در طول بیست و پنج سال سابقه کاریام، به این نتیجه رسیدم که قوانینی وجود دارند که نباید آنها را زیر پا گذاشت.
به گزارش پایگاه خبری«عصر نمایشگاه»؛ درست است، قبول دارم وقتی میگویم بیش از بیست و پنج سال است که مدیر نمایشگاه هستم، حس سالخوردگی به من دست میدهد. اما این را هم قبول دارم که هنوز در حال یادگیری هستم. در هر نمایشگاه که چیز جدیدی یاد میگیرم، به پیشانیام میکوبم و میگویم: "باید زودتر به آن پی میبردم". اما برای کسانی که تازه وارد این کار شدهاند و نمیخواهند راه سخت یادگیری را خودشان طی کنند، 10 قانون اصلی بازاریابی نمایشگاه را بیان میکنم که ممکن است آنها هم به خودشان بگویند که چرا تا بهحال به این نکته دقت نکرده بودند.
خواندن کاتالوگها
بله، ممکن است خسته کننده باشد، اما با خواندن کاتالوگ خدمات نمایشگاهی، میتوان از مشکلات بعدی جلوگیری کرد. نمایشگاهها با هم تفاوت دارند و هر کدام قوانین خودش را دارد. بنابراین، حتی اگر در صدها نمایشگاه هم شرکت کرده باشید، نباید از انجام این وظیفه مهم اجتناب کنید. یک سری قوانین توسط مدیریت نمایشگاه، مرکز تشکیل جلسات، بخش اجرائی، رئیس آتش نشانی و مهندس ساختاری نمایشگاه چاپ میشود که توضیح میدهد، انجام چه چیزهایی در غرفهها مجاز است و توجه نکردن به محدودیتها مایه خوشحالی یا دلیل توجیه داری نیست. کافی است یکی از آنها را رعایت نکنید تا کلا نمایشگاهتان بسته شود و زحمتتان به هدر رود. پس خیلی قبلتر از اینکه وارد فضای نمایشگاه شوید، خود را با مقررات آن تطبیق دهید.
همیشه باید برنامه داشته باشد
اگر احتمال دارد اشتباهی رخ دهد، حتما این اتفاق میافتد و من باید آن را بدانم، چرا که یک سری اتفاقات عجیب برایم رخ داده است. آیا فکر این را کردهام که برای راننده کامیون اتفاقی بیفتد و اجناس غرفهام کنار جاده جا بمانند و به نمایشگاه نرسند؟ آیا پیشبینی این را کردهام که محصول اصلی تبلیغاتیام هفته قبل از شروع نمایشگاه به اتمام برسد و فقط عکس آنها باقی بماند؟ نه، اما خوشبختانه طرح دومی برای این دو سناریوی بد دارم. البته نمیتوانید همه موارد را پیشبینی و برای آنها نقشهای طراحی کنید. اما فکر کردن به آنها و پیدا کردن راه حلی مناسب شما را در این بازی یک قدم جلوتر میاندازد.
به همکارانتان احترام بگذارید
با سهامداران داخل و خارج از تیم نمایشگاهیتان ارتباط برقرار کنید. علاوه بر قراردادهای مخصوص پیمانکاران نمایشگاه، باید با فروشندگان، پیمانکاران خدمات عمومی و کسانی که توسط مدیریت نمایشگاه انتخاب میشوند نیز کار کنید. مودب و پاسخگو باشید زیرا ممکن است همان افراد به مهمترین دوستان شما هنگام روبهرو شدن با مشکلات تبدیل شوند.
نکته بعدی در روابط با همکارانی است که در نمایشگاه ملاقات میکنید، مانند کارکنان بارگیری و تدارکات، پرسنل خدمات قراردادها، مدیران غرفهها، برقکارها، کارکنان نصب و حتی غرفهداران همجوار. رفتار دوستانه بخش عمده کار است. در حقیقت، من چند بسته شیرینی خانگی همراه خودم میبرم تا در هنگام چیدن غرفه به همه تعارف کنم. در عوض همیشه شاهد بازخوردهای خوبی بودهام.
