به گزارش پایگاه خبری «عصر نمایشگاه»، پل پرنس، مدیر خدمات نمایشگاه در انجمن ملی کالاهای ورزشی می‌گوید: «قوانین بنیادی باید در کلیه نمایشگاه‌ها مشابه بمانند در غیر این صورت هزینه‌های پیگیری قوانین را بر غرفه‌داران تحمیل می‌کند. بسیاری از غرفه‌داران هر ساله در چندین نمایشگاه شرکت می‌کنند. اگر قوانین در هر نمایشگاهی به شدت متفاوت باشد، بار مالی بر غرفه‌داران وارد می‌کند و جایی در این مسیر از شرکت در نمایشگاه منصرف می‌شوند. این یکسانی قوانین به نمایشگاه‌ها کمک می‌کند تا حدممکن از  استانداردهای صنعت پیروی کنند.» بخش عمده قوانین نمایشگاه معمولا به ساخت غرفه مربوط می‌شود. بخش مهم دیگری از قوانین نمایشگاه مبتنی بر الزامات قانونی و قوانین اتحادیه‌ها و ساخت و ساز است. مثلا یک مرکز نمایشگاهی از غرفه‌داران نمایشگاه گل و گیاه می‌خواهد که در تمام طول رویداد گیاهان را مرطوب نگه دارند در حالی که مرکز نمایشگاهی دیگر چنین الزامی را قید نمی‌کند. پس برگزار‌کننده یک گزینه دارد: قوانین نمایشگاه را صرف نظر از مرکز نمایشگاهی به شکلی یکسان حفظ کند ‌یا متناسب با هر مرکز نمایشگاهی این قوانین را تغییر دهد.
قوانین دیگر معمولا در طول زمان ایجاد می‌شوند و بر اساس مشکلاتی هستند که در سالن نمایشگاه ظاهر می‌شوند. خود غرفه‌داران می‌توانند منبع قوانین جدید باشند، به خصوص در مورد نمایشگاه‌هایی که کمیته مشاوره غرفه‌دار دارند.
نشر قوانین
به دنبال تغییر قوانین، باید غرفه‌داران متعاقبا مطلع شوند. اکثر مدیران نمایشگاه کاری بیش از افزودن فهرست مقررات جدید در دستورالعمل غرفه‌دار انجام می‌دهند، زیرا غرفه‌داران قدیمی معمولا لزومی به خواندن دستورالعمل‌ها نمی‌بینند. مدیران نمایشگاه معمولا نامه‌ای ارسال می‌کنند که قوانین جدید را تشریح می‌کند؛ چه تحت عنوانی جداگانه و چه همراه با راهنمای غرفه‌دار. همچنین ممکن است برای جلب توجه نسبت به تغییرات از رنگی متمایز استفاده کنند. هنگامی که قوانین ارسال می‌شوند به‌ندرت تغییر می‌کنند. بولتن غرفه‌دار می‌تواند به انتشار و آگاهی از این تغییرات کمک کند و اغلب بیشتر از کتابچه راهنما خواننده دارد. تغییر مهم را می‌توان در صفحه اول در یک کادر قرار داد و در چاپ‌های بعدی نیز در همان محل حفظ کرد.
گاهی نیز تماس‌های تلفنی شخصی صورت می‌گیرد یا از طریق نمابر اطلاع‌رسانی انجام می‌شود. اگر تغییر قوانین به خروج کالاها مربوط باشد، طی دوره نمایشگاه این تغییرات به اطلاع تمامی غرفه‌ها می‌رسد. منظور‌کردن قوانین در دستور جلسه پیش از نمایشگاه غرفه‌دار نیز مفید است. بحث در‌باره قوانین به غرفه‌داران امکان می‌دهد تا منطق موجود در این تغییرات را درک کنند حتی اگر از آن ناخوشنود باشند.
