به گزارش پایگاه خبری «عصر نمایشگاه»، از مهم‌ترین عواملی که بر هزینه‌های گرافیک تاثیر می‌گذارد، نحوه توسعه و تحویل آثار هنری همراه چگونگی مدیریت فرآیند تولید است. در ادامه، 5 نکته ساده آورده شده تا اطمینان حاصل کنید که در این زمینه بیش از حد نیاز هزینه نکرده‌اید.
زمان کنترل و دخالت را کاهش دهید
از دیدگاه جاش ترسیرا،  طراح ارشد شرکت ‌Hill & Partners‌، هر لحظه‌ای که طراحان گرافیک در غرفه یا شرکت صرف آماده‌سازی کار هنری می‌کنند، بر هزینه‌های نهایی تاثیر می‌گذارد. بنابراین، به نفع شماست تا اطمینان حاصل کنید آنچه که به تهیه‌کنندگان برنامه ارائه می‌دهید، مشخصا با نیازهای شرکت در زمینه نوع، اندازه، رنگ و غیره همتراز است.
فهرست تصاویر را گسترش دهید
مایک فریدلند، معاون خدمات مشتریان در شرکت  Access TCAپیشنهاد می‌کند، بهتر است فهرست داخلی همه کارهای هنری، لوگوها و محدودیت‌های احتمالی اندازه و شکل را توسعه دهید. او می‌گوید: «اغلب بخش‌های مختلف شرکت حجم بزرگی از عکس‌ها را در فایل خود ذخیره کرده‌اند، اما وقتی زمان تولید گرافیک نمایشگاهی فرا‌می‌رسد، مدیریت نمایشگاه ممکن است از آنها اطلاعی نداشته باشد، یا جای مشخص آنها را نداند. با کمی تحقیق داخلی، جمع‌آوری اطلاعات و سازماندهی آنها، تهیه‌‌کنندگان طرح‌های گرافیکی را مجبور نخواهید کرد تا کار خود را از نو انجام دهند.
زمان کافی اختصاص دهید
ممکن است زمانبندی هر پروژه متفاوت باشد. اما اگر 4 تا 6 هفته را  به این موضوع اختصاص دهید که فرآیند طراحی گرافیک به پایان برسد، اینگونه می‌توانید در طراحی تغییرات جزئی ایجاد کنید. نسخه‌ای از کارها را مرور کنید و حتی پیش از اینکه تجهیزات را به غرفه حمل کنید، از جاگیری طرح‌های گرافیکی در قاب‌شان اطمینان حاصل کنید. به هر حال، شما قصد ندارید که در لحظه آخر برای تغییرات و تعمیرات جزیی هزینه زیادی بپردازید. به علاوه، با اختصاص زمان زیاد در طول فرآیند طراحی، اشتباهات چاپی و ایرادات مربوط به رنگ، طراحی و غیره را پیدا می‌کنید و زمان این را دارید که آنها را تصحیح کنید.
هزینه‌های عکاسی را بررسی کنید
برای اطمینان از  تصاویر گرافیکی خود، سعی کنید عکاسان حرفه‌ای و گران‌قیمت را استخدام نکنید. فریدلند می‌گوید: «اگر قرار است در رسانه‌های مختلف با بودجه شرکتی از عکس استفاده کنید، عکس‌های حرفه‌ای گزینه مناسب خواهند بود. با این وجود، به‌صرفه‌ترین گزینه خرید عکس از وب‌سایت‌هایی مانند Istockphoto LP  است. اینگونه می‌توانید فرق خرید عکسی به قیمت 300 دلار را با عکس تقریبا مشابه آن با 30 دلار مشاهده کنید.
برنامه‌ریزی بلندمدت
همانطور که ضرب‌المثل معروف می‌گوید: قصور در طرح‌ریزی به معنی برنامه‌ریزی برای عدم موفقیت است، نداشتن چشم‌انداز بلندمدت و برنامه‌ریزی استراتژیک ممکن است هزینه زیادی برای شما نداشته باشد، اما هزینه‌های طراحی گرافیک را در طول زمان افزایش می‌دهد.
