به گزارش پایگاه خبری «عصر نمایشگاه»، نوشتن یک گزارش پس از نمایشگاه کمی سخت، وقت‌گیر و گاهی اوقات آزاردهنده است. این گزارش عملکرد، یکی از مهم‌ترین اجزای برنامه نمایشگاهی شما نیز هست. در درجه اول باید اطلاعاتی در اختیار مدیریت قرار گیرد که نشان دهد برنامه نمایشگاهی بر اساس استراتژی، اهداف قابل اندازه‌گیری و افزایش سود خالص شرکت بوده است. دوم، گزارش موثر و مثبت بعد از نمایشگاه می‌تواند آینده حضور شرکت در نمایشگاه‌های آتی را نیز تضمین کند و به مدیریت اثبات شود که برگزاری نمایشگاه فقط یک هزینه بازاریابی نیست بلکه شیوه‌ای از سرمایه‌گذاری است که شرکت را ملزم به پرداخت سود سهام نمی‌کند. سوم، گزارش نمایشگاه مایه مباهات شما شده و در مورد دستاوردهای شرکت دید مثبتی ارائه می‌کند و موقعیت شما را از یک کارمند ساده تا یک بازاریاب استراتژیک بالا می‌برد. به علاوه، گزارش نمایشگاهی در بلندمدت زمانی که دوره آن در یک پروژه به انتها می‌رسد، لذت‌بخش است. اگر فکر می‌کنید که تاکنون هیچ گزارش نمایشگاهی ننوشته‌اید و نمی‌دانید آن را از کجا شروع کنید، نگران نباشید زیرا به آن دشواری که شما تصور می‌کنید نیست. با وجود اینکه هیچ الگویی برای نوشتن آن وجود ندارد، اما برخی اصول اولیه مانند اهداف استراتژیک و اهداف نمایشگاهی، نتایج قابل اندازه‌گیری، بودجه کلی و برنامه‌ریزی‌های بهبود عملکرد برای نگارش آن وجود دارد. در اینجا 10 بخش اصلی که باید در یک گزارش عملکرد نمایشگاهی گنجانده شود، ارائه شده است.

1-  خلاصه اجرایی
در بخش اول از گزارش عملکرد نمایشگاه شما باید به‌تنهایی خلاصه‌ای از تمام نمایشگاه را ذکر کنید. این مهم است که بدانید، این یک صفحه در مورد خلاصه برنامه‌های نمایشگاه تنها صفحه‌ای است که بعضی از مدیران می‌خوانند. بنابراین، این خلاصه باید شامل چکیده‌ای از اهداف و برنامه‌های شرکت قبل از نمایشگاه و نتایج به دست آمده پس از برگزاری نمایشگاه، تعداد سفارشات، اخبار و مصاحبه‌های تحلیلی، تاثیرات، مخاطبان آموزشی و هزینه‌ها همچنین شامل توصیه‌هایی برای بهبود آینده باشد. به دلیل کم بودن زمان مدیران خلاصه‌گویی سودمند خواهد بود.

2-  اهداف و مقاصد راهبردی
اگر اهداف قابل اندازه‌گیری، کمی و کیفی شرکت پیش از نمایشگاه و همچنین اهدافی که توسط مدیریت تایید شده است را نوشته باشید، نوشتن این بخش از گزارش برای شما آسان خواهد بود. نمونه‌هایی از اهداف نمایشگاهی عبارتند از جمع‌آوری سفارشات بالقوه، افزایش آگاهی برند، تنظیم پوشش رسانه‌ای و ایجاد روابط با مشتریان فعلی و آتی است. اگر معیارها ثابت کند که شما به اهداف و مقاصد خود دست یافته‌اید، می‌توانید نسبت به اعتباری که در نمایشگاه به دست آورده‌اید، افتخار کنید. اگر اهداف برآورده نشده نیز وجود داشت علت آن را توضیح دهید و در آخر تکنیک‌هایی را که می‌تواند اهداف برآورده نشده را تامین کند برای نمایشگاه بعدی ذکر کنید‌.

