نمایشگاه را از دور مدیریت کنید

عصر نمایشگاه- آیا شما ناچار به برگزاری نمایشگاه‌های خود در دور دست هستید؟ اگر چنین است، حتی با داشتن کارکنان متعهد و تدارکات متبحر، اینگونه امور هیچگاه آسان نبوده اند.

نمایشگاه را از دور مدیریت کنید
نسخه قابل چاپ
جمعه ۱۹ مرداد ۱۳۹۷ - ۱۰:۲۵:۰۰

    به گزارش پایگاه خبری «عصر نمایشگاه»،  شرایط و موقعیت‌های بی‌شمار از قبیل موارد اضطراری شخصی، کاهش بودجه و هماهنگی اجرایی در تاریخ تعیین شده، وجود دارد. با این حال شما می‌توانید در منزل خود بنشینید در حالی که کارمندان شما در غرفه مشغول به انجام  پروژه‌تان باشد.
    حتی اگر شما از تمام اقدامات، صدها یا هزاران مایل دورتر هستید، باید با ارتقای استراتژی، سازماندهی همه جزئیات، مدیریت کارکنان سایت خود را داشته باشید و حرف آخر اینکه عامل موفقیت و شکست عملکرد تان حتی از راه دور، نهایتا خود شما هستید. حال سوال اینجاست که با وجود این مشکلات، چگونه اجرای پروژه نمایشگاه را از فاصله دور،همچنان موفق و کارآمد نگه داریم. این دقیقا پرسشی است که از چهار کارشناس بازاریابی نمایشگاه پرسیده شد.به‌طور متوسط تنها در 15 درصد نمایشگاه‌ها، مدیران اصلی شرکت برگزار کننده قادر به حضور هستند. پانل کارشناسان ما راهکارهای زیر را برای اطمینان از اینکه برنامه طولانی‌مدت شما یک موفقیت طولانی باشد، ارائه می‌دهد.
    مستقرسازی یک مدیر توانمند
    هر زمان که شما به عنوان مدیر در غرفه حضور دارید، نگرانی چندانی وجود ندارد. اما هنگامی که از آن جدا هستید، به فردی نیاز دارید تا امور را برایتان به نحو احسن مدیریت کند که در اکثر مواقع به مدیران غرفه سپرده می‌شود، یک مدیر تیم و به عبارتی کسی که جای خالی شما را پر می‌کند. بنابراین انتخاب دقیق و درست این شخص کلید معما‌ست.
    به بیان دیگر به یک رهبر نیاز دارید تا به یک همکار و همیار و یا حتی مدیر. شخصی که با درایت کامل قادر باشد که بدون آنکه برای افراد تیم قلدری و گردنکشی کند، با حفظ یک نگرش مثبت‌ و ارائه رفتار آرام نسبت به بقیه تیم، در عین حال در راس امور باشد و به قولی افسار جریان در دستانش باشد. به‌طور قطع از نظر شخصیتی نباید به گونه‌ای باشد که به محض پیش آمدن مشکلی هول کند و کنترل تصمیم‌گیری‌اش، متزلزل شود.
    در نتیجه منابع تحقیقی و تجربی پیشنهاد می‌دهد که شما شخصی را برای این جایگاه آموزش دهید که در مواقع لزوم‌، بتواند جایگزین شما باشد. برای برخی مدیران نمایشگاه، این رهبر باید بارها و بارها این تجربه را در کارنامه خود داشته باشد ولی از دید مدیر بازاریابی تجربی و رویداد شرکت Mindbody  نقش رهبری تیم یک  موقعیت چرخشی است.