جهت استفاده‌های مکرر طراحی کنید و از سفارشی کردن بپرهیزید
دانا تیلگمان، طراح نمایشگاه‌ها و رویدادهای تجاری شرکت Minitab Inc. می‌گوید: «یکی از بهترین راه‌ها برای صرفه‌جویی هزینه‌های مربوط به گرافیک این است که از همان تصاویر چند بار استفاده کنید، که می‌تواند شامل موارد مختلف مانند استفاده مجدد از پنل‌ها برای نمای بیرونی غرفه تا بنرهای پارچه‌ای برای جلسات یا رویدادهای شرکت باشند. برای افزایش طول عمر طرح‌های گرافیکی فراتر از یک رویداد نباید مارک یا علامت تجاری خاص، برای مثال، تاریخ نمایشگاه یا شماره غرفه، روی آنها به کار رفته باشد. اگر قصد دارید طرح گرافیکی را برای نمایشگاه مشخصی سفارش دهید، بهتر است از زمینه وینیل استفاده کنید که قابلیت جدا شدن را داشته باشد، یا همراه طرح‌های گرافیکی از پیام‌های دیجیتالی سفارشی نیز استفاده کنید.
هزینه‌های جانبی را بررسی کنید و چانه بزنید
کریس لاروی، مدیر ارشد رویدادهای صنعتی و نمایشگاه تجاری شرکت Cox Automative Inc. می‌گوید: «اگر نمایشگاه طرح گرافیک ارائه نمی‌دهد، ممکن است هزینه بیشتری را برای آن اختصاص دهید. اگر هزینه‌ها زیاد باشد، درخواست تخفیف دهید و مقایسه کنید که آیا معامله مستقیم با طراحان گرافیک هزینه‌ها را کاهش می‌دهد یا خیر. به هر حال بگو‌مگوهای احتمالی و صرف زمان بیشتر در تعامل با دو فروشنده به جای یک فروشنده را در نظر داشته باشید.»
از پیش برنامه‌ریزی کنید
اولین راهکار برای صرفه‌جویی در هزینه‌ها، برنامه‌ریزی از قبل است. بسیاری از مدیران نمایشگاه‌ها درک واضحی از اندازه‌ها، رنگ‌ها و تعداد گرافیک‌های موردنیاز در طول سال ندارند. آنها بیشتر از ذهنیت تولید مطابق تقاضا استفاده می‌کنند. اما اگر برنامه‌ریزی بلندمدت داشته باشید و دقیقا بدانید که چه گرافیک‌هایی را در چه زمانی نیاز دارید، مقرون‌به‌صرفه‌تر خواهد بود. کیلمر پیشنهاد می‌دهد، اگر کل کار گرافیکی را یکجا خریداری ‌کنید، می‌توانید درخواست تخفیف را به ارائه‌کنندگان مختلف خدمات ارائه دهید. بنابراین، می‌توانید همه موارد را با هم مقایسه کنید و با کیفیت‌ترین مورد را با قیمت مناسب خریداری کنید.
فهرستی دقیق از تصاویر را حفظ کنید
طبق گفته مت‌ هارتلاین،  مدیر شرکت  Absolute Exhibits Inc. برای اینکه بیشترین استفاده را از گرافیک‌های موجود ببرید و اطمینان حاصل کنید که کارهای تکراری انجام نداده‌اید، باید بدانید مدیریت فهرست امری حیاتی است. او می‌گوید: «با نمایشگاه به طور مستقل کار کنید تا سیستم فهرست خود را گسترش دهید. هر اثر گرافیکی باید به طور جداگانه گزارشی از آدرس ذخیره‌سازی و استفاده‌های موردنظر را همراه داشته باشد.» اگر برای ذخیره داشته‌های خود سیستمی نداشته باشید، بی هیچ دلیلی همان گرافیک‌ها را از نو تولید می‌کنید.