مدیران نمایشگاه پیوسته با تخطی از قوانین روبه‌رو می‌شوند. میزان پایبندی آنها به قوانین در هر موقعیتی متفاوت است. مثلا بسیاری از نمایشگاه‌ها از ورود کودکان به سالن‌های نمایشگاهی ممانعت می‌ورزند. با این وجود هر ساله بسیاری از مردم یا آن را نادیده می‌گیرند یا فکر می‌کنند که می‌توانند قوانین را زیرپا بگذارند. اکثر مدیران نمایشگاه در مورد قوانین قاطع  هستند. اما گاهی اجازه می‌دهند که مثلا کالای نمایشگاهی 20 سانتی‌متر از راهرو بیرون بزند.
هنگامی که تخطی از قوانین، بیمه را متوجه خود سازد یا تهدیدی برای روابط با یک اتحادیه باشد، مدیران نمایشگاه هیچ‌گونه سهل‌انگاری را نمی‌پذیرند. در برخی‌ موارد نیز انعطاف‌پذیر هستند. پرنس می‌گوید: «این یک فعالیت تجاری با مردم است. شما همیشه سعی می‌کنید که با مردم کار کنید. اگر همسایه‌های یک غرفه‌دار شکایتی نداشته باشند، سر وصدای غرفه‌دار مذبور ناقض مقررات نیست. اما اگر احساس کنیم که چیزی در دوره نصب و برپایی غرفه می‌تواند مشکل‌ساز باشد، به غرفه‌دار اخطار می‌دهیم که این نوع غرفه نقض قوانین است. سپس راه‌هایی برای اصلاح موقعیت پیشنهاد می‌کنیم. یا بسته به نوع مشکل، پیشنهاد می‌کنیم که با غرفه‌داران همسایه مذاکره کند. اگر از نظر آنها مشکلی وجود نداشته باشد از نظر ما هم مشکلی نیست.»
گاهی مدیران نمایشگاه با تلفیق موادی در قوانین به نوعی انعطاف‌پذیری ایجاد می‌کنند. مثلا شرکت نمایشگاهی NSGA که قوانین مربوط به تقویت صدا دارد، سیستم صوتی هر غرفه‌دار را در خطی جداگانه قرار می‌دهد که در صورت افزایش میزان صدا از حد مجاز، می‌تواند صدای آن غرفه را قطع کند. این شرکت تکنیسین صوت دارد تا طی ورود کالا‌ها با غرفه‌داران ملاقات کند. او به اعلان‌های تبلیغاتی آنها گوش می‌کند، سطوح صوتی را اندازه می‌گیرد و با غرفه‌داران همکاری می‌کند تا بلندگوها را به نحوی قرار دهند که در محدوده غرفه خودشان عمل کنند. تلفیق تهدید و مساعدت به این شرکت کمک می‌کند تا از نقض قوانین جلوگیری کنند.
قوانین و مقررات مشترک
فهرست ذیل شامل قوانین و مقرراتی است که در طیف وسیعی از نمایشگاه‌ها مشترک است. در برخی از موارد، برای نشان دادن روش‌های مختلفی که توسط مدیران نمایشگاه برای مقابله با مشکلات به کار می‌روند، چند قانون مغایر معرفی می‌شود. قوانین و مقررات خاصی که منحصر به برخی ‌صنایع هستند در اینجا منظور نمی‌شوند‌ و این فهرست می‌تواند دوبرابر تعداد قوانینی باشد که توسط برخی ‌مدیران نمایشگاه به کار می‌روند اما از طرفی ممکن است تنها نیمی از قوانین برخی دیگر از نمایشگاه‌ها باشد‌. مثلا برخی از راهنماهای غرفه‌دار کل صفحه را به خدمات ایمنی، غذا و نوشیدنی و مقررات اتحادیه‌های محلی اختصاص می‌دهند.
غرفه‌های مجاز
• شرکتی که کلیه هزینه‌های نمایشگاهی را پرداخت می‌کند، مجوز غرفه را دریافت می‌کند و اجاره ثانوی یا شراکت فضا با فعالیت تجاری با شرکت دیگر، تنها در صورت تایید مدیریت نمایشگاه، مجاز است.
