به گزارش پایگاه خبری «عصر نمایشگاه»، تجربه‌ای از «کندی آدامز»،بازاریاب رسمی نمایشگاه‌های تجاری،دارای مدرک رسمی مدیریت نمایشگاه، متخصص برنامه‌ریزی و مدیریت نمایشگاه، مدیر پروژه مستقل نمایشگاه‌ها، مدرس، سخنران، مشاور و عضو رسمی آکادمی مشاورین نمایشگاه‌های تجاری:
گمان نکنید که تنها غرفه‌های مجاور رقیبان شما هستند. در واقع همه غرفه‌های نمایشگاه، رقیبان شما محسوب می‌شوند. با اندکی تدبیر، می‌توانید آنها را به متحدانتان تبدیل کنید. کاملا درست است که می‌گویند انسان‌ها موجودات اجتماعی هستند. این سخن به‌خصوص در مورد برگزارکنندگان نمایشگاه‌ها صادق است.
   زمانی که در این حرفه تازه وارد بودم، آنقدر با پیش‌فرض‌هایم درگیر بودم که هیچگاه به اتفاقاتی که در غرفه‌های اطراف در جریان است، اهمیتی نمی‌دادم. در واقع تصور من این بود که تمرکزم تنها باید بر غرفه خودم باشد. به مرور که تجربه بیشتری در این راه کسب کردم دریافتم که تعامل با همسایگان به جای رقابت با آنها، می‌تواند از بسیاری از برخوردهای بیهوده جلوگیری کند. هدف ما در این مقاله این است که به شما بگوییم چطور با همسایگانتان یک رابطه سودمند دوطرفه داشته باشید.
با مدیریت نمایشگاه در تماس باشید‌
فضای نمایشگاه‌ها معمولا به‌صورت یک فضای یکنواخت با غرفه‌های کاملا شبیه به هم طراحی می‌شود. غرفه‌داران لزوما باید در این فضای یکنواخت تغییراتی را در راستای طراحی و دکوراسیون اعمال کنند. طراحی و دکور غرفه‌ها، به عنوان پررنگ‌ترین عامل جلب توجه بازدیدکنندگان، خواه ناخواه بر یکدیگر تاثیر متقابل دارند. بنابراین باید توجه و وقت کافی برای آن صرف کنید. متاسفانه تا زمانی که در نمایشگاه حضور پیدا نکنید و فضای آن را از نزدیک نبینید، نمی‌توانید درباره طراحی دکوراسیون غرفه تصمیمی بگیرید. یک راه برای اینکه زمان بیشتری برای فکر کردن و تصمیم گرفتن راجع به طراحی غرفه‌تان بخرید، این است که قبل از رفتن به نمایشگاه با مدیریت آن تماس بگیرید و سوال‌های زیر را بپرسید:
قوانین استفاده از غرفه‌ها چیست؟ آیا محدودیت ارتفاع برای دکور غرفه‌ها وجود دارد؟ آیا کل فضایی که اجاره شده است در اختیار غرفه‌داران قرار می‌گیرد؟ آیا قوانین خاصی راجع به مرز مشترک بین غرفه‌ها وجود دارد؟ در صورتی که دو غرفه پشت به پشت هم باشند، چه کسی مسئول پوشاندن بخش پشتی غرفه‌هاست؟ آیا نمایشگاه در این مورد مسئول است یا غرفه‌داران باید در این مورد اقدام کنند؟
پس از دریافت پاسخ این سوالات، اطلاعات تماس غرفه‌های مجاور را درخواست کنید. 3 تا 6 ماه قبل از برگزاری نمایشگاه با آنها تماس بگیرید و بپرسید که آیا طراحی خاصی در نظر دارند یا قصد دارند از فضای غرفه به همان شکلی که هست استفاده کنند؟ شرح مختصری از برنامه خودتان نیز به آنها ارائه دهید. همچنین می‌توانید چند هفته قبل از برگزاری نمایشگاه، در یک قرار ملاقات حضوری با آنها، به بررسی مسائل و مشکلات احتمالی بپردازید. برخی از مشکلات احتمالی که ممکن است با آنها روبه‌رو شوید، از قرار زیر است:
غرفه‌هایی که بخش پشتی آن، روبه‌روی غرفه شما قرار گرفته است:
در صورتی که بخش پشتی یک غرفه در مقابل غرفه شما قرار گرفته باشد، علاوه بر اینکه فضای جلوی غرفه‌تان کاهش خواهد یافت، جلوه دلخواه را نیز نخواهد داشت. اگر بعد از پرس‌و‌جو درباره ساختار و چینش غرفه‌های نمایشگاه دریافتید که با چنین مشکلی مواجه خواهید شد، سعی کنید طراحی غرفه‌تان را به شکلی انجام دهید که بخش پشتی غرفه‌ها روبه‌روی هم قرار بگیرد.