هزینه‌های استفاده مجدد و تولید دوباره راه بررسی کنید
در حالی که استفاده مجدد از گرافیک‌ها معمولا مقرون‌به‌صرفه است، فراموش نکنید که پس از هر نمایشگاه تجاری مبلغ ذخیره شده را دوباره به صندوق بازگردانید. آلن سارتین، مدیر طراحی و تولید گرافیک شرکت The Expo Group Inc.  در این باره گفت: «بعد منفی استفاده مجدد از  برخی از کارهای گرفیکی در انتقال و ذخیره‌سازی آنهاست. اگر طرح‌های شما بزرگ و سنگین هستند و شکلی عجیب دارند، یا به ندرت مورد استفاده قرار می‌گیرند، بازیافت آنها به جای انتقالشان به انبار ارزان‌تر تمام می‌شود. البته موضوع اصلی این نیست ولی برای صرفه‌جویی در هزینه‌ها تا جایی که امکان دارد بهتر است این موارد را مورد بررسی قرار دهید.»
مواد اولیه
همه گرافیک‌ها به یک شکل ساخته نمی‌شوند و هر کدام از آنها، جدا از قیمت‌ها، مزایا و نقایص خود را دارند. بنابراین، انتخاب و استفاده از مواد اولیه بر میزان هزینه‌ها تاثیر می‌گذارد.
هزینه مواد اولیه را بررسی کنید
فریدلند  می‌گوید: «همیشه از تهیه‌کنندگان طرح‌های گرافیکی بخواهید تا قیمت تمام مواد اولیه و خدمات مربوط به آنها را لیست کند. مواد اصلی جدید ممکن است نسبت به گزینه‌های استاندارد مزایایی داشته باشند اما هزینه‌بر تمام شود.» در کل، مواد اولیه استاندارد به راحتی و با قیمت کمتری در دسترس هستند.
کارهای بدون مارک را در نظر داشته باشید
ساراتین می‌گوید: «بسیاری از آثار توسط شرکت‌هایی تولید می‌شوند که نام‌های تجاری مختلفی دارند و هر کدام قیمت‌های متفاوتی دارند.»
اندازه کارهای گرافیکی را با استانداردهای مواد اولیه مقایسه کنید
بسیاری از مواد اولیه در اندازه‌هایی استاندارد عرضه می‌شوند. اگر نیازهای گرافیکی شما بیشتر از پارامترهای مشخص بود، یا باید آنها را به هم وصل کنید یا اقلام مورد نیاز خود را سفارش دهید، که هر کدام ایرادات خود را دارند. اون بریدی، مدیر تولیدات گرافیکی شرکت Professional Exhibits & Graphics می‌گوید: «ممکن است اتصال کارهای گرافیکی ظاهر خوبی نداشته باشد، البته بدون ابزار مناسب کار مشکلی خواهد بود و زمان و هزینه زیادی می‌برد. ساراتین نیز می‌گوید: «به علاوه هزینه استفاده از اندازه‌های غیر استاندارد می‌توانند 2 یا 3 برابر بیشتر باشد و اگر مواد اولیه را با سایز غیر استاندارد خریداری کنید، شرکت تولیدکننده کارهای گرافیکی ممکن است قادر به چاپ طرح ‌روی آنها نباشد.»
میزان خریدها را کاهش دهید
فریدلند می‌گوید: «هر چقدر غرفه‌داران المان‌های گرافیکی را از روی مواد اولیه کاهش دهند، صفحات کمتری خریداری می‌شوند و اسراف نمی‌شود. برای مثال اگر صفحه 4 در 8 فوتی پلکسی گلاس داریم، به راحتی می‌توانید 4 پنل 24 در 24 اینچی ایجاد کنید، اما برای داشتن پنل‌های 36 در 48 اینچی باید دو صفحه خریداری کنید. خرید یک صفحه اضافه کسی را ورشکست نمی‌کند، اما به مرور زمان هزینه‌ها اضافه می‌شود. بنابراین، از قبل برنامه‌ریزی کنید تا نهایت استفاده را از هر کدام از پنل‌های خریداری شده ببرید.
