به گزارش پایگاه خبری «عصر نمایشگاه»، بحث ‌های زیادی درباره رویدادهای ترکیبی وجوددارد. با وجود اینکه بسیاری از متخصصان رویداد به مزایای استفاده از افزودن تجربه‌ای مجازی به وقایع زندگی اعتقاد دارند، اما همچنان درباره تناسب رویدادهای ترکیبی با مخاطبان ویژه شک و تردید وجود دارد. نکته مهم این است که باید درباره نحوه ارتباط موثر و تعامل با شرکت‌کنندگان راه دور، همانند شرکت‌کنندگان حاضر، با دقت فکر شود.
در این مقاله، برخی پیش‌فرض‌ها جهت برگزاری رویدادهای ترکیبی مورد بررسی قرار گرفته ‌است.
فناوری میزبانی از شرکت‌کنندگان مجازی در طول چندین سال به شکل قابل ملاحظه‌ای پیشرفت کرده است. با این حال، به‌روزرسانی ساده اینترنتی دیگر کافی نیست. اکنون، شرکت‌کنندگان تجربه مجازی قدرتمندتری را می‌طلبند، به این معنی که برنامه‌ریزان و مسئولان رویداد باید جهت حفظ مخاطبان تلاش بیشتری کنند.
انجمن حرفه‌ای مدیریت قرارداد (PCMA) سیستمی برای شرکت‌کنندگان مجازی ارائه داد که آنها را تشویق می‌کند تمام ویژگی‌های ارائه‌شده پرتال مجازی را کشف و از راه دور در جلسات پرسش و پاسخ آنلاین و زنده شرکت کنند.
به عنوان عضو و یکی از شرکت‌کنندگان رویداد مجازی PCMA، میزان پیشرفت سرمایه‌گذاری را در ایجاد تجربه‌های تعاملی برای کاربران راه دور ارزشگذاری می‌کنم. اگر در حال برگزاری رویداد ترکیبی هستید، چند پیشنهاد دارم که به نظرم باید در نظر بگیرید:
1. از پایانی که در ذهن دارید، آغاز کنید. سازمان‌هایی که از همان ابتدا به طور فعالانه المان‌های ترکیبی را اضافه می‌کنند، نسبت به آن دسته که در طول فرایند عناصر مورد نیاز را به کار می‌گیرند، به نتایج قوی‌تری می‌رسند. آنها عناصر ترکیبی را به عنوان راهی برای غلبه بر چالش‌های موجود در رویدادهای زنده می‌دانند.
2. مسئولیت اجتماعی شرکت (CSR) باید اصل مهم استراتژی برگزاری رویدادها باشد. متخصصان رویدادها برای استفاده بیشتر از رویدادهای ترکیبی به‌ندرت از اصل CSR، تفکر حمایت از محیط زیست یا مقاومتی بهره می‌برند. برای مثال، کنفرانس‌های مجازی نه‌تنها برای محیط زیست سودمند هستند، بلکه در زمان، منابع و پول صرفه‌جویی می‌شود.
3. «جلسات ترکیبی گران هستند». موضوع قیمت اغلب با پتانسیل صرفه‌جویی در هزینه‌های زیاد در تقابل است. چند نشانه برای تشخیص میزان کل هزینه‌های تولید در مقایسه با مخارج دیگر وجود دارد.
4. رویداد‌های ترکیبی پس از پایان برنامه از خود اثر به جا می‌گذارند. تنها 50 درصد متخصصان رویداد محتوای کنفرانس را برای دسترسی در صورت نیاز ضبط می‌کنند. سازمان‌ها به خوبی ارزش به اشتراک‌گذاری محتوا با افرادی که قادر به شرکت در جلسات نبودند را درک کرده‌اند. به عبارتی، دسترسی به اطلاعات تبادل یافته و به اشتراک‌گذاشته شده در رویدادهای چهره به چهره پس از برنامه آسان است.
5. متخصصان و برگزارکنندگان رویداد باید مخاطبان متنوع خود را بشناسند. اکثر شرکت‌کنندگان ترجیح می‌دهند که تجربه مجازی رویداد ترکیبی مانند برنامه بحث و مناظره باشد، اما اغلب برگزارکنندگان رویداد برنامه‌های ترکیبی را در قالب سخنرانی‌های سنتی ارائه می‌دهند.
6. جلسات ترکیبی در روند مناقصه چالش ایجاد می‌کنند. متخصصان رویداد معمولا منبع فناوری هستند و درخواست‌های مربوط به قابلیت اتصال را پیش از دانستن نیازهای دقیق مورد بررسی قرار می‌دهند؛ بنابراین، گاهی با آن دسته از ارائه‌دهندگان خدمات قرارداد می‌بندند که قادر به پشتیبانی از نیازها نیستند.
7. محتوای مناسب برای مخاطبان راه دور انتخاب کنید. متخصصانی که تجربه ایجاد رویداد‌های ترکیبی را دارند اینگونه می‌گویند که محتوای رویدادهای چهره به چهره خود را با نیازهای مخاطبان راه دور هماهنگ می‌کنند. برگزارکنندگان رویدادهای ترکیبی اغلب به دنبال کاهش هزینه‌های تولید از طریق پخش زنده جلسات محبوب هستند. دیگران به دنبال محدود ارائه دادن برنامه‌ها برای مخاطبان راه دور هستند تا بتوانند آنها را برای حضور چهره به چهره تشویق کنند.
8. آموزش تکنیک‌های گفت‌وگو در رویدادهای ترکیبی مهم‌تر از رویدادهای چهره به چهره است. دامنه توجه شرکت‌کنندگان راه دور محدودتر است؛ بنابراین، باید بتوانند طرف مقابل را در تعامل حفظ کنند. آنها باید پاسخ شرکت‌کنندگان راه دور را بدهند و به دوربین نگاه کنند. فقدان ارتباط فیزیکی نیاز به توسعه مهارت‌های جدید دارد. دوربین دوست شماست.
9. از بین بردن نشست‌های حضوری یک افسانه است. با توجه به زمان و بودجه، نمایندگان همچنان جلسات چهره به چهره را ترجیح می‌دهند. اما سازمان‌ها هنوز هم واهمه دارند. حدود 37 درصد از متخصصان نشست می‌گویند سهامداران نسبت به رویدادهای ترکیبی با شک و تردید برخورد می‌کنند و بر این عقیده هستند که جلسات چهره به چهره را از بین می‌برد.
10.  رویداد‌های ترکیبی را مانند رویدادهای سنتی مورد سنجش قرار دهید. معیارها شامل ورودی (تعداد بینندگان، میزان تعامل رسانه‌های اجتماعی) و رضایت نمایندگان می‌شود که جمع‌آوری آنلاین هر دو مورد از رویدادهای ترکیبی نسبت به جلسات چهره به چهره آسان‌تر است. با این حال، ابزار مورد نیاز برای رویداد دیجیتال مجموعه داده‌های عمیق‌تری را ارائه می‌دهد که معیارهای خروجی را تسهیل می‌کند.

نویسنده: جان مارتینز

منبع : Exhibition News