به گزارش پایگاه خبری «عصر نمایشگاه»، در اینجا 8 مورد برای کمک به شما به منظور نظم‌دادن به هزینه‌ها بدون خذف کردن مشوق‌ها آورده شده است.
کندی آدامز
هرگاه مشتری از من درباره جدید‌ترین هدایای تبلیغی در نمایشگاه‌های تجاری سوالی می‌پرسد، من شانه‌هایم را بالا می‌اندازم. بلافاصله این سوال مرتبط را می‌پرسم: «می‌خواهید با جوایز خود چه کار کنید؟» هر کالای تبلیغاتی که هدفی ندارد، هزینه‌ای بی‌خود است.
هرچه که آنها را می‌نامید -کالا‌های تبلیغاتی، «اشانتیون»، یا اجسام تزئینی- هدایا‌ و یا هر چیز دیگری که بودجه نمایشگاه خود را صرف آن می‌کنید، باید ارزش این هزینه را داشته باشد و بازدهی واقعی قابل توجهی را عاید سرمایه‌گذاری شما کند. حتی قبل از اینکه کاتالوگ‌ها و وب‌سایت‌هایی را که سرشار از برندهای تبلیغاتی هستند ببینند، استراتژی خود را در مورد آنها تعیین کنید و تشریح کنید که این اقلام چه تناسبی با برنامه تبلیغاتی شما دارند. برای مثال، آیا هدف شما این است که از بازدیدکنندگان به خاطر وقتی که برای تماشای غرفه و محصولات نمونه شما صرف کردند تقدیر و تشکر کنید، یا اینکه برای شناساندن برندتان لوگوی خود را در همه جای نمایشگاه در معرض دید قرار دهید، و یا در میز تعبیه شده برای دریافت هدایای تبلیغاتی فضایی را ایجاد کنید که مشتریان زمانی که تصمیم به خرید گرفتند شرکت شما را به یاد داشته باشند؟
اگر تصمیم گرفتید که هدایای تبلیغاتی را به نحوی انتخاب کنید که به اهداف خود در نمایشگاه برسید، از این 8 مورد برای صرفه‌جویی در هزینه و برنامه‌ریزی برای هزینه‌های پنهان استفاده کنید.
1. سفارش زودهنگام‌
خرید اقلام تبلیغاتی خود را به دقیقه 90 واگذار نکنید تا مجبور باشید هزینه مازاد خرید آخر وقت را بپردازید، ضمن اینکه هزینه ارسال سریع کالاها نیز ممکن است هزینه‌های شما را بیش از دو برابر کند. من سعی می‌کنم حدود یک ماه قبل اقلام مورد نیاز خود را سفارش دهم، که معمولا زمان کافی در اختیار فروشنده می‌گذارد تا موجودی کالا را چک کند، نمونه کار را ارسال کند تا ببینم که پیام تبلیغاتی یا لوگوی شرکتم چگونه به نظر می‌آید، اقلام را تولید کند‌ و در نهایت آنها را برایم ارسال کند. این رویه برای هرچیزی که آرم شرکت‌تان را داراست کاربرد دارد، از لباس‌های کارکنان غرفه تا فلش درایوهای حاوی بسته رسانه‌ای. سفارش زودهنگام این فرصت را به شما می‌دهد که اگر اقلام درخواستی در انبار موجود نبود، موارد دیگری را با دقت انتخاب کنید.
2. به صورت عمده خرید کنید‌
 به عنوان یک قانون کلی، خرید حجم بالایی از کالاهای تبلیغاتی هزینه واحد محصول را کاهش خواهد داد. به عنوان مثال، سفارش 144 پیراهن آستین بلند به جای 24 عدد قیمت هر پیراهن را از 38 دلار به 28 دلار کاهش خواهد داد. کل برنامه نمایشگاهی یا کل کمپین بازاریابی خود را برای یک سال در نظر بگیرید‌ و میزان هدایای تبلیغاتی مورد نیاز را تخمین بزنید تا بتوانید به طور عمده خرید کنید. اکثر فروشندگان قیمت را براساس میزان تقاضای شما اعلام می‌کنند، اما حتما بپرسید که در صورت سفارش چه تعدادی قیمت کاهش می‌یابد و مقدار کاهش چقدر است ؛ این تعداد تحت عنوان «شکست قیمت» یا «نقطه شکست» نامیده می‌شود. ممکن است ارزش این را داشته باشد که میزان سفارش خود را بالا ببرید تا بتوانید تخفیف بیشتری بگیرید.