• محصولات و خدمات باید با صنعت مورد نظر مرتبط باشند.
• محصولات و خدمات ارائه‌شده باید مواردی باشند که توسط خود غرفه‌دار ساخته یا ارائه می‌شوند.
• غرفه‌دار می‌تواند کالاهای چند شرکت یا مشتری را در غرفه نمایشگاهی استاندارد خود به نمایش بگذارد.
• اگر غرفه‌دار توزیع‌کننده یک محصول باشد، باید توزیع‌کننده انحصاری باشد.
• غرفه‌دار نمی‌تواند محصولی را نمایش دهد یا برای کالایی تبلیغ کند که به حقوق علامت تجاری ثبت شده، کپی‌رایت یا حق انحصاری شرکت دیگر تجاوز می‌کند.
ساخت غرفه
• به طور کلی، برای غرفه‌های جزیره‌ای، شبه‌جزیره‌ای، پیرامونی و غرفه‌های استاندارد ردیفی، قوانین متفاوتی اعمال می‌شود. اما اکثر مدیران نمایشگاهی الزام می‌دارند که غرفه‌ها ارتفاع و دیگر استانداردهای تعیین‌شده توسط سازمان‌های صنعتی نظیر IAEE را رعایت کنند.
• ارتفاع دیوار پشتی غرفه نباید از X متر بیشتر باشد، از جمله تابلوها، پایه‌های پروژکتور و دیگر اقلام نمایشی.
• ارتفاع دیوارهای جانبی باید کمتر از X متر باشند و نباید X  متر از دیوار پشتی بلندتر باشند.
• ساخت و سازهایی در دو طرف غرفه‌ها که از رسیدن نور به غرفه‌های مجاور جلوگیری می‌کنند ممنوع است. ادوات نمایشی بالغ بر X  متر ارتفاع و در محدودةX  متری غرفه مجاور باید فقط در نیمة پشتی غرفه قرار بگیرند.
• قسمت‌های باز یا نیمه‌تمام و قابل رویت غرفه‌ها باید پوشانده شوند به نحوی که برای غرفه‌داران دیگر منظره‌ای بد یا مزاحمت به وجود نیاورند.
• دیواره نگه‌دارنده با ارتفاع بیش از X متر، نباید لوگوی غرفه‌دار یا هر نوع علائم تجاری دیگری را نمایش دهد تا به حقوق غرفه‌های مجاور تجاوز نشود.
• غرفه‌های دو‌طبقه مجاز نیستند.
• سقف غرفه می‌تواند توسط یک حائل عمودی تقویت و نگهداری شود که ضخامت آن در هر گوشه غرفه از X سانتی‌متر بیشتر نیست. حائل‌های عمومی که کاملا تزیینی هستند، مجاز نیستند.
• روی ستون‌ها، دیوارها، کف و بخش‌های دیگر ساختمان نباید از میخ، پونز، نوارچسب، برچسب و اقلام مشابه استفاده شود.
• غرفه‌داران نمی‌توانند از رنگ، جلا و مواد مشابه دیگر در ساختمان، ستون‌ها، کف یا تجهیزات غرفه استفاده کنند.
• کف سالن‌ها باید در برابر چکیدن روغن و دیگر مواد مشابه محافظت شود.
علائم، تابلوها و بالون‌ها و غیره
• غرفه‌داران نمی‌توانند هیچ‌گونه تابلو، پارتیشن، قفسه‌بندی و سازه‌های مشابهی را به کار ببرند که با کف زمین بیشتر از X  متر فاصله دارند.
• حداکثر اندازه هر نوع تابلو نباید بیشتر از X متر مربع باشد.
• همه تابلوها باید بدون پایه باشند. هیچ تابلویی نباید از سقف آویزان باشد یا بین تیرک‌ها بسته شود.
• تابلوها باید به شکلی تخصصی ساخته شوند.
• هیچ نوع پرچمی نباید استفاده شود مگر مدیریت نمایشگاه آن را تایید کرده باشد.