تابلوی غرفه‌ها: طی تجربه‌ای که در یک نمایشگاه داشتم، با غرفه کناری بر سر ارتفاعی که قرار بود تابلوهایمان را آویزان کنیم به مشکل برخوردیم. هردوی ما در یک ارتفاع تابلوهایمان را نصب کرده بودیم و چون غرفه‌های ما در یک راستا قرار گرفته بودند تابلوی آنها کاملا پشت تابلوی غرفه ما پنهان شده بود.
در چنین شرایطی با یکدیگر تعامل کنید و سعی کنید به یک نظر مشترک برسید. طی توافقی که ما به آن رسیدیم قرار بر این شد که همسایه‌مان تابلوی خود را کمی بالاتر از ما نصب کند تا لوگو (نه اسم کمپانی) از پشت تابلوی ما دیده شود.
*اگر اسم کمپانی دیگری بالای تابلوی شما قرار بگیرد، ممکن است بازدیدکنندگان به اشتباه شما را زیرمجموعه آن شرکت فرض کنند.
رنگ فرش‌ها: رنگ دکوراسیون به خصوص رنگ فرش‌ها را متفاوت از غرفه‌های مجاورتان انتخاب کنید. چراکه در صورت شباهت دکورها به هم، بازدیدکنندگان گمان می‌کنند که شما یک کمپانی یا دو کمپانی همکار هستید.
ژنراتور برق اضطراری: ژنراتورهای عظیم‌الجثه‌ای که معمولا در فضای بین غرفه‌ها قرار داده می‌شود، از جمله سخت‌ترین مشکلاتی هستند که می‌توان برایشان راه‌حلی پیدا کرد.
مواقعی که قطعی برق در نمایشگاه اتفاق می‌افتد، این ژنراتورهای برق تنها چاره‌ای است که می‌توانید به آن متوسل شوید. اما مشکل اینجاست که به‌خاطر آن مجبور می‌شوید کل دکوراسیون غرفه را تغییر دهید.
بنابراین بهتر است قبل از برگزاری نمــــــــــــــــایشگاه به چنین مشکل غیرمنتظره‌ای فکر کنید و چاره‌ای برای آن بیندیشید. با مدیریت نمایشگاه تماس بگیرید و ابعاد ژنراتور برق اضطراری نمایشگاه را بپرسید تا از قبل جایی را در غرفه برای آن پیش‌بینی کنید. اگر مدیریت از ابعاد دقیق آن اطلاع نداشت می‌توانید با پرسیدن چند سوال خودتان اندازه آن را حدس بزنید. سوالاتی از قبیل نوع سیستم توزیع برق و میزان برق مصرفی نمایشگاه.
تا حد امکان از همه قوانین نمایشگاه آگاه باشید: بایدها و نبایدهایی که برای استفاده از غرفه‌تان باید رعایت کنید، تنها از همسایگانتان نشأت نمی‌گیرد. نمایشگاه‌ها هم قوانین مخصوص خود را برای اجاره دادن غرفه‌ها دارند. در صورتی که نمایشگاه از قوانین انجمن بین‌المللی نمایشگاه‌ها (IAEE) پیروی کند، حتما آن را در قراردادتان قید می‌کند. این قوانین محدودیت‌هایی را برای غرفه‌داران وضع کرده است که شامل قوانینی برای صدای بلندگوها (حداکثر تا 85 دسیبل)، ارتفاع تابلوها، چگونگی چینش غرفه‌ها و‌... می‌شود.
با وجود این قوانین ریزبینانه، معمولا مدیریت نمایشگاه‌ها در صورت توافق همسایگان بر سر یک موضوع خاص، اجازه اقدامات خارج از قوانین را خواهد داد. البته به شرطی که ضرری برای نمایشگاه نداشته باشد.
برای مثال اگر بخشی از دکور غرفه شما بلندتر از اندازه‌ای است که نمایشگاه تعیین کرده، می‌توانید از غرفه‌های مجاورتان بپرسید که آیا این مسئله برای آنها مشکل‌ساز است یا خیر. در صورتی که همسایه‌هایتان مشکلی با این موضوع نداشتند، توافقتان را مکتوب کنید و در طول زمان نمایشگاه آن را همراه خود داشته باشید. چنانچه همسایه‌هایتان موافق نباشند، چاره‌ای جز تغییر طراحی غرفه‌تان نخواهید داشت.