وسایل باقیمانده را خریداری کنید
از نمایشگاه جویا شوید که آیا غرفه‌داران دیگر گرافیک‌های جدید خریداری می‌کنند و اینکه آیا می‌توانید همان مواد اولیه را سفارش دهید یا برای کاهش هزینه‌ها، کارهای باقیمانده را خریداری کنید. تام تروتنا، مدیرعامل شرکت Eagan, Minnesota-based Big Ink Display Graphics   در این باره می‌گوید: «بخش تولید ما چندین کار مرتبط با ارباب رجوع را با هم انجام می‌دهد و از تجهیزات به شکل کارآمدی استفاده می‌کند.»
وزن، اندازه و بارگیری
وزن و اندازه کارهای گرافیکی شما بر عوامل مختلف مربوط به هزینه‌ها، مانند جابه‌جایی، بارکشی، ذخیره‌سازی و حتی نصب و باز کردن تاثیر می‌گذارد. با این وجود، استراتژی‌ها و تمرینات مربوط به برنامه‌ریزی می‌توانند هزینه‌ها را در این زمینه کاهش دهند.
وزن کارهای گرافیکی را در نظر بگیرید
هر اندازه وسایل غرفه شما سنگین‌تر باشد، هزینه زیادی را باید برای انتقال و بارکشی تجهیزات صرف کنید. با این حال، کارهای گرافیکی سنگین به معنی هزینه‌های سنگین است. تیلگمان می‌گوید: «برای مثال، سه بنر پارچه‌ای پاپ‌آپ کمتر از پنل‌های پاپ‌آپ 10 در 10 اینچی مارک دار وزن دارد. با وجود اینکه تفاوت هزینه‌ها ممکن است برای یک نمایشگاه تجاری چندان به چشم نیاید، اما هزینه‌های بارکشی و انتقال تجهیزات در طول یک سال برای شرکت در نمایشگاه‌ها و رویدادهای مختلف افزایش پیدا می‌کند.»
وزن صندوق‌ها را در نظر بگیرید
کیلمر می‌گوید: «همیشه زمان خرید طرح‌های گرافیکی، نه تنها وزن اثر گرافیکی، بلکه وزن صندوق‌ها و موارد موردنیاز برای انبار و انتقال آنها را نیز در نظر بگیرید.»  گرافیک‌های چاپ شده روی سطح ضخیم، جعبه‌های محافظ سنگینی نیاز دارند تا هنگام انتقال و انبار آسیب نبینند. او می‌گوید: «در آخر گاهی اوقات، لایه‌های بادوام، مانند پارچه‌های تصعید رنگ، ممکن است شما را قادر سازند تا از جعبه‌های سبک‌تری استفاده کنید و در بلندمدت در هزینه‌ها صرفه‌جویی شود.»
هزینه‌های مربوط به اندازه کارهای گرافیکی را مورد بررسی قرار دهید
اندازه‌ها و ابعاد کارهای گرافیکی همچنین می‌توانند بر هزینه‌های شما تاثیر بگذارند. هزینه انتقال بسته‌های نامتناسب و بزرگ بیشتر از بسته‌های کوچک‌تر با اندازه استاندارد خواهد بود. فریدلند می‌گوید: «هر موردی که قابلیت تا شدن یا رول کردن را داشته باشد، هزینه انتقال و انبار را کاهش می‌دهد، و البته صرفه‌جویی در هزینه‌ها در اولویت است.»

اغلب گرافیک نمایشگاهی یکی از عوامل هزینه‌بر برنامه بازاریابی است. بنابراین، وب‌سایت Exhibitor نظر چندین متخصص صنایع را جویا شد، تا چهار عنصر حیاتی تاثیرگذار بر هزینه‌های مربوط به گرافیک غرفه‌ها را شناسایی کنند. به این ترتیب، روش‌های متعدد برای کاهش هزینه‌ها مشخص شدند.
هنر و تولید
از مهم‌ترین عواملی که بر هزینه‌های گرافیک تاثیر می‌گذارد، نحوه توسعه و تحویل آثار هنری همراه چگونگی مدیریت فرآیند تولید است. در ادامه، 5 نکته ساده آورده شده تا اطمینان حاصل کنید که در این زمینه بیش از حد نیاز هزینه نکرده‌اید.