• تحت هیچ شرایطی پرچم‌ها یا تابلو‌های معلق مجاز به استفاده در سالن نمایشگاهی نیستند.
• هیچ تابلویی نباید خارج از محدوده غرفه، در راهروها‌، سرسراها یا درگاه‌ها قرار بگیرد.
• استفاده از بالن‌های هلیومی در ساختمان مجاز نیست.
برپایی و جمع‌آوری
• هر نوع فضای نمایشگاهی اشغال‌نشده یا بدون مدعی تا X ساعت قبل زمان افتتاح نمایشگاه، بدون بازپرداخت پول، قابل فروش مجدد یا فسخ قرارداد است.
• نصب غرفه‌ها باید تا ساعت افتتاح نمایشگاه تکمیل شده باشد.
• تا قبل  از پایان نمایشگاه، غرفه‌دار مجاز به جمع‌آوری هیچ قسمت از غرفه خود نیست.
اجازه ورود
• ورود به سالن نمایشگاه تنها برای بزرگسالان صنعت مربوطه مجاز است.
• کودکان زیر X سال تحت هیچ شرایطی مجاز نیستند تا وارد سالن نمایشگاه شوند.
• همه غرفه‌داران و بازدیدکنندگان باید در تمام طول مدت نمایشگاه از کارت شناسایی استفاده کنند.
• کارت‌های شناسایی جزو اموال مدیریت نمایشگاه هستند و قابل انتقال نیستند.
• غرفه‌دارانی با کارت‌های شناسایی صحیح مجاز خواهند بود تا هر روز یک ساعت قبل از افتتاح نمایشگاه وارد سالن نمایشگاهی شوند و غروب‌ها تا یک ساعت بعد از پایان کار نمایشگاه در سالن بمانند.
• مهمانان مجاز نخواهند بود که تحت هیچ شرایطی طی ساعات غیر‌نمایشگاهی در سالن‌های نمایشگاه حضور داشته باشند.
انبارش
•غرفه‌داران نمی‌توانند طی برگزاری نمایشگاه جعبه‌ها و صندوق‌ها را در غرفه خود انبار کنند. این اقلام باید به طور صحیح علامت‌گذاری شوند. سپس در انبار قرار خواهند گرفت و بعد از نمایشگاه توسط پیمانکار خدماتی به غرفه برگردانده خواهند شد.
• غرفه‌داران نمی‌توانند کارتن‌ها، مطالب چاپی و اقلام مشابه را پشت غرفه‌های خود نگهداری کنند.
• مطالب چاپی اضافی و اقلام مشابه دیگر باید در منطقه‌ای نگهداری شوند که خصوصا برای این منظور توسط مدیریت نمایشگاه تعیین شده است.
• صندوق‌ها، جعبه‌ها و دیگر اقلام نمایشگاهی مطالبه نشده توسط غرفه‌دار، بعد از نمایشگاه به هزینه غرفه‌دار خارج خواهند شد.
فعالیت در غرفه
• یک نماینده واجد شرایط شرکت باید در تمام طول ساعات نمایشگاه در غرفه حضور داشته باشد.
• کلیه غرفه‌ها باید در تمام طول مدت افتتاح نمایشگاه باز باشند و در باقی اوقات بسته بمانند.
• غرفه‌دار باید نظافت غرفه را رعایت کند.
• کلیه نمایش‌ها‌ و فعالیت‌ها باید به غرفه مربوطه منحصر و محدود شوند.
• راهروها در هیچ شرایطی نباید مسدود شوند. غرفه‌داران باید از انجام هر نوع فعالیتی که منجر به ازدحام ترافیک راهرو می‌شود، خودداری کنند.
• چرخ دستی و دیگر وسایل مشابه، غیر از وسایل نقلیه مربوط به معلولین جسمی‌، مجاز نیستند که طی ساعات کار نمایشگاه در سالن‌های نمایشگاه باشند.
