پایگاه اطلاع رسانی عصر نمایشگاه - ده گام بررسی مکان برای غرفه های نمایشگاهی

ده گام بررسی مکان برای غرفه های نمایشگاهی

عصر نمایشگاه- چگونه عادت بازاریابی خود را دور می‌زنید و مکان مناسبی را برای نمایشگاه‌های بعدی خود انتخاب می‌کنید؟ در اینجا ۱۰ مرحله بیان شده، تا به شما کمک کند بتوانید به شکلی موفق مکان مورد نظرتان را بازرسی کنید.

نسخه قابل چاپ

جمعه ۲۶ آبان ۱۳۹۶ - ۱۵:۳۱:۰۰

به گزارش پایگاه خبری«عصر نمایشگاه»؛ روزی طراح نمایشگاهی فوت می‌کند و به بهشت می‌رود. دم دروازه مرواریدی، سنت پیتر او را دعوت می‌کند نگاهی به جهنم بیندازد تا گزینه‌های پیش‌رو را به خوبی ببیند. در حقیقت، جهنم خوب نظر می‌رسد - بهتر از بهشت. او تصمیم خود را می‌گیرد که دورش فقط با آتش و گوگرد احاطه شود. نگاهی به بهشت می‌اندازد و فریاد می‌زند، "این همان جهنمی نیست که من قبلا دیدم." سنت پیتر پاسخ می‌دهد:"ببخشید، این فقط بازرسی از مکان بود."

جدا از شوخی، انتخاب مکان برای غرفه نمایشگاه مهمترین و دشوارترین بخش برنامه‌ریزی یک رویداد است. چگونه می‌توانیم بین تصویر زیبای سالن و واقعیتی که مهمانان تجربه خواهند کرد، تمایز قائل شویم؟
هنگامی که اهداف رویدادتان تعیین شد، نیاز شرکت کنندگان مورد ارزیابی قرار گرفت و فهرست کوتاهی از دو یا سه مکان مخصوص غرفه‌تان را تهیه کردید، نوبت به امر مهم بازرسی محل مورد نظر می‌رسد. اگر این 10 نکته را دنبال کنید، با احتمال بیشتری می‌توانید بدون رد شدن از جهنم برنامه ریزی رویداد محل مناسبی را پیدا کنید.

1. مخفیانه شروع کنید
برداشت اول شرکت کنندگان از ظاهر غرفه باقی مسیر را نیز رقم می‌زند. ولی وقتی از فرودگاه سوار یک لیموزین شوید و از قسمت چک-این بدون بازرسی عبور کنید، در اتاقی مدرن بخوابید و تمام امکانات در دسترس‌تان باشد، ممکن است برداشت اول شما خیلی متفاوت باشد.
بهترین روش برای گرفتن ایده‌های واقع بینانه از آنچه که شرکت کنندگان با آن مواجه خواهند شد، بازرسی مکان غرفه "در حالت مخفیانه" است. قبل از زمان برنامه ریزی شده به محل موردنظر بروید و مکان را برای خودتان بررسی کنید.
هنگامی که وارد محل برگزاری نمایشگاه می‌شوید، نخستین برداشت شما چیست؟ آیا ورودی اصلی ظاهر خوبی دارد، به طوری که بتوانید از شرکت کنندگان خود دیداری غیررسمی داشته باشید؟ اگر آن مکان قسمتی از ملک هتل به حساب می‌آید، آیا کسی هنگام ورود به شما خوش آمد می‌گوید و برای حمل چمدان‌ها پیشنهاد کمک می‌دهد؟ آیا تعداد کارکنان میز پذیرش مناسب است؟
همانطور که اطراف را نگاه می‌کنید، به جهت علامت‌های محل برگزاری نمایشگاه توجه کنید. آیا می‌توانید مسیر را به راحتی پیدا کنید؟ همچنین اطمینان حاصل کنید که آیا محل برگزاری نمایشگاه برای افراد معلول امکانات ویژه‌ای مانند پارکینگ قابل دسترس، صندلی چرخدار، علامت بریل و غیره را در نظره گرفته است یا خیر.
وضعیت ملک - از جمله پاکیزگی فرش‌ها، پرده‌ها و مبلمان در فضای عمومی را بررسی کنید. برای بررسی سالن هتل، وارد اتاق‌هایی شوید که در حال تمیز شدن هستند تا ببینید آیا مانند اتاق خودتان یا اتاق‌های دیگر در طول سفر هستند یا خیر. به طور منظم تلفن و تبلت خود را چک کنید، ببینید آیا Wi-Fi رایگان در سراسر محیط در دسترس است، سرعت کمی دارد یا اینکه قطع و وصل می‌شود.