زمان کنترل و دخالت را کاهش دهید
از دیدگاه جاش ترسیرا،  طراح ارشد شرکت ‌Hill & Partners‌، هر لحظه‌ای که طراحان گرافیک در غرفه یا شرکت صرف آماده‌سازی کار هنری می‌کنند، بر هزینه‌های نهایی تاثیر می‌گذارد. بنابراین، به نفع شماست تا اطمینان حاصل کنید آنچه که به تهیه‌کنندگان برنامه ارائه می‌دهید، مشخصا با نیازهای شرکت در زمینه نوع، اندازه، رنگ و غیره همتراز است.
فهرست تصاویر را گسترش دهید
مایک فریدلند، معاون خدمات مشتریان در شرکت  Access TCAپیشنهاد می‌کند، بهتر است فهرست داخلی همه کارهای هنری، لوگوها و محدودیت‌های احتمالی اندازه و شکل را توسعه دهید. او می‌گوید: «اغلب بخش‌های مختلف شرکت حجم بزرگی از عکس‌ها را در فایل خود ذخیره کرده‌اند، اما وقتی زمان تولید گرافیک نمایشگاهی فرا‌می‌رسد، مدیریت نمایشگاه ممکن است از آنها اطلاعی نداشته باشد، یا جای مشخص آنها را نداند. با کمی تحقیق داخلی، جمع‌آوری اطلاعات و سازماندهی آنها، تهیه‌‌کنندگان طرح‌های گرافیکی را مجبور نخواهید کرد تا کار خود را از نو انجام دهند.
زمان کافی اختصاص دهید
ممکن است زمانبندی هر پروژه متفاوت باشد. اما اگر 4 تا 6 هفته را  به این موضوع اختصاص دهید که فرآیند طراحی گرافیک به پایان برسد، اینگونه می‌توانید در طراحی تغییرات جزئی ایجاد کنید. نسخه‌ای از کارها را مرور کنید و حتی پیش از اینکه تجهیزات را به غرفه حمل کنید، از جاگیری طرح‌های گرافیکی در قاب‌شان اطمینان حاصل کنید. به هر حال، شما قصد ندارید که در لحظه آخر برای تغییرات و تعمیرات جزیی هزینه زیادی بپردازید. به علاوه، با اختصاص زمان زیاد در طول فرآیند طراحی، اشتباهات چاپی و ایرادات مربوط به رنگ، طراحی و غیره را پیدا می‌کنید و زمان این را دارید که آنها را تصحیح کنید.
هزینه‌های عکاسی را بررسی کنید
برای اطمینان از  تصاویر گرافیکی خود، سعی کنید عکاسان حرفه‌ای و گران‌قیمت را استخدام نکنید. فریدلند می‌گوید: «اگر قرار است در رسانه‌های مختلف با بودجه شرکتی از عکس استفاده کنید، عکس‌های حرفه‌ای گزینه مناسب خواهند بود. با این وجود، به‌صرفه‌ترین گزینه خرید عکس از وب‌سایت‌هایی مانند Istockphoto LP  است. اینگونه می‌توانید فرق خرید عکسی به قیمت 300 دلار را با عکس تقریبا مشابه آن با 30 دلار مشاهده کنید.
برنامه‌ریزی بلندمدت
همانطور که ضرب‌المثل معروف می‌گوید: قصور در طرح‌ریزی به معنی برنامه‌ریزی برای عدم موفقیت است، نداشتن چشم‌انداز بلندمدت و برنامه‌ریزی استراتژیک ممکن است هزینه زیادی برای شما نداشته باشد، اما هزینه‌های طراحی گرافیک را در طول زمان افزایش می‌دهد.