3- گزارش سفارشات فروش
در این بخش، گزارشی از انواع سفارشات مختلف جمع‌آوری شده در نمایشگاه، اطلاعات تماس برای فروش‌های آینده‌ و بازخورد کلی مخاطبان از دید کارکنان غرفه آورده می‌شود. بسته به اینکه در چه زمانی گزارش عملکرد نمایشگاه ارائه می‌شود، ممکن است اطلاعات دقیقی از میزان سفارشات در گزارش آورده نشود اما می‌توان برآوردی از میزان استقبال مخاطبان به محصولات شرکت در این بخش از گزارش عنوان کرد.
اول، تعداد کل سفارشات را شناسایی کنید. سپس آنها را بر اساس یک ارزیابی کیفی و بر اساس نوع چشم‌انداز (خریدار، فروشنده یا توزیع‌کننده و مشتری گذشته)، قدرت تصمیم‌گیری، نیاز و علاقه به تولیدات شما، زمان خرید، بودجه و میل به ارتباط بعد از نمایشگاه به دسته‌های‌ ‌B ،A و C طبقه‌بندی کنید. همه این معیارها به توانایی شرکت برای تبدیل‌کردن یک سفارش به فروش کمک می‌کند. واضح است که باید معیارهای خود را برای هر دسته‌بندی سفارش تعریف کرده و لیست تعداد سفارش‌های جمع‌آوری شده در هر یک از آن را در این بخش از گزارش ذکر کنید.
پس از آن، فرآیند پیگیری سفارشات برای هر دسته توضیح داده می‌شود و اینکه مثلا برای پیگیری‌های آتی چه باید کرد؟ یا چگونه می‌توانید مخاطبان نمایشگاهی خود را محاسبه و آنها را به خریدار تبدیل کنید؟
در نهایت، این بخش شامل اعداد اصلی مرتبط با سود خالص شرکت است که از طریق محاسبه هزینه هر سفارش به دست می‌آید؛ یعنی هزینه‌های مستقیم مشارکت در نمایشگاه تجاری بر میزان سفارش‌های جمع‌آوری شده، سود خالص شرکت از مشارکت در نمایشگاه را نشان می‌دهد. برای این بخش با مدیریت فروش برای تعیین این نسبت گفت‌وگو کنید و متوسط ارزش هر یک از فروش‌های بالقوه و دوره زمانی پیش‌بینی شده برای نهایی شدن آن را در این بخش ذکر کنید. سپس گزارش عملکرد نمایشگاهی شما شامل ارائه یک دیدگاه جهانی از ارزش سفارش‌های فروش خواهد بود.

4-  نتایج اخبار و رسانه
تمامی تحلیلگران مالی و صنعتی و خبرنگارانی که از غرفه شما بازدید کرده و در رویدادهای غرفه شما حضور داشتند را شناسایی کنید و با رابط مطبوعاتی یا مدیر روابط عمومی خود درباره آن گفت‌وگو کنید. سپس تعداد تعاملاتی که منجر به درج اخبار مطلوب در یک دوره زمانی خاص شده‌اند را در گزارش عملکرد نمایشگاه ذکر کنید و در صورت وجود اخبار مثبت چند مورد از آنها را به گزارش خود پیوست کنید.
هزینه‌های تبلیغاتی مورد نیاز برای رسیدن به این سطح از مخاطبان را محاسبه کنید. اگر یک روش تعیین‌شده برای اندازه‌گیری هزینه تبلیغاتی ندارید، با دفاتر مطبوعاتی تماس بگیرید و هزینه یک آگهی را جویا شوید و میزان سود خالص بعد از نمایشگاه را با هزینه‌های تبلیغاتی مقایسه کنید.