• صندوق‌ها، کارتن‌ها یا هر نوع وسیله بسته‌بندی نباید طی ساعات کار نمایشگاه وارد یا خارج محوطه نمایشگاه شوند.
• استفاده از ادوات صوتی، بلندگو، بلندگوی دستی، روش‌های ناشایست و خارج از موضوع برای جلب توجه ممنوع است.
• غرفه‌های دارای آلات موسیقی، تجهیزات تولید صوت یا هر نوع دستگاهی که ایجاد سر و صدا می‌کند باید قبلا از مدیریت نمایشگاه مجوز لازم را کسب کنند و باید به نحوی عمل کنند که مزاحم غرفه‌داران مجاور و ارباب رجوع‌های آنها نشوند. 
• غرفه‌دارانی که از نمایش‌های تفریحی زنده در غرفه خود استفاده می‌کنند باید نقشه تصویری آن را تسلیم کنند که موقعیت مکانی صحنه، تجهیزات صوتی و محوطه مخاطب را نشان می‌دهد. این نقشه قبل از برگزاری نمایشگاه باید به تایید مدیریت نمایشگاه برسد.
• غرفه‌داران مجاز نیستند تا سیستم‌های تقویت صدا را در سطحی بیشتر از X دسی‌بل که بالاتر از سطح صدای محیط است، در غرفه خود به کار ببرند.
• استفاده از موسیقی‌های دارای حق کپی‌رایت بدون مجوز مناسب مجاز نیست.
• غرفه‌داران مجاز نیستند که طی ساعات رسمی کار نمایشگاه نقش‌های اجتماعی ایفا کنند. غرفه‌داران نمی‌توانند اسپانسر یا میزبان هیچ نوع رویداد فرعی که خریداران را طی ساعات نمایشگاهی جلب می‌کند، در سالن نمایشگاه باشند.
پرسنل غرفه
• همه کارکنان غرفه باید کارمندان تمام وقت غرفه‌دار باشند یا باید برای طول مدت نمایشگاه استخدام شده باشند.
• هیچ یک از غرفه‌داران یا پرسنل آنها نباید به نحوی رفتار کنند که توهینی نسبت به اصول اجتماعی تلقی شود.
• همه غرفه‌داران و نمایندگان آنها از جمله مدل‌ها یا نمایش‌دهندگان باید ملبس به جامه مناسب و موقر باشند. پوشاک ناپسند‌ و بیش از حد کوتاه و باز مجاز نیست.
• مدل‌های مورد استفاده غرفه‌داران باید در فضای اختصاصی غرفه‌دار بمانند. آنها نباید در فضاهای عمومی، راهروها یا نواحی ثبت نام حرکت کنند.
• پرسنل غرفه نمی‌توانند بدون اجازه وارد فضای غرفه دیگر غرفه‌داران شوند.
• هیچ‌کس در هیچ زمان نمی‌تواند وارد فضای غرفه‌ای شود که بدون پرسنل است.
فعالیت‌های فروش و تبلیغات
• غرفه‌داران نباید محصولاتی را به فروش برسانند که در نمایشگاه تحویل داده می‌شود.
• خرده‌فروشی در پیشخوان نمایشگاه مجاز نیست.
• تبادل پول در سالن نمایشگاه اکیدا ممنوع است.
• فروش کالاهای نمونه ممنوع است مگر برای خریداران تجاری واجد شرایط جهت فروش مجدد.
• اگر اقلامی بفروشید که با دست قابل حمل هستند، مشتری باید صورت‌حساب دریافت کند که هنگام خروج از سالن نمایشگاه مدرکی دال بر مالکیت محسوب می‌شود.
• اشانتیون‌ها، مجلات، کالاها و یادگاری‌ها باید فقط در محدودة غرفه غرفه‌دار توزیع شوند.
• هرگاه توزیع نمونه‌ها و اقلام دیگر موجب انسداد راهرو شود و برای غرفه‌داران مجاور مزاحمت ایجاد کند، غرفه‌دار ملزم است که  انجام این فعالیت‌ها را متوقف سازد.