جهت استفاده‌های مکرر طراحی کنید و از سفارشی کردن بپرهیزید
دانا تیلگمان، طراح نمایشگاه‌ها و رویدادهای تجاری شرکت Minitab Inc. می‌گوید: «یکی از بهترین راه‌ها برای صرفه‌جویی هزینه‌های مربوط به گرافیک این است که از همان تصاویر چند بار استفاده کنید، که می‌تواند شامل موارد مختلف مانند استفاده مجدد از پنل‌ها برای نمای بیرونی غرفه تا بنرهای پارچه‌ای برای جلسات یا رویدادهای شرکت باشند. برای افزایش طول عمر طرح‌های گرافیکی فراتر از یک رویداد نباید مارک یا علامت تجاری خاص، برای مثال، تاریخ نمایشگاه یا شماره غرفه، روی آنها به کار رفته باشد. اگر قصد دارید طرح گرافیکی را برای نمایشگاه مشخصی سفارش دهید، بهتر است از زمینه وینیل استفاده کنید که قابلیت جدا شدن را داشته باشد، یا همراه طرح‌های گرافیکی از پیام‌های دیجیتالی سفارشی نیز استفاده کنید.
هزینه‌های جانبی را بررسی کنید و چانه بزنید
کریس لاروی، مدیر ارشد رویدادهای صنعتی و نمایشگاه تجاری شرکت Cox Automative Inc. می‌گوید: «اگر نمایشگاه طرح گرافیک ارائه نمی‌دهد، ممکن است هزینه بیشتری را برای آن اختصاص دهید. اگر هزینه‌ها زیاد باشد، درخواست تخفیف دهید و مقایسه کنید که آیا معامله مستقیم با طراحان گرافیک هزینه‌ها را کاهش می‌دهد یا خیر. به هر حال بگو‌مگوهای احتمالی و صرف زمان بیشتر در تعامل با دو فروشنده به جای یک فروشنده را در نظر داشته باشید.»
از پیش برنامه‌ریزی کنید
اولین راهکار برای صرفه‌جویی در هزینه‌ها، برنامه‌ریزی از قبل است. بسیاری از مدیران نمایشگاه‌ها درک واضحی از اندازه‌ها، رنگ‌ها و تعداد گرافیک‌های موردنیاز در طول سال ندارند. آنها بیشتر از ذهنیت تولید مطابق تقاضا استفاده می‌کنند. اما اگر برنامه‌ریزی بلندمدت داشته باشید و دقیقا بدانید که چه گرافیک‌هایی را در چه زمانی نیاز دارید، مقرون‌به‌صرفه‌تر خواهد بود. کیلمر پیشنهاد می‌دهد، اگر کل کار گرافیکی را یکجا خریداری ‌کنید، می‌توانید درخواست تخفیف را به ارائه‌کنندگان مختلف خدمات ارائه دهید. بنابراین، می‌توانید همه موارد را با هم مقایسه کنید و با کیفیت‌ترین مورد را با قیمت مناسب خریداری کنید.
فهرستی دقیق از تصاویر را حفظ کنید
طبق گفته مت‌ هارتلاین،  مدیر شرکت  Absolute Exhibits Inc. برای اینکه بیشترین استفاده را از گرافیک‌های موجود ببرید و اطمینان حاصل کنید که کارهای تکراری انجام نداده‌اید، باید بدانید مدیریت فهرست امری حیاتی است. او می‌گوید: «با نمایشگاه به طور مستقل کار کنید تا سیستم فهرست خود را گسترش دهید. هر اثر گرافیکی باید به طور جداگانه گزارشی از آدرس ذخیره‌سازی و استفاده‌های موردنظر را همراه داشته باشد.» اگر برای ذخیره داشته‌های خود سیستمی نداشته باشید، بی هیچ دلیلی همان گرافیک‌ها را از نو تولید می‌کنید.
