به گزارش پایگاه خبری «عصر نمایشگاه»، هر وقت مشتری از من می‌خواهد جذاب‌ترین اشانتیون نمایشگاه‌های تجاری را به او توصیه کنم، تنم به لرزه می‌افتد. اما بعد با خونسردی می‌پرسم: "می‌خواهید اشانتیون‌ها برایتان چه کاری انجام دهند؟" محصول تبلیغاتی بدون هدف فقط هزینه‌ایی بی ارزش است.
آنها را هر آنچه که بنامید، مانند هر چیز دیگری در بودجه نمایشگاه‌تان باید ارزش‌اش ثابت شده باشد و میزان ملموسی از سرمایه را برگرداند. حتی قبل از اینکه به کاتالوگ یا وب‌سایت لیست کامل اقلام مارک دار نگاهی بیندازید، استراتژی خود و چگونگی جا دادن آنها در برنامه تبلیغاتی را تعیین کنید. آیا هدف‌تان تشکر از شرکت کنندگان برای تماشای سخنرانی یا نسخه نمایشی است؟ آیا می‌خواهید با نشان دادن لوگوی شرکت نسبت به نام تجاری آگاهی ایجاد کنید و یا اینکه می‌خواهید هنگام خرید، یک یادگاری به مشتری بدهید تا روی میزش بگذارد؟
استفاده از این هشت رهنمود برای ذخیره پول و برنامه ریزی برای هزینه‌های پنهان شما را در رسیدن به اهداف‌تان کمک خواهد کرد.
1. زودتر سفارش دهید. برای خرید اقلام تبلیغاتی خود تا آخرین لحظه صبر نکنید و ریسک پرداخت هزینه‌های مربوط به تولید عجولانه را به عهده نگیرید چرا که می‌تواند هزینه‌هایتان را به بیش از دو برابر افزایش دهد. من سعی می‌کنم حدود یک ماه قبل از اینکه به اقلام نیاز پیدا کنم، آنها را سفارش دهم، چون معمولا به فروشنده زمان کافی برای بررسی موجودی و ارسال مدارک داده می‌شود تا با دیدن پیام‌ها و آرم شرکت بتواند محصول را تولید و ارسال کند. این موضوع برای هر آنچه که لوگو شرکت خود را روی آن قرار می‌دهید، از لباس کارکنان غرفه گرفته تا کیت درایوهای فلش صدق می‌کند. سفارش زودهنگام به شما زمان می‌دهد در صورتی که کالای مورد نظرتان موجود نباشد، با دقت بتوانید گزینه دیگری را انتخاب کنید.
2. فله‌ای خرید کنید. به عنوان یک قاعده کلی، خرید حجم بیشتر محصولات تبلیغاتی، کاهش هزینه‌ها را به همراه دارد. به عنوان مثال، سفارش 144 پیراهن آستین بلند قلاب دوزی شده به جای 24 عدد قیمت را از حدود 38 دلار برای هرکدام به 28 دلار کاهش می‌دهد. کل برنامه نمایشگاه خود را برای سال جاری یا برای یک کمپین بازاریابی در نظر بگیرید و میزان اشانتیون‌های مورد نیاز برای خرید کلی را تخمین بزنید. اکثر فروشندگان قیمت واحدی را برای درخواست شما ارائه می‌دهند، اما حتما بپرسید که این قیمت برای چه مقدار است. ممکن است ارزش بالا بردن سفارش را برای دریافت تخفیف داشته باشد.
3. قیمت‌های متفاوت را جویا شوید. من به تغییرات بزرگی در میزان سود محصولات تبلیغی پی بردم، قیمت‌های مختلف را از چند فروشنده بپرسید. اجازه دهید فروشندگان بدانند که در حال گرفتن قیمت‌ها هستید (که در سیاست خرید بسیاری از شرکت‌ها امر ساده‌ای است) و بهترین قیمت خود را نیز پیدا کنید. به جای برآورد ساده، از فروشندگان بخواهید تمام هزینه‌ها را اعلام کنند و شما نیز هزینه حمل و نقل را برآورد کنید و توجه داشته باشید که با احتساب شارژ ارائه سریع محصول راحت‌تر می‌توانید قیمت‌ها را مقایسه کنید. مغازه‌های مختلف را بگردید و مطمئن شوید که با بهترین قیمت و ارزش موجود در حال خرید هستید.
4. درباره هزینه‌ها مذاکره کنید. هیچ وقت ضرر ندارد بپرسید که آیا می‌توان هزینه‌های اضافی تولید، آرم دیجیتالی، سفارشات عجله‌ای و یا 3 تا 5 درصد "هزینه سهولت" برای پرداخت با کارت اعتباری را کاهش داد و یا حذف کرد. اگر نخواهید، می‌توانید پرداخت نکنید. حتی دیده‌ام که هزینه جمع کردن ساده آرم قلاب دوزی تک رنگ به 150 هم رسیده است؛ یعنی همان هزینه‌های "اداری" برای مشتریان جدید بود. یکی از فروشندگان حتی می‌خواست هزینه حفظ آرم دیجیتال من در فایل برای سفارشات آینده را هم حساب کند. معمولا من از فروشندگانی که می‌خواهند بابت هر چیزی پول دریافت کنند، دوری می‌کنم. اما قبل از بستن درب، از فروشنده بپرسید که آیا می‌خواهد هزینه‌ها را حذف کند یا خیر - و یا حداقل تخفیف دهد – تا بتوانید خرید کنید و این کار را تکرار کنید.