• استفاده از هر نوع ساک خرید باید قبل از برگزاری نمایشگاه مورد تایید مدیریت نمایشگاه قرار بگیرد.
• غرفه‌داران نباید اجناس یا اقلام چاپی را در محوطه‌های ثبت‌نام‌، اتاق‌های کنفرانس، سالن استراحت یا دیگر بخش‌های مرکز نمایشگاهی بگذارند.
• غرفه‌داران نباید بدون اخذ مجوز از مدیریت نمایشگاه مبادرت به توزیع هر نوع مطلبی در هتل مرکز نمایشگاهی کنند.
• غرفه‌داران نباید هیچ نوع برچسبی را به کارت شناسایی بازدیدکننده ضمیمه کنند.
• توزیع برچسب‌های تبلیغاتی ممنوع است.
• مسابقات باید عاری از هر نوع الزام و تعهدی از جانب برنده باشد؛ برنده جایزه نباید ملزم باشد که قبل از وصول جایزه‌، کالا یا خدماتی را سفارش دهد.
• قرعه‌کشی‌هایی که مستلزم حضور بازدیدکنندگان نمایشگاه در محل و زمانی خاص است، مجاز نیست.
عکس و فیلمبرداری
• عکسبرداری در سالن نمایشگاه اکیدا ممنوع است به جز در مورد عکسبرداری از غرفه .
• غرفه‌دار مجاز نیست که از غرفه یا کالاهای غرفه‌داران دیگر فیلمبرداری یا عکسبرداری کند.
• هیچ‌کس مجاز نیست که بدون موافقت کتبی مدیریت نمایشگاه از جلسات، سمینارها و رویدادهای دیگر فیلمبرداری یا صدابرداری کند.
پیروی از قوانین
• غرفه‌دار باید از قوانین و مقررات و احکام کشور، استان و شهر پیروی کند و از قوانین واحدهای نیروی انتظامی و آتش‌نشانی تبعیت کند.
• استفاده از محصولات و مواد قابل اشتعال مجاز نیست.
• همه جعبه‌ها و مواد بسته‌بندی، کاغذ کادو و پوشال‌ها باید از سالن خارج شوند و نباید زیر میز یا پشت غرفه‌ها نگهداری شوند.
• کلیه پارچه‌های تزیینی نظیر روبان، پارچه‌های کتانی و مخمل باید مطابق با قوانین آتش‌نشانی نسبت به حریق مقاوم باشند.
• پرده‌ها نباید کف زمین را بپوشانند.
• کلیه اجسام و مایعات قابل اشتعال باید در ظروف محافظ نگهداری شوند.
• تانک‌های اکسیژن و شعله‌های باز بدون مجوز از مرکز نمایشگاهی و واحد آتش‌نشانی محل مجاز نیستند.
• جعبه‌های اخطار حریق سالن نمایشگاه نباید مسدود شوند.
• کلیه خروجی‌های حریق و علائم خروج اضطراری باید در تمام مدت عاری از مانع باشند و به وضوح خوانده شوند.
• تجهیزات برقی و سیم‌پیچی‌ها باید مطابق با قوانین برق منطقه‌ای و کشوری باشند.
• هر بخش از ماشین‌آلات نمایشی که قطعات متحرک دارند باید به نحوی مناسب مهار شوند تا به عامه مردم آسیب نرسد.
بیمه
• کلیه غرفه‌داران و پیمانکاران غرفه‌آرایی آنها باید بیمه معتبر داشته باشند.
• غرفه‌دار باید برای کل دوره برگزاری نمایشگاه بیمه کامل داشته باشد، از جمله بیمه ورود و خروج کالاها.
• غرفه‌دار باید مجوزها و قراردادهای معتبر برای آسیب وارده برای هر نفر به میزان حداقل X دلار و برای آسیب به اموال حداقل X دلار را متعهد شود.
• گواهی بیمه باید به مدیریت نمایشگاه تسلیم شود.

* نویسنده: جنی تزار