    به گفته او، ما تقریبا در تمامی همایش‌ها، مدیران فروش متفاوت انتخاب می‌کنیم و به ندرت پیش می‌آید که از یک مدیر در دو نمایشگاه استفاده کنیم. تا کنون عملکرد ما به این صورت بوده که با ایجاد یک گردهمایی و پیش همایش، با حضور کلیه پرسنل می‌توانم چگونگی مشارکت و کوچک‌ترین موارد اجرایی را زیر نظر بگیرم  و بدین ترتیب میزان و حد مسئولیت‌پذیری و توان اجرایی و تصمیم‌گیری فرد فرد تیم را ارزیابی می‌کنم و در نهایت رهبر تیم را از میان آنان انتخاب می‌کنم و پس از آن من این شخص را با آموزش و اطلاعات اضافی مورد نیاز در این پست قرار می‌دهم.
    در حالی که اکثر مدیران نمایشگاه، رهبر تیم خود را از داخل صفوف پرسنل خود انتخاب می‌کنند، اما گاهی اوقات هیچ کس در شرکت با این جایگاه سازگار نیست.  در این صورت، شما مجبور خواهید بود که در جای دیگری جست‌وجو کنید. یک شرکت نمایشگاه و مدیریت اجرایی می‌گوید: «فروشندگان نمایشگاه‌ها قطعا یک یک منبع  هستند که به هر چیزی که مربوط به حمل و نقل و همچنین نصب و پیاده‌سازی است، متصل هستند.»
    گاهی اوقات به‌کارگیری و استخدام یک مدیر اجرایی مستقل برای این سمت، هزینه سنگین‌تری را متحمل می‌کند ولی اگر به آنان کلیه اطلاعات مورد نیاز در رابطه با کالا و محصولتان را بدهید، با توجه به تجربه و تخصصی که این افراد در زمینه اجرای همایش دارند، نتیجه و تاثیر آن در روند کاری بسیار مقرون‌به‌صرفه خواهد بود.
    در نهایت اگر شما در شرایط اضطراری و نیاز شدید هستید،(شاید این یک نمایش کوچک باشد و نماینده فروش اصلی شما در بیمارستان بستری است)، - شما حتی می‌توانید یک مشتری ارزشمند و قدیمی را به عنوان جایگزین متخصص محصول به کار ببرید.
    به نقل از تیلمن، اگر شما یک مشتری دارید که درک بالایی از محصولتان دارد، می‌توانید او را در ارتباط با شخصی قرار دهید که تدارکات نمایشگاه و دانش عمومی شرکت شما را به ایشان منتقل کند و در آخر یک عضو تیمی با کارایی بالا برای خود حاصل کنید.
    تیلمان می‌گوید: ما از مشتریان خوذ برای چندین بار در غرفه‌مان استفاده کرده‌ایم و همیشه بازدهی خوب داشته است. ما هزینه‌های مربوط به سفر را به آنان پرداخت کردیم و به آنها یک ثبت نام کامل کنفرانس دادیم تا از آنها نیز چیزی عایدشان شود‌. علاوه بر این، ما قراردادی را امضا کردیم که زمینه کاری، انتظارات، قانونی‌بودن نمایندگی و‌... را مشخص کرد.
    و نکته مثبت دیگر از آن سو‌، مشتریان نیز حس مورد اهمیت و احترام قرار گرفتگی را دریافت کردند و در عوض ما نیز از یک نیروی آگاه بهره بردیم که حتی از بسیاری از اعضای موقت تیم مفیدتر واقع شدند.