5- تاثیرات نمایشگاه
یک شرح مختصر و ارزیابی از نمایشگاه با توجه به جایگاه هر کدام از 4 محتوای زیر به همراه عکس در این بخش بنویسید:
خواص نمایشگاه: ارزیابی کنید آیا نمایش شما کاربردی بوده یا برای رسیدن به اهداف و مقاصد شما کمک کرده است؟ آیا شرایط و تاثیر نمایشگاهی شما با تصویری که شرکت در نظر گرفته بود، مطابقت داشت؟ به تغییرات لازم توجه داشته باشید. همچنین هرگونه مسئله امنیتی، از جمله جاسوسی شرکت‌های بزرگ، شناسایی رقبا یا سرقت‌هایی که در طول نمایش اتفاق افتاده را گزارش کنید. در نهایت راه‌هایی را که می‌توانید برای جلوگیری از آن مشکلات انجام دهید، ذکر کنید.
نمایش محصولات: توضیح دهید چگونه شرکت‌کنندگان با محصولات تعامل داشتند. چگونه محصولات نمایش داده شدند؟ بازدیدکنندگان می‌توانستند محصولات متفاوت یا ردیف محصولات را از فاصله دور شناسایی کنند؟ علامت‌ها با اطلاعات دقیق آنها مانند قیمت یا مشخصات، در جایگاه مناسب نسبت به هر محصول قرار داشتند؟ اطلاعات ضروری مثل مشکلات محصول و شیوه‌های تعمیر یا تعویض آنها در دموی محصول وجود داشت؟
موقعیت طبقه، غرفه‌آرایی‌ و جریان ترافیک: آیا موقعیت غرفه از نظر بازدیدکنندگان مناسب بود؟ آیا مساحت غرفه این امکان را به بازدیدکنندگان می‌داد که به آن وارد شده و با کارکنان غرفه به اندازه کافی در مورد محصولات صحبت کنند؟ گزارش دهید که آیا طرح غرفه در نمایشگاه در معرض دید بازدیدکنندگان بود و آیا مسیر برای بازدیدکنندگان مشخص بود یا از زمان ورود به غرفه دچار سردرگمی می‌شدند؟
گرافیک: آیا گرافیک از فاصله 50 فوتی بازدیدکنندگان را به سمت غرفه شما جذب می‌کرد؟ یا از راهروها به طور مستقیم به سمت غرفه شما هدایت می‌شدند؟ آیا پیام گرافیکی شما، پیشنهاد فروش منحصر‌به‌فرد شرکت را مشخص می‌کرد؟ همچنین گنجاندن پرسش‌های متداول در گرافیک آینده طراحی غرفه را نیز در پایان باید ذکر کنید.

6- هدایای تبلیغاتی و فعالیت‌های نمایشگاهی
اثربخشی هر یک از برنامه‌های تبلیغاتی و حامیان مالی قبل، در زمان برگزاری و بعد از نمایشگاه بررسی شود. این تجزیه و تحلیل می‌تواند از دو طریق باشد: اول تخمین تعداد شرکت‌کنندگانی که پیش از نمایشگاه برای دریافت هدیه تبلیغاتی به شما نامه داده‌اند و بعد میزان بازخورد اصحاب رسانه درنشست مطبوعاتی مشخص شود.
یک خلاصه از نوع، مدت و تعداد جلسات یا پرزنت‌های ارائه شده در غرفه شامل تعداد کل شرکت‌کنندگان ارائه کنید. هر رویداد جانبی، مانند پذیرایی، شام قدردانی از مشتری، رویدادهای شبکه‌ای، سرگرمی، رویدادهای اسپانسرها، آموزش‌های ارائه‌شده به مشتری یا فروشنده، جلسات کنفرانس حامیان مالی، مشارکت کارکنان شرکت‌ یا مشتریان کلیدی در سمینارهای کنفرانس را گزارش کنید.