همیشه مقداری بودجه اضافه همراه داشته باشید
از آنجا که متغیرهای ناشناخته زیادی در برنامه ریزی برای نمایشگاه وجود دارند، خیلی بعید است که بتوانید بودجه خود را 100 درصد درست تعیین کنید. با اضافه کردن 10 درصد بیشتر به بودجه تخمینیتان برای مواقع اضطراری یا شرایط دیگر، نسبت به کسری بودجه در امان باشید.
برای مثال، در یکی از نمایشگاهها وقتی متوجه شدم بر روی سقف غرفه هیچ پایهای برای آویزان کردن آرم شرکت وجود ندارد، مجبور شدم از همان میزان پول اضافهای که ذخیره کرده بودم، خرج کنم. چون یک مقدار ذخیره داشتم، توانستم مشکل را خودم حل کنم.
درخواست برای تخفیف
من تنها با درخواست هرگونه تخفیف از فروشندگان، هزینه کمی برای محصولات و خدمات بی شماری پرداخت کردم. تخفیفهایی که دریافت کردهام شامل قیمتهای ویژه در بستههای معاملاتی، کاهش قیمت برای سفارش قبل از ضرب العجل، برای سازمانهای خیریه و حتی برای پرداخت با پول نقد و چک به جای کارت اعتباری بودند. درخواست برای تخفیف هیچ ضرری ندارد. شما به سادگی به دنبال منافع شرکت خود هستید و متعجب میشوید که اغلب چنین درخواستی چقدر میتواند کارساز باشد.
ضرب العجلها را به یاد داشته باشید
بعد از سالها دنبال کردن ضرب العجلهای ذکر شده در کاتالوگ خدمات نمایشگاهی، به یک بینش رسیدم: چرا چند روز زودتر کارها را انجام ندادم تا از تخفیفها استفاده و از عجله برای مشمول نشدن جریمه اجتناب کنم؟ حال، ضرب العجلها را سه تا پنج روز زودتر فرض میکنم و تاریخش را به سهامداران داخلی و فروشندگان نیز اعلام میکنم. تا به حال یک تخفیف را هم از دست ندادم.
همیشه باید مدارک را همراه داشته باشید
کپی تمام قراردادها، تایید پرداختها، سفارشات و دستورات تغییر را همراه خود نگه دارید. داشتن این مدارک میتواند در شرایطی که همه چیز طبق سفارش شما پیش نمیرود برایتان حیاتی باشد.
شما همچنین میتوانید برای ممیزی فاکتورها و پیگیری جریمههای نادرست از آنها استفاده کنید که بیشتر از آنچه که فکر میکنید، اتفاق میافتد. چند سال پیش، زمان بارگیری و تخلیه بار برای وزن تریلر و حمل و نقل نمایشگاه جریمه شدم که یکی از کارکنان شماره خدمات را اشتباه وارد کرده بود. یک بار دیگر هم برای اجاره سبد خرید قهوه جریمه شدم که در برگه اولیه به اشتباه طبق تغییرات مالیات فروش ذکر شده بود. با ارائه مدارک اصلی توانستم این دو مشکل را حل کنم.
همچنین، همیشه به صورت 24.7 شماره تماس و آدرس ایمیل برای فروشندگانتان داشته باشد. همراه یک نسخه از قراردادهای اصلی، این اطلاعات میتواند برای حل و فصل مسائل پیش آمده و جلوگیری از هزینههای غیرمنتظره و استرس مفید باشند.
همیشه کارکنانتان را در نظر بگیرید
کارکنان نمایشگاه خط مقدم شما هستند، پس دیدگاه خود را برای برنامه بیان و طرح کلی نقش هر فرد را در طول جلسات قبل از نمایشگاه عنوان کنید. در نمایشگاه، برای مرور جهت یابی غرفه و آموزش مهارتهای غرفهداری و قوانین و مقررات برنامه ریزی کنید. کسی را برای مسئولیت غرفه استخدام کنید که همیشه برای پاسخگوئی حاضر باشد. روز بعد از هر شیفت جلسات گزارش گیری تشکیل دهید تا بازخوردها را در مورد عملکردهای مفید و آن چه را که نیاز به اصلاح دارد، دریافت کنید. از این اطلاعات استفاده کنید و اصلاحات مورد نیاز را انجام دهید.