2. درخواست راهنمای خوب کنید
هنگام راه اندازی تور رسمی، ببینید آیا کسی که می‌خواهید با او کار کنید (به عنوان مثال، مدیر خدمات و تدارکات) قادر به جلو بردن پروژه شما است، یا اینکه باید با فروشنده‌ای کار کنید که سعی دارد فقط چیزهایی را که می‌خواهید بشنوید به شما بگوید. شخصی که برای قرارداد با او مذاکره می‌کنید در طول فرآیند برنامه ریزی همراه شما نیست و باید ببینید آیا او کسی است که با کار کردن کنارش احساس راحتی می‌کنید یا خیر.
همچنین باید اعتبار و سطح تجربه افرادی را که قرار است با شما کار کنند بررسی کنید. من تجربه بدی از کار کردن مدیران تدارکات نالایق داشتم که تمام وقتم را صرف این کردم تا "زبان" صنعت هتلداری را به آنها آموزش دهم، جوابم این بود که "موضوع را بررسی می‌کنم و با شما تماس می‌گیرم".

3. پیشینه مکان را بررسی کنید
وقتی سفر خود را آغاز می‌کنید، بینید آخرین تعمیرات مربوط به بخش‌های عمومی چه زمانی انجام شده، و در صورت امکان، از تاریخ تغییرات در مبلمان اتاق خواب و تعویض ملحفه‌ها آگاه شوید. همکارم مارگارت کندی می‌گوید ملحفه و تشک - به ویژه در شهرستان‌های با اشتغال بالا - باید حداقل هر پنج سال تعویض شود و دکور و دیگر وسایل آرایشی و بهداشتی باید حداقل هر 8 تا 10 سال جدید شوند.
در مورد طرح‌های آینده برای ساخت و ساز و یا نوسازی بپرسید، مخصوصا اگر امکان دارد تاریخ نمایشگاه شما را تحت تاثیر قرار دهد. آیا اموال در حال حاضر برای فروش و یا در انتظار فروش گذاشته شده‌اند؟ آیا برنامه ریزی خاصی برای تغییر مدیریت ملک وجود دارد، اگر پاسخ مثبت است، چه موقع؟
ببینید کدام سازمان‌ها در همان زمان و مکان برنامه دارند. اگر در طول نمایشگاه گروه‌های دیگری برای فضای مجاور قرارداد ببندند، آیا شما نیز مطلع می‌شوید؟
فهرست خدمات و قیمت‌های ارائه شده برای محصولات سمعی و بصری، اینترنت و مخابرات، گل و اجاره کامپیوتر را از فروشندگان جویا شوید و ببینید آیا برای هر یک از امکانات قرارداد جاگانه‌ای وجود دارد یا خیر. انحصار رقابت را می‌کشد و قیمت‌ها را تا حد زیادی افزایش می‌دهد.