    اعضای تیم را آموزش دهید
    پس از انتصاب کردن مدیر و رهبر تیم، زمان آن فرا رسیده است که او را به  به‌روزترین اطلاعات و ابزار مورد نیاز مجهز سازیم تا هر چه بهتر گروه را هدایت کند.  اغلب کارشناسان ما، راهنمای نوشتاری و جامع برای همه موارد بازاریابی را ارائه می‌دهند.
    او همچنین اضافه می‌کند که من همیشه در یک دفتر یادداشت بزرگی از همه عملکردها از قبیل تدارکات، نمایشگاه، نصب، پیاده‌سازی، حمل و نقل پس از نمایش، اهداف، مخاطبان، عملکرد گذشته و موارد دیگر را نت‌برداری می‌کنم و سپس با مدیرانم نشست می‌گذارم و کلیه موارد را با دقت مرور دوباره می‌کنیم تا برای آنان نیز تشویقی باشد تا همین منوال را در نمایشگاه‌های بعدی دنبال کنند.
    زمانی که زمان اجرا می‌رسد اگر در‌صدد انجام یک نمایشگاه کوچک باشیم، معمولا سعی‌مان بر این است که تا حد امکان از وسایل و ابزار داخل انبار که مربوط به غرفه‌های قبل است، استفاده کنیم ولی در رابطه با نمایشگاه‌های بزرگ، با ایجاد نشست از طریق اسکایپ میان مدیران تیم به‌صورت مشورت و ارائه نظرات، کلیه گزینه‌های ممکن برای طراحی غرفه و نیازهای مربوط و یا اینکه تا چه مقدار می‌توانیم از دکورهای دوره‌های گذشته بهره‌برداری کنیم را بررسی می‌کنیم ولی با این حال تا به زمان اجرا نرسد، نیازهای حقیقی‌مان به‌طور کامل مشخص نمی‌شود.
    شرکت سوان نیز  یک کتاب آموزشی جامع را تولید می‌کند، اما به‌جز آن یک راهنمای مرجع که به سرعت و آسانی قابل دسترس است نیز ایجاد کرده است. او می‌گوید:  این سند حاوی اطلاعاتی از قبیل نقشه‌های نصب، تماس‌های اورژانسی در محل و موارد اضطراری، ثبت مهلت زمان باقی‌مانده و دیگر فعالیت‌های مهم است.
    در حالی‌که این دفترچه یادداشت جامع مهم است، تیم من می‌تواند محتویات اطلاعاتی آن را در کیف خود و یا ‌روی یک لپ‌تاپ در موارد مورد نیاز ذخیره کند.  البته این راهنما باید به طور مداوم قابل دسترسی باشد، یا ‌روی تلفن همراه و یا در تبلت.
    وقتی صحبت از انتصاب رهبر گروه به میان می‌آید، خانم شالتز حتی کمی رویکردی دقیق‌تر دارد و ابراز می‌کند: مدیر اجرایی غرفه من، قبل به عهده گرفتن مسئولیت کامل در چندین همایش عینا عملکردهای کلیدی من را کپی می‌کند.
    در جریان و مراحل کپی‌برداری تنها پیش‌بینی اتفاقات کفایت نمی‌کند بلکه مهم این است که اگر برنامه اول تعیین‌شده جوابگو نباشد باید برنامه جایگزین دوم از قبل روی میز باشد.
    و مهم اینکه در معرفی سوپروایزر به فروشنگان و گروه مدیریت و کلیه پرسنل که قرار است در آینده با او همکاری کنند، باید وقت کافی صرف کنید.
    در کنار این موارد، راهبر توصیه می‌کنند توجه دقیقی به آموزش کارکنان کلی داشته باشند. گاهی اوقات وقتی یک رهبر جدید تعیین می‌شود، کارکنان نسبت به نقش‌ها و مسئولیت‌های فردیشان کمی گیج می‌شوند. سپس، تیلمن برای ارائه وضوح بیشتر، برنامه‌های دقیق کارکنان را که شامل مسئولیت‌های شخصی برای هر کارمند شرکت‌کننده مشخص شده، در نمایشگاه معین می‌کند.
    او می‌گوید: «ما یک جلسه آموزش کارکنان اصلی را دو بار در سال برگزار می‌کنیم که در رابطه با مسئولیت‌های کلیدی، رفتارهای مورد انتظار و غیره است. جلسات، مسئولیت‌های مسئولان غرفه را پوشش می‌دهد و نقش کل تیم را باید انجام دهد. ما بر اهمیت ارتباطات در سراسر تیم تاکید می‌کنیم و در مورد سناریوهای خاص برای کمک به همه اعضا‌ فکر می‌کنیم‌.
    قبل از هر نمایش، من با کارکنان مربوطه برای بحث در مورد جزئیات مربوط به آن رویداد ملاقات می‌کنم‌ و به لطف جلسات آموزشی،اعضای تیم درک پایه‌ای از آنچه که از آنان انتظار می‌رود و چگونگی انجام مراحل پروژه را دارند. انتظارات من از آنها خارج از حیطه وظیفه آنها نیست.»