3. از چند جا قیمت بگیرید
 من اختلاف زیادی در قیمت کالاهای تبلیغاتی مختلف مشاهده کرده‌ام، بنابراین قبل از خرید محصول مورد نظرتان، از فروشندگان مختلف قیمت بگیرید. بگذارید فروشندگان بدانند که شما از چندین جا قیمت دارید (که عملکردی استاندارد در بسیاری از سیاست‌های خرید شرکت‌هاست) و در وهله اول بپرسید که کمترین قیمت پیشنهادی‌شان چیست. به جای برآورد سطحی قیمت‌ها، از فروشندگان بخواهید با احتساب کل هزینه‌های اولیه و تخمین هزینه‌های ارسالی برایتان تخفیف قائل شوند و توجه داشته باشید وقتی هزینه‌های جزئی در میان باشد راحت‌تر می‌توانید قیمت‌ها را مقایسه کنید. همه جا را بگردید و مطمئن شوید بهترین قیمت و بهای موجود را پرداخت می‌کنید.
4. بر سر قیمت چانه بزنید
 هیچ اشکالی ندارد که بپرسید آیا ممکن است هزینه‌های اضافی مانند هزینه‌های تولید اولیه، دیجیتالی کردن لوگو، سفارشات جزئی، یا «تسهیلات نقدی» 3 تا 5 درصدی برای پرداخت با کارت اعتباری کاهش یابند یا به طورکلی حذف شوند. اگر درخواست نکنید، چیزی عایدتان نمی‌شود. به چشم خود دیده‌ام که هزینه نصب لوگوهای ساده تک‌رنگ یا هزینه‌های «اجرایی» برای مشتریان جدید تا 150 دلار بوده است. حتی یک فروشنده می‌خواست مبلغی بابت ذخیره لوگوی دیجیتال من برای ثبت سفارشات بعدی دریافت کند. معمولا از فروشندگانی که گرانفروشی می‌کنند و تخفیف نمی‌دهند دوری می‌کنم. اما قبل از بسته شدن درب، می‌پرسم آیا حاضر است برخی هزینه‌ها را حذف کند‌ یا حداقل برای هزینه‌های اضافی تخفیفی قائل شود تا این معامله به نفع شما نیز باشد، و به اصطلاح، معامله را تکرار کنید.
5. مراقب نحوه پیام‌رسانی خود باشید‌
لوگو یا نام یک رویداد خاص را ‌روی هدایای خود قرار ندهید مگر آنکه مطمئن باشید همه هدایای تبلیغاتی شما در آن نمایشگاه خاص توزیع خواهند شد. محصولات خود را با نام شرکت‌تان، لوگو، شعار، نام محصول، آدرس اینترنتی، یا شماره تلفن نگهداری کنید. به این ترتیب، می‌توانید از اقلام باقیمانده در نمایشگاه‌های آینده استفاده کنید، آنها را برای اشخاص مهمی که نتوانستند در نمایشگاه شرکت کنند بفرستید، به مشتریانی که برای بار اول از شما خرید کرده‌اند هدیه بدهید‌ و یا آ‌نها را در رویداد بعدی شرکت خود استفاده کنید. تصمیم‌گیری با شماست، اقلامی که می‌توانند در سایر فعالیت‌های بازاریابی مورد استفاده قرار گیرند به کالاهای ویژه یک نمایشگاه خاص ترجیح داده می‌شوند چرا که بلافاصله پس از پایان نمایشگاه این اقلام بدون استفاده خواهند بود.
6. سعی کنید بهترین انتخاب را داشته باشید‌
 اگر هدف از فعالیت بازاریابی-نمایشگاه شما ملاقات با مشتریان یا گروه خاصی از مشتریان ویژه است، در نظر داشته باشید که هدایایی با کیفیت بالاتر برای این گروه از بازدیدکنندگان واجد شرایط خریداری کنید، نه افرادی که فقط به این دلیل از غرفه شما دیدن می‌کنند که هدایای رایگان بگیرند. این کار می‌تواند هزینه‌های کلی شما را کاهش دهد و به شما این امکان را می‌دهد که چیز ارزشمندتری را به مخاطبان هدف بدهید که واقعا تمایل به نگهداری آن داشته باشد.
7. هزینه‌های پنهان را شناسایی کنید‌
تمام هزینه‌های مرتبط با اقلام را پیدا کرده و هزینه هر کدام را به صورت مجزا ثبت کنید و سود و زیان آن را نیز محاسبه کنید. یکی از مشتریانم هر روز نمایشگاه یک لیوان جدید با رنگی متفاوت از روز قبل به عنوان هدیه می‌داد، اما شرکت فضای کافی برای نگه داشتن جعبه‌ها در فضای غرفه نداشت. گزینه دیگر این بود که آنها را در انباری قابل دسترس پیمانکار خدمات قرار دهند و در پایان هر روز به اندازه عرضه محصولات روز بعد در انباری غرفه داشته باشیم. هزینه‌های نگهداری و تحویل کالا در نتیجه برنامه‌ریزی ضعیف به‌طور قابل توجهی هزینه هر کالا را برای این شرکت افزایش داد.
