به گزارش پایگاه خبری «عصر نمایشگاه»، ما نیز مانند اکثر تیم‌های عملیاتی، درگیر محدودیت‌های زمانی اجاره فضا هستیم، که البته شرایط برخی از آنها ساده‌تر از بقیه است. تکرار این موضوع در تقویم‌ها نشان از این دارد که محدودیت زمانی، مقوله جدیدی است. قرار نیست این مقاله از برگزارکنندگان و سالن‌های رویداد برای گرفتن زمان بیشتر التماس کند؛ ما در اینجا راهکاری را ارائه می‌دهیم تا بدانید در صورتی که زمان کمی داشتید چه عکس‌العملی نشان دهید.
ما به عنوان یک صنعت، باید از خود بپرسیم که آیا راهکار ما مؤثرترین و کارآمدترین روش است یا جایی برای تغییر وجود دارد؟

زمان عمل و زمان برنامه‌ریزی
وقتی زمان عملکرد ما کوتاه شود، تیم عملیاتی باید برنامه‌ریزی کند. همین اصل درباره فضای برگزاری نمایشگاه نیز صدق می‌کند. هنگامی که مهلت زمانی در هر دو این موارد کوتاه باشد، دیگر نیاز به جادو داریم. طرح‌های گسترده برنامه‌ریزی تا به امروز کافی بوده است، اما وقت آن است که دست به قلم شویم. کارایی در سیستم‌ها و فرآیندها می‌تواند زمان و‌ مهم‌تر از همه، جریان تولید کند. ما با نگاهی به زمینه‌های کلیدی برنامه‌ریزی برای اجاره کوتاه‌مدت، متوجه شدیم زمانی را که صرف کاوش در جزئیات کردیم، نتیجه خوبی داشته است:
• کیفیت کار و نظارت
• برنامه‌ریزی جزئی
• رفاه
• طرح فضای غرفه
• ارائه زودهنگام برنامه‌ها
• افزایش فاکتورهای تجهیزاتی
• برنامه‌های جایگزین خدمات اصلی
• کنترل تجهیزات کارخانه
اینها تنها تعداد کمی از عوامل موردنظر بودند و اشاره‌ای به جنبه‌های زنجیره تامین و پویایی در محل نکردیم.
«برگزارکنندگان چیزی برای آن پرداخت نمی‌کنند»؛ این پاسخی عادی است، اما اگر این مسیر را طی کنیم، به کجا می‌رسیم؟ چرا این فرصت‌ها را به سرعت از بین می‌بریم و بر چه اساسی اینگونه برخورد می‌کنیم؟ کاهش بودجه اجاره می‌تواند به مهم‌ترین عامل تبدیل شود یا می‌توانیم از آن برای مدیریت موثر رویداد استفاده کنیم. این تصمیمی است که سازمان‌دهنده باید فعالانه اتخاذ کند ـ  فرضیه‌ای نیست که دیگران بخواهند آن را تعیین کنند.

عوامل مثبت را بررسی کنید
البته، مسائلی وجود دارد که باید برطرف شوند: همیشه فردی هست که در آخر وارد موضوع می‌شود، گسترش برنامه‌ریزی‌ها هم هزینه در بر دارد؛ طرح فضای برگزاری نمایشگاه نه‌تنها باید با سیاست بلکه با برنامه‌ریزی ذهنی همراه باشد. با این حال، ابتدا بگذارید فکر کنیم نکات مثبت در چیست.
آیا می‌توانیم نحوه عملکرد خود را از نو تعریف کنیم، کارایی خود را افزایش دهیم، نمایشگاه بیشتری برگزار کنیم، شغل‌های بیشتری ایجاد کنیم‌ و صنعت پر جنب و جوشی را به وجود آوریم که مردم بخواهند در آن مشغول به کار شوند؟
یا اینکه باید بگوییم سونوشت ما این است که فشار را افزایش دهیم، با وضعیت موجود کنار بیاییم، به این فکر کنیم که چرا باید تلاش کنیم تا مردم را در صنعت نگه داریم؟ آیا فکر می‌کنیم که روزی زمان کافی را پیدا می‌کنیم؛ زمانی که فعلا از ما گریزان است؟

به دنبال تفاوت
از یک فرد یا شرکت نمی‌توانید انتظار پاسخ داشته باشید؛ بنابراین، اگر می‌خواهید تعریف جدیدی از چیزهایی داشته باشید که امکان‌پذیر است، انجمن‌های فعال در صنعت نمایشگاهی، جای مناسبی هستند تا بتوانید ایده‌های خود را ارائه دهید. اگر نتوانیم ادعا کنیم که همه گزینه‌ها را کشف کرده‌ایم و مورد بررسی قرار داده‌ایم، پس آیا نباید گفت که نتوانسته‌ایم در زمان تعیین‌شده امنیت نمایشگاه‌ها را تامین کنیم؟

نویسنده: نیکولا مک دونالد

منبع: Exhibition News