هزینه‌های استفاده مجدد و تولید دوباره راه بررسی کنید
در حالی که استفاده مجدد از گرافیک‌ها معمولا مقرون‌به‌صرفه است، فراموش نکنید که پس از هر نمایشگاه تجاری مبلغ ذخیره شده را دوباره به صندوق بازگردانید. آلن سارتین، مدیر طراحی و تولید گرافیک شرکت The Expo Group Inc.  در این باره گفت: «بعد منفی استفاده مجدد از  برخی از کارهای گرفیکی در انتقال و ذخیره‌سازی آنهاست. اگر طرح‌های شما بزرگ و سنگین هستند و شکلی عجیب دارند، یا به ندرت مورد استفاده قرار می‌گیرند، بازیافت آنها به جای انتقالشان به انبار ارزان‌تر تمام می‌شود. البته موضوع اصلی این نیست ولی برای صرفه‌جویی در هزینه‌ها تا جایی که امکان دارد بهتر است این موارد را مورد بررسی قرار دهید.»
مواد اولیه
همه گرافیک‌ها به یک شکل ساخته نمی‌شوند و هر کدام از آنها، جدا از قیمت‌ها، مزایا و نقایص خود را دارند. بنابراین، انتخاب و استفاده از مواد اولیه بر میزان هزینه‌ها تاثیر می‌گذارد.
هزینه مواد اولیه را بررسی کنید
فریدلند  می‌گوید: «همیشه از تهیه‌کنندگان طرح‌های گرافیکی بخواهید تا قیمت تمام مواد اولیه و خدمات مربوط به آنها را لیست کند. مواد اصلی جدید ممکن است نسبت به گزینه‌های استاندارد مزایایی داشته باشند اما هزینه‌بر تمام شود.» در کل، مواد اولیه استاندارد به راحتی و با قیمت کمتری در دسترس هستند.
کارهای بدون مارک را در نظر داشته باشید
ساراتین می‌گوید: «بسیاری از آثار توسط شرکت‌هایی تولید می‌شوند که نام‌های تجاری مختلفی دارند و هر کدام قیمت‌های متفاوتی دارند.»
اندازه کارهای گرافیکی را با استانداردهای مواد اولیه مقایسه کنید
بسیاری از مواد اولیه در اندازه‌هایی استاندارد عرضه می‌شوند. اگر نیازهای گرافیکی شما بیشتر از پارامترهای مشخص بود، یا باید آنها را به هم وصل کنید یا اقلام مورد نیاز خود را سفارش دهید، که هر کدام ایرادات خود را دارند. اون بریدی، مدیر تولیدات گرافیکی شرکت Professional Exhibits & Graphics می‌گوید: «ممکن است اتصال کارهای گرافیکی ظاهر خوبی نداشته باشد، البته بدون ابزار مناسب کار مشکلی خواهد بود و زمان و هزینه زیادی می‌برد. ساراتین نیز می‌گوید: «به علاوه هزینه استفاده از اندازه‌های غیر استاندارد می‌توانند 2 یا 3 برابر بیشتر باشد و اگر مواد اولیه را با سایز غیر استاندارد خریداری کنید، شرکت تولیدکننده کارهای گرافیکی ممکن است قادر به چاپ طرح ‌روی آنها نباشد.»
میزان خریدها را کاهش دهید
فریدلند می‌گوید: «هر چقدر غرفه‌داران المان‌های گرافیکی را از روی مواد اولیه کاهش دهند، صفحات کمتری خریداری می‌شوند و اسراف نمی‌شود. برای مثال اگر صفحه 4 در 8 فوتی پلکسی گلاس داریم، به راحتی می‌توانید 4 پنل 24 در 24 اینچی ایجاد کنید، اما برای داشتن پنل‌های 36 در 48 اینچی باید دو صفحه خریداری کنید. خرید یک صفحه اضافه کسی را ورشکست نمی‌کند، اما به مرور زمان هزینه‌ها اضافه می‌شود. بنابراین، از قبل برنامه‌ریزی کنید تا نهایت استفاده را از هر کدام از پنل‌های خریداری شده ببرید.
وسایل باقیمانده را خریداری کنید
از نمایشگاه جویا شوید که آیا غرفه‌داران دیگر گرافیک‌های جدید خریداری می‌کنند و اینکه آیا می‌توانید همان مواد اولیه را سفارش دهید یا برای کاهش هزینه‌ها، کارهای باقیمانده را خریداری کنید. تام تروتنا، مدیرعامل شرکت Eagan, Minnesota-based Big Ink Display Graphics   در این باره می‌گوید: «بخش تولید ما چندین کار مرتبط با ارباب رجوع را با هم انجام می‌دهد و از تجهیزات به شکل کارآمدی استفاده می‌کند.»