هزینه‌های پنهان دیگری که غرفه‌داران غالبا فراموش می‌کنند عبارتند از هزینه‌های ارسال و حمل و نقل وسایل، هزینه‌های پستی و ارسال لیست پستی (اگر قصد دارید اقلام تبلیغاتی را قبل از نمایشگاه برای بازدیدکنندگان بفرستید)، و دستمزد اضافی کارکنان غرفه که ممکن است برای توزیع اقلام در نمایشگاه مورد نیاز باشند.
هزینه پنهان دیگری که معمولا نادیده گرفته می‌شود، هزینه‌های مربوط به تهیه غذ‌است. اگر درحال برنامه‌ریزی برای توزیع نوشیدنی یا غذایی هستید که محصول شرکت شما نیست (مانند یک بطری آب با برچسب لوگوی خودتان)، بدانید که اکثر دفاتر تهیه غذای سالن‌ها برای «سرو نوشیدنی» خسارت می‌گیرند که معادل انعامی است که در صورت بردن نوشیدنی در رستوران برای سرو آن باید بپردازید. این هزینه برای جبران خسارت کالایی است که آن را مستقیما به شما نمی‌فروشد. به علاوه، بسیاری از مراکز دارای یک هزینه اجرایی از 20 تا 25 درصد کل هزینه‌های سرو به اضافه مالیات بر فروش هستند، حتی اگر آن بطری آب را برای شما تهیه نکرده باشند.
8. به هتل خود بفرستید‌
اگر فروشنده هدایا را در ازای دریافت هزینه‌ای اندک به شکل بسته‌های کوچک پستی (مانند فدرال اکسپرس یا یو.پی.اس)، به نمایشگاه ارسال می‌کند می‌توانید کارتن‌ها را خودتان تخلیه کنید. این بدان معنی است که هزینه آنها در صورتحساب نمی‌آیند، زیرا برای بسته‌های کوچک صورتحساب ارائه نمی‌شود‌ و ممکن است مجبور به پرداخت هزینه حمل حداقل 200 تا 300 پوند (واحد وزن) از محصولات شوید، یعنی به طور متوسط 100 دلار به ازای هر 100 پوند وزن (CWT). به عبارت دیگر، هزینه حمل تنها یک محموله سه جعبه‌ای از خودکارهای برند معروف می‌تواند هزینه تمام شده را برایتان تا بیش از 900 دلار افزایش دهد.
درعوض، در نظر داشته باشید می‌توانید اقلام را به مرکز کسب و کار هتل خود ارسال کنید. احتمالا هتل‌ها میزان هزینه ارسال هر بسته را با توجه به اندازه و وزن بسته‌ها حساب می‌کنند، اما این هزینه معمولا حدود 20 تا 25 دلار برای هر بسته است، که بسیار ارزان‌تر از هزینه حمل کالا در اکثر دفاتر نمایشگاه تجاری است. اگر هتل شما مرکز کسب و کار ندارد و یا بسته‌های مهمان نمی‌پذیرد، می‌توانید به فروشگاه محلی فدرال اکسپرس یا یو.پی.اس ارسال کنید و آن را دریافت کنید و بدون هرگونه هزینه اضافی تحویل بگیرید. مطمئنا، باید آن را به غرفه خود ببرید، اما یک سبد خرید محکم فقط 100 دلار به شما برمی‌گرداند، که در سرمایه‌گذاری بازده خوبی نسبت به پرداخت صورتحساب‌های نگهداری محصولات است. همچنین می‌توانید از فروشنده بخواهید که برای ارسال از حساب کاربری شما استفاده کند تا بدین ترتیب هزینه آن کاهش یابد، البته اگر حساب کاربری داشته باشید. برای صرفه‌جویی بیشتر، هدایای خود را از پیش به اندازه کافی سفارش دهید تا بتوانید آنها را خودتان بسته‌بندی کنید تا همراه کالاهای خود به نمایشگاه عرضه کنید. در این صورت هزینه بسته‌بندی و ارسال کالاهای تبلیغاتی به کمترین میزان خواهد رسید.‌ اگرچه معمولا هزینه هدایای تبلیغاتی یکی از اولین ردیف‌های بودجه نمایشگاه تجاری است که قابل حذف است، اما این اقلام تبلیغاتی که مخاطبان شما را هدف قرار می‌دهد می‌تواند یکی از بخش‌های ارزشمند برنامه شما باشد و به شما کمک می‌کند که به اهداف بازاریابی خود برسید. اگر از قبل برنامه‌ریزی کنید، خرید کنید‌ و با فروشندگان مذاکره کنید، می‌توانید بدون زیان این کار را انجام دهید. 

*مترجم: سمیه مردانه