    مدیریت نمایشگاه
    به احتمال زیاد، مدیر نمایشگاه تضمین می کند که قطعات مورد نیاز به محل اجرا می رسد. و با فرض بر این که این  اتفاق حاصل میشود، پس از آن به دست کارکنان سایت می رسد،زمان آن است که بررسی کنند تا همه موجودی نمایشگاه وارد شده است، ساختار را احاطه کرده و بعد از نمایش همه چیز را به دفتر یا انبار خود منتقل کنند.
    برای اطمینان از اینکه کارکنان به خوبی از عهده این وظیفه بربیایند، لیست طویلی را برایشان ارسال می کند. این شامل لیستی از تمام اجزاء است که باید در جعبه ها، عکس هر قطعه، دستورالعمل ها و طرح های مونتاژ، راهنمایی های نوشتاری برای اجزای پیچیده، اطلاعات تماس نمایشگاه و اطلاعات مربوط به اینکه آیا سخت افزار نمایشگاه معمول است یا اینکه ممکن است برای جایگزینی از سخت افزار محلی تهیه شود.
    منابع دیگری از صفحات گسترده اکسل استفاده می کنند که فهرستی کامل از تمام عناصری است که باید در غرفه وارد شوند. کارکنان سایت می توانند به سرعت این برگه را در برابر محتویات جعبه بررسی کنند و هرگونه اختلاف را به او اطلاع دهند.
    اما تقریبا همه منابع از یک نوع سیستم عکاسی برای کمک به کارکنان نمایشگاه خود در محل استفاده می کنند و منجر به شناسایی قطعات می شوند، قطعات را به جعبه های مناسب خود برگردانده و به درستی سازماندهی می کنند. سوان می گوید: «گزینه نسبتا جالبی که اغلب من استفاده می کنم این است که عکس های پس از نصب را در داخل هر جعبه قرار میدهم. تصاویر باید بگونه ای باشد که علاوه بر اینکه تک تک قطعه ها بطور مجزا معرفی و مشخص میکند، چگونگی نصب آنها را نیز به وضوح نمایان کند.
    تیلمن در ادامه بیان میدارد: همواره به تمام اعضای تیم یادآوری میکنم که بلافاصله بعد از باز کردن جعبه ها از کلیه قطعه ها عکس بگیرند و از مطابقت موجودی آنها با تصاویر از قبل قرار داده شده اطمینان حاصل کنند.
    این نشان می دهد که از ابتدا هیچ چیز از دست نرفته است و پس از جمع آوری و انتقال مجموعه از نمایشگاه قبل، همه چیز در سر جای خود قرار دارند.
    علاوه بر این، اگر تصاویر با لیست موجود مطابقت نداشته باشد، ما فرصت کافی برای تهیه و رفع نقصان خواهیم داشت.
    هنگامی که تیم قطعات را باز کرده و راه اندازی می کند، مدیران اغلب توصیه می کنند که به طور مرتب چک کنید تا اطمینان حاصل شود که همه چیز در سمت و سوی برنامه پیش می رود.
    فیست می گوید: یکی از بزرگترین نگرانی های من همواره این است که آیا غرفه به طور صحیح هدایت می شود یا خیر.
    و آن اثبات کننده این حقیقت است که همه باید در یک جهت مشخص و مشترک حرکت کنیم و تنها به اینکه بر حسب تصادف قدم بر جای پای دیگری بگزاریم، اکتفا
    نکنیم.
    پس از مدت کوتاهی از راه اندازی،  با حضور خدمه در محل نمایش و محیط اطراف غرفه حضور پیدا میکنم و از اینکه تمامی اتصالات به درستی گنجانده شده است، اطمینان حاصل می کنم. بعضی اوقات نیز ضروری است تا علاوه بر قطعات معمول مورد نیاز، با تهیه لیستی و قرار دادن آن در محفظه ها و جعبه های قید شده از جمله لوازم اداری، تماس های اضطراری، کیت کمک های اولیه، کاغذ، قلم ها و موارد دیگر ذخیره شود تا در صورت نیاز زمان اعضای تیم برای تهیه آنها به هدر نرود و با همین پیش بینی های کوچک، روند گروه شما با بقیه متفاوت خواهد بود.