وزن، اندازه و بارگیری
وزن و اندازه کارهای گرافیکی شما بر عوامل مختلف مربوط به هزینه‌ها، مانند جابه‌جایی، بارکشی، ذخیره‌سازی و حتی نصب و باز کردن تاثیر می‌گذارد. با این وجود، استراتژی‌ها و تمرینات مربوط به برنامه‌ریزی می‌توانند هزینه‌ها را در این زمینه کاهش دهند.
وزن کارهای گرافیکی را در نظر بگیرید
هر اندازه وسایل غرفه شما سنگین‌تر باشد، هزینه زیادی را باید برای انتقال و بارکشی تجهیزات صرف کنید. با این حال، کارهای گرافیکی سنگین به معنی هزینه‌های سنگین است. تیلگمان می‌گوید: «برای مثال، سه بنر پارچه‌ای پاپ‌آپ کمتر از پنل‌های پاپ‌آپ 10 در 10 اینچی مارک دار وزن دارد. با وجود اینکه تفاوت هزینه‌ها ممکن است برای یک نمایشگاه تجاری چندان به چشم نیاید، اما هزینه‌های بارکشی و انتقال تجهیزات در طول یک سال برای شرکت در نمایشگاه‌ها و رویدادهای مختلف افزایش پیدا می‌کند.»
وزن صندوق‌ها را در نظر بگیرید
کیلمر می‌گوید: «همیشه زمان خرید طرح‌های گرافیکی، نه تنها وزن اثر گرافیکی، بلکه وزن صندوق‌ها و موارد موردنیاز برای انبار و انتقال آنها را نیز در نظر بگیرید.»  گرافیک‌های چاپ شده روی سطح ضخیم، جعبه‌های محافظ سنگینی نیاز دارند تا هنگام انتقال و انبار آسیب نبینند. او می‌گوید: «در آخر گاهی اوقات، لایه‌های بادوام، مانند پارچه‌های تصعید رنگ، ممکن است شما را قادر سازند تا از جعبه‌های سبک‌تری استفاده کنید و در بلندمدت در هزینه‌ها صرفه‌جویی شود.»
هزینه‌های مربوط به اندازه کارهای گرافیکی را مورد بررسی قرار دهید
اندازه‌ها و ابعاد کارهای گرافیکی همچنین می‌توانند بر هزینه‌های شما تاثیر بگذارند. هزینه انتقال بسته‌های نامتناسب و بزرگ بیشتر از بسته‌های کوچک‌تر با اندازه استاندارد خواهد بود. فریدلند می‌گوید: «هر موردی که قابلیت تا شدن یا رول کردن را داشته باشد، هزینه انتقال و انبار را کاهش می‌دهد، و البته صرفه‌جویی در هزینه‌ها در اولویت است.»

گزینه‌های دیگر
یکی از راه‌های مطمئن دیگر برای کاهش هزینه‌ها، اجتناب از  گرافیک‌های سنتی پارچه‌ای یا پنلی است. مایک فریدلند، معاون قسمت خدمات مشتریان در شرکت Access TCA In. ‌می‌گوید: «استفاده از کارهای دیجیتالی اغلب می‌تواند هزینه‌ها را کاهش دهد، مخصوصا اگر قصد داشته باشید تا اطلاعات خود را متناسب با نمایشگاه یا رویداد تجاری، سفارشی کنید.» با این وجود، گزینه دیجیتال هزینه‌های اضافی را به همراه دارد که شامل هر چیزی، مانند محتوای الکترونیکی و صفحه نمایش اجاره‌ای می‌شود. نکته مهم این است که تجهیزات دیجیتال راه‌حل همه چالش‌ها نیست. شما با مقایسه‌ای سریع می‌توانید تشخیص دهید که کدام گزینه مقرون‌به‌صرفه‌تر است.

* نویسنده: لیندا آرمسترانگ