4. نمایشگاه خود را در ذهن‌تان تصور کنید
همچنان که مکان غرفه‌تان را بررسی می‌کنید، نحوه مدیریت نمایشگاه را نیز تصور کنید. میز ثبت نام خود را کجا می‌گذارید؟ از کدام اتاق ملاقات استفاده خواهید کرد؟ کدام قسمت را برای سالن نمایشگاه، سرگرمی، یا پذیرایی و صرف وعده‌های غذایی اختصاص می‌دهید؟ اگر قرار است هر یک از این موارد در خارج از غرفه باشد، در آب و هوای نامساعد چه برنامه ریزی‌هایی شده است؟ کدام قسمت را مخصوص اتاق کارکنان محل سخنرانی در نظر گرفته‌اید؟ کارآمد بودن قسمت‌های مختلف در جهت رفع نیازهایتان را ارزیابی کنید.
از طرح‌های دقیق با حداکثر ظرفیت برای برنامه‌های مختلف (به عنوان مثال، پذیرش، تئاتر، کلاس درس، دوره، امدادرسانی و غیره) و امکانات آتش نشانی با توجه به تجهیزات صوتی و تصویری، غذا و ایستگاه‌های خدمات رسانی اطمینان حاصل کنید. آیا فضای اضافی برای تسهیلات وجود دارد تا در صورت نیاز فراتر از برآوردهای اولیه گسترش یابد؟
سوالات زیادی از دسترسی به اینترنت و هزینه‌های اتصال به اینترنت سیمی و بی سیم بپرسید. از تیم فنی داخلی مطلع شوید تا در صورت لزوم از اتصال اینترنت و برق مطمئن شوید.
از اتاق ملاقات دیدن کنید. آیا همان امکانات مورد نظر را دارند یا امکانات در طبقه‌های دیگری توزیع شده‌اند؟ اگر قرار است برای رسیدن به اتاق ملاقات از آسانسور استفاده شود، آیا تعدا آنها برای جابجایی مهمانان مناسب است؟
آیا علامت‌های مناسب برای هدایت شرکت کنندگان وجود دارد؟ آیا در نزدیکی مکان جلسه دستشویی کافی وجود دارد؟ اگر قرار است مهمان با تنقلات و وعده‌های غذایی پذیرایی شوند، فاصله بین اتاق ملاقات و یا سالن نمایشگاه و قسمت‌های مربوط به خدمات غذایی چقدر است؟
توجه خود را به امکانات اتاق متمرکز کنید چرا که به نیازهای صوتی و تصویری مربوط می‌شوند. سیستم‌های صوتی، پورت داده‌ها، ظرفیت الکتریکی برای لپ تاپ شرکت کنندگان و غیره را در نظر بگیرید. مشکلات بصری مانند وسایل نورپردازی و مسائلی مانند سر و صدا از اتاق مجاور را مخصوصا اگر اتاق‌ها با پارتیشن جدا شوند، بررسی کنید.
دما همیشه تاثیر مستقیمی بر شرکت کنندگان دارد. آیا درجه حرارت تحت کنترل است و اتاق جلسه ترموستات جداگانه‌ای دارد؟ اگر چنین است، چه چیزی آن را کنترل می‌کند؟

5. به پشت صحنه بروید
خود را محدود به قسمت‌هایی نکنید که فروشنده می‌خواهد به شما نشان دهد، قسمت‌های پشتی را برای بررسی نظافت و نظم ببینید. بسته به نوع جلسه، دسترسی به ایستگاه‌های حمل و نقل اموال، نزدیکی و ظرفیت آسانسور حمل بار، تسهیلات مربوط به دریافت بسته و قابلیت حمل و نقل، محل و امنیت انبار را ارزیابی کنید.
از موجودی مبلمان جلسه، روکش‌ها، تزیینات، تجهیزات و غیره برای نمایشگاه اطمینان حاصل کنید. مطمئن شوید که وضعیت مبلمان با استانداردهای شما مطابق باشد، چرا که احتمالا برای صرفه جویی در پول در چند برنامه مورد استفاده قرار گرفته‌اند.