5. پیام خود را کلی ارائه دهید. لوگو و یا نام یک برنامه خاص را روی محصولات قرار ندهید، مگر در مواردی که مطمئن هستید تمام اشانتیون‌های خود را در یک نمایشگاه توزیع می‌کنید. پیام خود را کلی با نام شرکت، آرم، شعار، نام محصول، آدرس، یا شماره تلفن ارائه دهید. به این ترتیب، شما می‌توانید اشانتیون‌های باقی مانده را در نمایشگاه‌های تجاری آینده استفاده کنید، آنها را به افراد ویژه که نتوانستند در نمایشگاه حاضر شوند ارسال کنید، به مشتریانی که برای اولین بار شرکت کرده‌اند پاداش دهید، یا در نمایشگاه بعدی آنها را توزیع کنید. هر تصمیمی که بگیرید، کالایی را که بتوان برای بازاریابی بعدی تغییر داد ترجیحا باید موارد خاصی را در خود داشته باشد که بعد از پایان یافتن نمایشگاه دیگر ارزشی ندارد. 
6. در انتخاب دقیق باشید. اگر هدف از بازاریابی نمایشگاه دیدار با مشتریان یا یک گروه خاص از افراد است، سعی کنید هدایای با کیفیت بالایی را برای این شرکت کنندگان واجد شرایط تهیه کنید نه افراد عادی که برای گرفتن کالاهای مجانی به غرفه‌تان سر می‌زنند. به این ترتیب هزینه‌های کلی کاهش می‌یابد و می‌توانید چیز با ارزش‌تری را به مخاطبان هدف خود بدهید که واقعا می‌خواهید آنها را نگاه دارید.
7. هزینه‌های پنهان را شناسایی کنید. تمام هزینه‌های مرتبط با اقلام را پیدا و تک تک همه را فاکتور کنید، سپس پایین‌ترین هزینه‌ها را یادداشت کنید. یکی از مشتریانم هر روز لیوان‌های قهوه در رنگ‌های مختلف توزیع می‌کرد، اما شرکت فضای کافی برای جای دادن جعبه‌ها در فضای غرفه نداشت. تصمیم گرفتیم همه را در جایگاه خدمات پیمانکار عمومی قرار دهیم و در پایان هر روز تعداد مورد نیاز را به غرفه وارد کنیم. ذخیره سازی و هزینه تحویل در محل با برنامه ریزی ضعیف، هزینه کل را به طور قابل توجهی افزایش می‌دهد.
از دیگر هزینه‌های پنهان که مورد غفلت غرفه داران قرار می‌گیرد، شامل هزینه حمل و نقل و تحویل، هزینه‌های پستی و لیست اجاره آن (در صورتی که می‌خواهید اشانتیون‌های خود را قبل از نمایشگاه به شرکت کنندگان بدهید)، و دستمزد کارکنان غرفه‌های دیگر است که ممکن است برای توزیع اقلام لازم باشد.
هزینه پنهان دیگر که اغلب نادیده گرفته می‌شود، پذیرایی است. اگر می‌خواهید خوردنی و آشامیدنی‌هایی را توزیع کنید که محصول شرکت شما نیست (مانند آب بطری با آرم شرکت شما روی برچسب)، باید بدانید هزینه‌ای که نمایشگاه برای توزیع آنها می‌گیرد دست کمی از رستوران‌های گرا ن قیمت ندارد. اگر خوراکی‌ها را به طور مستقیم از نمایشگاه تهیه نکرده باشید، آنها این هزینه را جهت سود دریافت می‌کنند. علاوه بر این، بسیاری از سالن‌ها حتی اگر هم بطری‌های آب را خودشان تهیه نکرده باشند 20 تا 25 درصد از کل هزینه توزیع را به اضافه مالیات بر فروش دریافت می‌کنند.
8. اقلام را به هتل انتقال دهید. اگر فروشندگان اقلام را در بسته بندی‌های کوچک به نمایشگاه می‌فرستند، باید انتظار داشته باشید که کارتن‌ها به صورت جداگانه تخلیه خواهند شد. به این معنی که فیش مستقل دریافت نمی‌کنید و برای هر بسته هزینه‌ایی جداگانه محسوب خواهد شد.
در عوض، از فروشنده بخواهید اقلام به مرکز هتل انتقال داده شوند. هتل‌ها ممکن است هزینه تحویل هر بسته را نسبت به اندازه و وزن‌اش دریافت کنند که بسیار ارزان‌تر از هزینه‌های سالن‌های تجاری است. اگر هتل شما مرکز تجاری ندارد یا بسته‌های مهمان را قبول نمی‌کند، می‌توانید آنها را به فروشگاه‌های محلی انتقال دهید و هزینه آن را هم بپردازید. مطمئنا، باید اقلام را خودتان به غرفه ببرید، اما هزینه انتقال چمدان هم زیاد نمی‌شود.
همچنین می‌توانید نرخ حمل و نقل خود را با داشتن شماره تلفن شرکت‌های باربری پایین‌تر بیاورید. برای صرفه جویی بیشتر، اقلام خود را خیلی زودتر سفارش دهید تا بتوانید آنها را داخل جعبه‌های بزرگتر جای دهید. هزینه‌های انتقال اقلام می‌تواند برایتان دردسرساز شود.
اگرچه اشانتیون‌ها یکی از اولین مواردی هستند که باید سهم‌شان از بودجه نمایشگاه تجاری کم شود، اما اقلام تبلیغاتی مخصوص مخاطبان باید بخش مهمی از اهداف بازاریابی را به خود اختصاص دهد. اگر از پیش برنامه ریزی کنید که مغازه‌ها را بگردید و با فروشندگان مذاکره کنید، می‌توانید بدون از دست دادن چیزی به کار خود ادامه دهید.
منبع: اگزیبیتور