همسایه خوبی باشید: نه فقط غرفه‌های کناری، بلکه همه غرفه‌های اطرافتان به نوعی همسایه‌های شما محسوب می‌شوند. پس به یاد داشته باشید که اگرچه مرز مشترکی با آنها ندارید، با این‌حال ممکن است با آنها به مشکلاتی بربخورید.
برخی از مسائل احتمالی که باید با غرفه‌های اطرافتان حل و فصل کنید از قرار زیر است:
نورپردازی‌ : نورپردازی از جمله مواردی است که تقریبا در همه آیین‌نامه‌های مربوط به نمایشگاه‌ها مورد بحث قرار گرفته است.
هر شیء نورانی و یا منبع نور لزوما باید داخل فضای غرفه قرار بگیرد و تحت هیچ شرایطی نباید آن را در مکانی قرار دهید (‌مثلا راهروی روبه‌روی غرفه) که دکور و نورپردازی غرفه‌های دیگر را تحت تاثیر قرار دهد.
زمانبندی سخنرانی‌ها‌: اگر زمانبندی سخنرانی‌ها مطابق میل شما نبود، به‌جای بحث‌کردن با مدیریت، بهتر است مسئله را با همسایگانتان رفع و رجوع کنید. مثلا می‌توانید سخنرانی خودتان را نیم ساعت دیرتر از زمان تنظیم شده ارائه دهید. هیچ اشکالی ندارد که همسایه‌تان زودتر از شما سخنرانی کند.
همچنین حواستان به تنظیمات فرکانس میکروفون‌ها باشد. در صورت یکی بودن فرکانس میکروفون‌ها با اختلال صدا حین سخنرانی مواجه خواهید شد.
بازاریابی متقابل‌ : با استفاده از ترفند بازاریابی متقابل می‌توانید رفت و آمد بازدیدکنندگان به غرفه‌تان را  به شکل قابل توجهی افزایش دهید. اما در ابتدا باید بدانید که بازاریابی متقابل چیست؟ بگذارید با یک مثال واقعی آن را توضیح دهیم.
یکی از مشتریانی که ما مسئول طراحی غرفه او هستیم، هرساله در یک نمایشگاه بین بازدیدکنندگان قهوه عرضه می‌کند. سال گذشته، غرفه روبه‌رویی او طی تماسی که با ما داشت، عنوان کرد که قصد دارد بیسکوییت‌های کوچکی را بین بازدیدکنندگان پخش کند و آنها را به سمت غرفه روبه‌رو راهنمایی کند تا با بیسکوییت‌شان قهوه میل کنند و غرفه روبه‌رو هم متقابلا همین کار را کند.
مثال بالا به خوبی نشان می‌دهد که شیوه بازاریابی متقابل، یک رابطه برد-برد برای هر دو طرف است.
تاسیسات‌ : هنگام پیاده‌کردن محموله‌های غرفه‌تان، نظم را رعایت کنید. اسباب و وسایل بی‌مصرف را از همان ابتدا دور بریزید. از شلوغ کردن راهروی نمایشگاه و بندآوردن عبور و مرور پرهیز کنید. به کارگرانتان یادآوری کنید که وسایل را به هیچ‌وجه در غرفه‌های دیگر نگذارند.برای داشتن یک رابطه خوب با همسایگانتان در نمایشگاه، از ابتدای کار قوانین و اصول نمایشگاه را رعایت کنید.زمانی که غرفه‌های دیگر به کمک نیاز دارند، آنچه در توانتان هست برایشان انجام دهید. به شخصه با کارهای ساده‌ای مثل قرض دادن چرخ باربری، یک کاتر یا سه‌راهی برق دوستان زیادی در نمایشگاه‌ها پیدا کرده‌ام. یادتان باشد که شما هم به کمک نیاز پیدا خواهید کرد، پس برای کمک به دیگران به دنبال دلیل نباشید. تنها با رعایت کردن یک قانون ساده، برگزاری نمایشگاه برای همه ما تجربه‌ای دلپذیر خواهد شد: «‌با دیگران همانطور رفتار کنید که می‌خواهید با خودتان رفتار شود.»

مترجم | مطهره مجیدی

منبع |  exhibitionworld