6. غذا را تست کنید
کیفیت مواد غذایی برای شرکت کنندگان اهمیت دارد و شما هم نمی‌خواهید به یاد ماندنی‌ترین بخش نمایشگاه در ذهن آنها غذای نامناسب باشد. منوهای استاندارد محل را در نظر بگیرید و بپرسید که آیا می‌توانید با آشپز و یا خدمات مواد غذایی خاص برای منوهای سفارشی خودتان و شرکت کنندگانی با رژیم غذایی خاص کار کنید یا خیر. این روزها با تنوع نیازهای غذایی (به عنوان مثال، گیاهی، بدون گلوتن، بدون لاکتوز، آلرژی به آجیل یا غذاهای دریایی و غیره) پیدا کردن امکانات رفاهی استاندارد مهم است که ممکن است ترتیبات دیگری را در آشپزخانه نیاز داشته باشد.
غذاهایی را که به احتمال زیاد سرو خواهید کرد، بچشید و کیفیت و نحوه پذیرایی را چک کنید. محل برگزاری نمایشگاه، کیفیت مواد غذایی را چگونه تضمین می‌کند؟ آیا تضمین می‌شود بیشتر از برآورد تعداد مهمانان، امکانات در دسترس باشد؟ تا چه تاریخی محل برگزاری نمایشگاه ارقام نهایی تعداد شرکت کنندگان را نیاز دارد؟ همچنین میزان حداقل شارژ را برای هر وعده غذایی یا نمایشگاه در نظر بگیرید، چرا که مواد غذایی و نوشیدنی‌ها منبع اصلی درآمد سالن هستند و هنگام مذاکره باید در نظر گرفته شوند.
فهرست همه هزینه‌های اضافی مانند هزینه‌های اداری، نیروی انسانی، استخدام توزیع کنندگان غذا و نوشیدنی، درصد استاندارد برای بخش اطلاعات، انعام و مالیات بر فروش را تهیه کنید. تعداد سرویس دهندگان را نسبت به مهمان در نظر بگیرید تا از کافی بودن نیروی انسانی اطمینان حاصل کنید. در نهایت، درخواست سرویس اتاق کنید تا رفتار دوستانه کارکنان پاسخگو، سرعت تحویل و کیفیت منو را تست کنید.

7. با کارکنان دیدار کنید
هتل‌ها و نمایشگاه‌ها برای افزایش درآمد بودجه را کم می‌کنند و حتی تعداد نیروی انسانی را نیز کاهش می‌دهند. پس نسبت کارکنان به تعداد اتاق و طول متوسط اشتغال کارکنان را در نظر بگیرید. سال‌های کاری به خوبی نشان می‌دهد که با کارکنان به خوبی رفتار شده و آنها نیز در مقابل با مهمانان شما به خوبی رفتار خواهند کرد. این امر به ویژه در مدت زمان همکاری مدیران تدارکات و بخش‌های دیگر نیز صدق می‌کند، چرا که نقش مهمی در موفقیت نمایشگاه شما بازی می‌کنند.
همه مدیران، همچنین مسئولان مبلمان اتاق، ملحفه، دکور، راه اندازی اتاق و سرویس غذا را ملاقات کنید. اگر خدمات دیگری مانند تجهیزات صوتی و تصویری و اینترنت انحصاری هستند، با مدیران آن قسمت‌ها نیز دیدار کنید تا نیازهای مربوطه را تامین کنند. برای اینکه همه چیز در نمایشگاه به خوبی و به موقع اجرا شود، بهتر است شماره تماس آنها را داشته باشید. در صورت امکان، فهرست فروشندگان ثالث را که سالن شما با آنها در ارتباط است دریافت کنید، مانند پیمانکاران خدمات عمومی، شرکت‌های مدیریت مقصد، ماموران امنیت و شرکت‌های حمل و نقل برای جابجایی مهمانان بین فرودگاه، هتل و نمایشگاه.
محدودیت قراردادها را در نظر بگیرید، چرا که ممکن است بر توانایی شما در تکمیل وظایف اولیه، مانند اتصال کابل‌های استاندارد ویدئویی از لپ تاپ به یک پروژکتور یا راه اندازی صفحه نمایش، تاثیر بگذارد. این موارد ممکن است جزئیات کوچکی به نظر برسند، اما در فاکتور نهایی همه روی هم جمع می‌شوند. یک بار، وقتی که کابل ویدیوی خودم را به نمایشگاه برده بودم، به من گفتند که نمی‌توانم از آن استفاده کنم. در عوض، برای استفاده از کابل سالن 50 دلار در نظر گرفتند، سپس هزینه‌های نیروی کار و خدمات و همچنین مالیات نیز به آن اضافه شد. یکبار دیگر هم وقتی در مرکز Moscone ناهار می‌خوردم، هزینه صفحه نمایش پاپ آپ و پروژکتور ال سی دی را پرداخت کردم.
در نهایت، ببینید آیا کارکنان هتل از اعضای یک اتحادیه هستند، و اگر چنین است، چه زمانی قرارداد فعلی‌شان منقضی می‌شود. اگر قرارداد آنها درست قبل یا در طول نمایشگاه به پایان می‌رسد، احتمال اعتصاب کارکنان نیز بیشتر است که می‌تواند رویداد شما را مختل کند.