    برنامه ریزی دائم بر مرور وظایف
    پس از شروع کار برخی از مدیران برای هدایت اجرا از راه دور، بر صندلی خود تکیه داده و نفس راحتی میکشند و احساس میکنند که سختیهای کار دیگر تمام شده است. اما طبق دانسته ها و تجربیات متخصصین این حرفه، این نقطه شروع واقعی کار است. این مقطع از زمان، شروع تماس های مکرر و مرور بر روند جریان کار میباشد و باید نگاهی ریز بینانه بر تک تک حرکت اعضای تیم و حتی فعالییت های رقبا داشت.
    میتوانیم کلیه فعل و انفعالات اجرایی،تغییرات و تنظیمات، جهت بهبود نتیجه از طریق انلاین بحث و بررسی کنیم. حتی میشود یک قدم دیگر به پیش رفت و پس از نظارت کامل بر کارمندان اگر کوتاهی و نقصی در کارکرد افراد وجود داشت در بهترین حالت به او آموزش اضافه داد و در بدترین شکل از شرکت او در نمایشگاه بعدی ممانعت به عمل آید.

    اجرای مرور مراحل پس از اتمام نمایشگاه
    پس از اتمام نمایشگاه طبیعتا اکثریت اعضای تیم انتظار دارند تا به روند قبلی زندگی‌شان بازگردند ولی این قضیه برای مدیر همایش که از راه دور جریان را هدایت می‌کرده و حضور فیزیکی در غرفه نداشته، صدق نمی‌کند. بلکه باید کلیه بازخورد همایش را به‌طور دقیق مرور کند و فرصتی است تا برداشتی از شروع تا انتهای اجرا، حاصل کند. همچنین مقایسه بازخورد و هدف‌های از پیش تعیین‌شده شرکت مهیا می‌شود و بدین ترتیب از این نقد و بررسی می‌توان در برنامه‌های بعدی به نحو احسن استفاده کرد. در ضمن می‌توان درست پس از اتمام نمایشگاه، جلسه کوتاهی بر پا داشت و هر یک از پرسنل با ارائه انتقادات و نظراتشان در بهبود عملکردهای آینده تاثیری بسزا داشته باشند.
    در مرحله بعد می‌توان با رهبر منتصب شده تمامی اطلاعات شخصی و محرمانه را در میان گذاشت و با صلاحدید ایشان در صدد نگهداری و یا کنار گذاشتن کارمندان شرکت و حتی نوع رقابت با دیگر شرکت‌کنندگان به نتیجه‌گیری نهایی رسید.
    در آخر اینکه برگزاری نمایشگاه از راه دور در عین حال که بسیار دشوار و ریسک‌پذیرتر است، می‌تواند بهترین تجربه کاری شما به حساب بیاید و اگر نسخه‌هایی که به آن اشاره کردیم ‌در لیست اجرایی شما قرار بگیرد، بدون شک با موفقیت آن را به اتمام می‌رسانید.

    برچسب ها
    پورسعیدخلیلی
    دکه مطبوعات
    • ماهنامه نمایشگاه
    • نمایشگاه صنعت گاز
    • نمایشگاه تخصصی مبلمان منزل و دکوراسیون داخلی شیراز
    • نمایشگاه بین المللى پزشکی
    • نمایشگاه مبلمان شهری
    • شماره ۳۱ ماهنامه
    • ماشین
    • مبلمان
    • ماهنامه
    آخرین بروزرسانی ۲۴ روز پیش
    آرشیو
    آخرین اخبار

    دانلود با کیفیت