوری و خروج اقلام نمایشگاهی: در زمان جمعآوری که معمولا جنجالیترین زمان در مدت برگزاری نمایشگاه است، غرفهداران باید در کنار کالاهای خود حضور داشته باشند تا اینکه صندوقهایشان وارد شود، کالاهایشان در جعبه قرار گیرد، مهر و موم شود و بارنامه آماده گردد. توصیه میشود که غرفهداران همراه کالاهای خود باشند تا اینکه پیمانکار حمل و نقل رسیدی برای کالاها ارائه کند یا تا وقتی که توسط نمایندگان واجد شرایط از سالن خارج میشوند.
• خدمات نگهبانی: مدیریت نمایشگاه باید به طور 24 ساعته خدمات نگهبانی محیطی در ساختمان برگزاری نمایشگاه را متقبل شود از جمله طی مرحله نصب، برگزاری و ساعات جمعآوری.
• ضمن اینکه مدیریت نمایشگاه باید مراقبت منطقی را اعمال کند تا از اموال مراقبت شود، نه برگزارکننده نمایشگاه، مرکز برگزاری، پیمانکار حفاظت، پیمانکار حمل و نقل و نه هیچ یک از پرسنل، نمایندگان یا متصدیان آنها را نباید مسئول نگهداری این اموال تلقی کرد.
• بیمه: غرفهداران باید آگاه باشند که نه برگزارکننده نمایشگاه، مرکز برگزاری، پیمانکار حفاظت، پیمانکار حمل و نقل و نه هیچ یک از پرسنل، نمایندگان یا متصدیان آنها مسئولیتی در قبال اموال غرفهداران ندارند. غرفهداران باید بیمهنامهای داشته باشند که کالاهایشان را در زمان ارسال، برگزاری و بازگشت به مبدا پوشش دهد.
• اقدامات احتیاطی: کالاهای نمایشی ابزارهای اصلی فروش هستند. غرفهداران باید هر نوع احتیاط لازم را به عمل آورند تا از این اقلام محافظت کنند. در این زمینه، موارد زیر قابل ذکر است:
- در کامیون یا ماشینهای باری قفل دار حمل کنند.
- اگر کارتن استفاده میشود، اطمینان حاصل کنید که به طور صحیح نواربندی یا بسته شدهاند و تحت هیچ شرایطی نباید با نام یا نوع اقلام موجود در جعبه، علامتگذاری شوند.
- با موسسه حمل و نقل معتبر ارسال شود.
- از بارنامه کامل و صحیح مطمئن شوید.
-طی دوره نصب و برپایی، غرفه را تنها نگذارید.
-در زمان برپایی و هر شب قبل از ترک نمایشگاه، اقلام نمایشی را بپوشانید. اگر کالا ارزش ویژهای دارد، محفظه یا کانتینر امنیتی تهیه کنید.
- کالاها را زیر میز یا ویترین نگذارید.
- تحت هیچ شرایطی کالاها را در جعبههایی که کنار صندوقهای خالی نگهداری میشوند، قرار ندهید.
- در زمان پایان نمایشگاه، از بستهبندی اقلام نمایشگاهی خود مطمئن شوید و تحت هیچ شرایطی در این زمان غرفه خود را تنها نگذارید.
• سیستم شناسایی: سیستم شناسایی عاملی ضروری برای برنامه حفاظت و امنیت در هر رویداد است. تحت هیچ شرایطی، کسی بدون کارت شناسایی صحیح حق ورود به سالن نمایشگاهی را نخواهد داشت. این شامل همه پیمانکاران و کارگران آنها، مدیریت نمایشگاه و پرسنل آنها، غرفهداران و کارمندان آنها و... میشود. همه پیمانکاران باید کارت شناسایی پرسنل خود را تهیه کنند.
*مسوول واحد تحقیقات نمایشگاه بین المللی مشهد
دانلود با کیفیت