8. امنیت نمایشگاه را بررسی کنید
این مسئولیت شما به عنوان کارشناس نمایشگاه است تا مطمئن شوید محلی که انتخاب کرده‌اید برای شرکت کنندگان امن است. در مورد نرخ جرم و جنایت محلی سوال کنید، یک کپی از سیاست‌های ایمنی و امنیتی محل را دریافت کنید و در مورد سطح امنیت نیروی انسانی فعلی آن پرس و جو کنید. افسران امنیتی محل چه نوعی از آموزش دیده‌اند؟ آیا افسران امنیتی دوره CPR و دفیبریلاتور را (در صورت در دسترس بودن) آموزش دیده‌اند؟ فاصله محل نمایشگاه از نزدیک‌ترین بیمارستان با اورژانس چقدر است؟
به روشنایی راهروها و درب دسترسی محدود و نور پارکینگ توجه داشته باشید. مطمئن شوید که همه خروجی‌های اضطراری به درستی مشخص شده باشند و در مورد روش تخلیه نیز صحبت کنید.

9. منابع را بررسی کنید
برای گرفتن اطلاعات تماس برنامه ریزانی که قبلا همانجا نمایشگاه برگزار کرده بودند، از نماینده فروش خود سوال بپرسید. برای گرفتن اطلاعات دست اول از رویدادهای دیگر در گروه‌های Linkedin یا انجمن‌های دیگر عضو شوید.
اگر در طول بازرسی مکان فرصتی پیش آمد، خودتان را به دیگر برنامه ریزان جلسه معرفی کنید تا بتوانید از ایده‌های کلی آگاه شوید.

10. یادداشت بردارید
مطمئن شوید که برای جمع آوری و ثبت اطلاعات در هر محل می‌توانید از همان ماتریس استفاده کنید. من دوست دارم جنبه‌های مختلف سالن نمایشگاه را در یک صفحه بزرگ یادداشت و مقایسه کنم، به طوری که جای کافی برای یادداشت برداشتن نیز داشته باشم. همچنین نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها و تهدیدها (SWOT) سالن مورد نظر را تجزیه و تحلیل می‌کنم. من از هر مکانی عکس‌های زیادی می‌گیرم تا در فرآیند تصمیم گیری حافظه‌ام را یاری کنند.
اگرچه پرسیدن سوال‌های زیاد ممکن است راهنمای شما را خسته کند، اما بازرسی و تجزیه و تحلیل دقیق باید به شما کمک کند تا مشکلات بالقوه سالن را ورای ظاهر خوبش تشخیص دهید.روزی طراح نمایشگاهی فوت می‌کند و به بهشت می‌رود. دم دروازه مرواریدی، سنت پیتر او را دعوت می‌کند نگاهی به جهنم بیندازد تا گزینه‌های پیش‌رو را به خوبی ببیند. در حقیقت، جهنم خوب نظر می‌رسد - بهتر از بهشت. او تصمیم خود را می‌گیرد که دورش فقط با آتش و گوگرد احاطه شود. نگاهی به بهشت می‌اندازد و فریاد می‌زند، "این همان جهنمی نیست که من قبلا دیدم." سنت پیتر پاسخ می‌دهد:"ببخشید، این فقط بازرسی از مکان بود."
جدا از شوخی، انتخاب مکان برای غرفه نمایشگاه مهمترین و دشوارترین بخش برنامه‌ریزی یک رویداد است. چگونه می‌توانیم بین تصویر زیبای سالن و واقعیتی که مهمانان تجربه خواهند کرد، تمایز قائل شویم؟
هنگامی که اهداف رویدادتان تعیین شد، نیاز شرکت کنندگان مورد ارزیابی قرار گرفت و فهرست کوتاهی از دو یا سه مکان مخصوص غرفه‌تان را تهیه کردید، نوبت به امر مهم بازرسی محل مورد نظر می‌رسد. اگر این 10 نکته را دنبال کنید، با احتمال بیشتری می‌توانید بدون رد شدن از جهنم برنامه ریزی رویداد محل مناسبی را پیدا کنید.