برای مثال، اگر کارکنانتان فقط به کار خود ادامه میدهند، سیستم را تغییر دهید یا برنامههای نیروی انسانی را طوری تنظیم کنید که با تغییرات موجود سازگار باشد. درخواست بازخورد از کارکنان و اقدام نسبت به آن امری بسیار مهم است. کارکنان نمایشگاه شما همانهایی هستند که شرکت کنندگان پس از نمایشگاه به یاد خواهند داشت و هر کاری که برای بهبود روحیه کارکنان و بهرهوری انجام دهید، نام تجاری شرکت و یاد سپاری آن را افزایش خواهد داد.
اینجا به برخی از موارد برای شاد نگه داشتن کارکنان اشاره شده است: زمان بندی شیفتها را به طور منطقی انجام دهید (بعد از هر دو ساعت یک زنگ تفریح)؛ میان وعدههای سالم و بطریهای آب را در دسترس قرار دهید؛ اگر برنامه برای صرف ناهار زمان کافی اختصاص نمیدهد جعبه ناهار سفارش دهید و قطره ویتامین C، قطره سرفه، و ضدعفونی کننده دست را در اختیار کارکنان قرار دهید. علاوه بر این اصول اولیه، من همیشه فوم کفش و نقشه رستورانهای محلی، داروخانهها، مراکز حمل و نقل و غیره را همراه دارم تا کارکنان بتوانند راه خود را پیدا کنند.
به اعضای تیم خود افتخار کنید
پدرم همیشه میگفت، اگر خودم به داشتههایم افتخار نکنم، هیچ کس دیگری این کار را نخواهد کرد. حق با او بود. اما آنچه که فراموش کرد بگوید این بود که همیشه قرار نیست تنها باشم. درست است، گاهی اوقات احساس میکنید در آن شرایط تنها هستید. اما به احتمال زیاد شما نیز بخشی از تیمی هستید که برنامه نمایشگاه شرکت شما را تشکیل میدهند یا از بین میبرند، من هم نمیتوانم به اندازه کافی از همه دست اندرکاران برنامه موفق قدردانی کنم.
از کارکنان داخلی خود برای مشارکتشان تشکر کنید و با کسانی که باعث موفقیت نمایشگاه شما شدند، تماس بگیرید. علاوه بر این، از افراد خارج از شرکت که باعث شدند شما و شرکتتان خوب به نظر برسید، تشکر کنید. قدردانی خود را با صدای بلند برای هر چند بار که میتوانید اعلام کنید تا همکاران دیگر و سرپرستان بشنوند، به ویژه هنگامی که نمایشگاه تجاری شما به پیروزی بزرگی رسیده باشد. بازاریابی نمایشگاه یک تلاش گروهی است. من به این نکته پی بردهام که قدردانی زمانی که جایش میرسد، باعث میشود تا کارکنان کنار شما انگیزه داشته باشند و شاداب شوند.
هرگز دست از یادگیری برندارید
از کسب تجربه جدید در هر نمایشگاه نهراسید و از اشتباهات خود درس بگیرید. میتوانید با مرور یادداشتهای قبل و بعد از نمایشگاه، تحقیق از کارکنان غرفه و ارائه تحلیل پس از نمایشگاه، با نکات مهم و غیر مهم برنامه آشنا شوید و به همراه پیشنهاداتی برای آینده برنامه بازاریابی نمایشگاه، شرکت خود را تقویت کنید. برخی از بهترین پیشرفتهایم در طول چند سال با تجربیات جدید، معمولا در نتیجه توصیه کارکنان شکل گرفته است.
بسیاری از مدیران نمایشگاه مادام العمر در حال یادگیری هستند، به احتمال زیاد برای پیشی گرفتن از روند صنعت مورد نظر باید به یادگیری ادامه دهیم. باوجود اینکه آنچه که دوست دارید را میتوانید از شغلتان یاد بگیرید، اما نسبت به فرصتهای یادگیری در نمایشگاه همیشه آماده باشید. میتوانید در کلاسها حاضر شوید، نشریات صنعتی را بخوانید، در انجمنها شرکت کنید، در مباحث گروههای اجتماعی LinkedIn شرکت کنید و یا حتی برای ارائه ایدههای خود یک مربی بگیرید. هر کاری که انجام میدهید، دست از یادگیری برندارید، نصیحت کسانی را که تجربه بیشتری دارند قبول کنید و هرگز از پرسیدن نترسید.
منبع: اگزیبیتور
مترجم: فرزانه اسکندریان
دانلود با کیفیت