7 - کارکنان غرفه
میزان اثر‌بخشی کارکنان غرفه خود را ارزیابی  کنید. از این راه می‌توانید کیفیت نمایشگاه‌های بعدی خود را افزایش دهید. بر این اساس جزئیات زیر را در مورد کارکنان غرفه تجزیه و تحلیل کنید:
تعداد کارمندان: آیا شما در ساعات راه‌اندازی و زمان نمایشگاه از تعداد کافی (یا بیش از حد) کارمند در غرفه برخوردار بودید؟ در مورد نیروی انسانی در نمایشگاه آینده توصیه‌هایی را ارائه کنید.
آموزش‌های قبل از نمایشگاه: موارد آموزشی کارکنان غرفه خود را در چارچوب‌های اصلی مثل استراتژی شرکت، دانش محصول، پذیرش غرفه و تدارکات بررسی کنید. آیا میزان آموزش کارکنان برای افزایش درک آنها از اهداف شرکت و رفتار حضور در غرفه موثر بود؟ اگر نه، چه تغییراتی باید قبل از شروع نمایشگاه بعدی برای آموزش کارکنان صورت گیرد؟
عملکرد کارکنان: بهره‌وری و اثربخشی کارکنان خود را با ذکر نام موثرترین فرد تعیین کنید. هرگونه مشکل با کارکنان خود، مانند بهره‌وری پایین، تاخیر و غیبت، مسائل روحی و غیره را ذکر کنید.

8 -تحلیل رقبا
این بخش شامل خلاصه‌ای در مورد چگونگی حضور شرکت شما در برابر رقیبان حاضر در طبقه نمایشگاهی شماست. اگر شما یکی از کارکنان نمایشگاه خود را برای رصد فعالیت‌های رقبای خود در نمایشگاه اختصاص دهید، یک تحلیل رقابتی جامع از عملکرد رقبای شما، حضور نمایشگاهی، کیت‌های مطبوعات‌ و برنامه‌های آنها می‌توانید داشته باشید و در گزارش خود منعکس کنید و یک کپی از آن گزارش را به گزارش نمایشگاهی خود پیوست کنید.

9 - بودجه
یک مقایسه از بودجه تخمینی خود نسبت به سرمایه‌گذاری نهایی در نمایشگاه تجاری ارائه کنید. به همه چیزهایی که برای کاهش هزینه‌ها انجام داده‌اید، اشاره کنید. اگر شما بیش از بودجه هزینه کرده‌اید، توضیح دهید چه عواملی باعث شدند که بیش از بودجه مورد نیاز و تعریف‌شده برای نمایشگاه هزینه کنید و در نهایت پیشنهادهای خود برای جلوگیری از افزایش هزینه‌های نمایشگاهی در آینده را نیز ارائه کنید.

10- نتیجه‌گیری
در این بخش باید نمایشگاه را در چارچوب برنامه کلی نمایشگاه تجاری با در نظر گرفتن هر دو بعد پیش و بعد از نمایشگاه قرار دهید. در صورت امکان، یک مقایسه سال به سال نسبت به نتایج به دست آمده از نمایشگاه سال گذشته ارائه دهید. تاکید کنید که آیا این دوره نمایشگاه نسبت به دور گذشته قوی‌تر یا ضعیف‌تر بوده و علت آن چه بوده است. از میان نمایشگاه‌های دیگر به خود رتبه بدهید که به چه میزان به اهداف و مقاصد خود دست یافته‌اید.
در نهایت در مورد آنچه می‌خواهید ادامه دهید و آنچه برای بهبود و پیشبرد برنامه‌های نمایشگاه تجاری خود نیاز دارید، به طور کلی ذکر کنید. قسمت ساده گزارش برجسته کردن موفقیت‌های کسب شده از نمایشگاه است و هرگز از ابراز کاستی‌های موجود در گزارش نمایشگاهی خود نترسید.
یک ضرب‌المثل قدیمی هست که می‌گوید: اگر از کاستی‌های گذشته درس نگیرید، ناچار به تکرار اشتباهات خود می‌شوید.