به گزارش پایگاه خبری «عصر نمایشگاه»، این ادعای قدیمی که «تا مشکلی پیش نیامده، به فکر رفع آن نباشید» به طور حتم هر ساله برای بسیاری از نمایشگاه‌ها و رویدادهای سازمان یافته صدق می‌کند. هرچند ممکن است اینگونه به نظر برسد که رویداد شما با شکست فاصله زیادی دارد؛ اما باید بدانید که ذهنیت مشارکت‌کنندگان در حال تغییر است.  مشارکت‌کنندگان می‌خواهند تا اطلاعات و تجربه زیادی کسب کنند و اساسا اینگونه انتظار می‌رود که نتیجه آن هم شخصا مورد استفاده خودشان قرار گیرد. علاوه بر این، فضای رقابتی هرچه بیشتر رویدادها باعث شده است تا نیاز به ارائه تجربه‌ای منحصربه‌فرد با قیمت‌های مقرون‌به‌صرفه شرایط را مشکل کند. کسانی که ترجیح می‌دهند تغییری ایجاد نشود و همه چیز «مثل قبل» باقی بماند، به تدریج می‌بینند که آمارها به طور قابل توجهی کاهش می‌یابد و در بدترین حالت هم مجبور می‌شوند رویداد را لغو کنند.

خواست واقعی مشارکت‌کنندگان
به عنوان یک بازاریاب، خوب می‌دانم چقدر طول می‌کشد تا مشتریان مختلف جذب شوند. با این حال، بسیاری از برگزارکنندگان نمایشگاه همچنان در حال بررسی و ارزیابی این هستند که مشارکت‌کنندگان واقعا چه چیزی می‌خواهند. نمی‌دانم چطور به معنای واقعی تاکید کنم تا چه اندازه تحقیقات در مراحل نخست برنامه ریزی مهم و سودمند است. برای اینکه بدانید مردم واقعا خواهان چه چیزهایی ـ هم در محتوا و هم در ظاهرـ هستند، زمان بگذارید. رسیدن به بینش‌های ارزشمند به معنی صرف هزینه‌های هنگفت نیست، می‌توانید به صورت آنلاین نظرسنجی انجام دهید، به صورت عمومی منبع‌یابی کنید، یا برای جمع‌آوری داده‌ها از رسانه‌های اجتماعی و اپلیکیشن‌های تلفن همراه بهره جویید.

مکان، مکان، مکان
مهم نیست اسمش بی‌تفاوتی باشد یا ترس از تغییر، موضوع این است که تعداد اندکی از مجریان و برگزارکنندگان به دنبال تغییر ساختار قبلی هستند. با این وجود، همچنان بر این مورد تاکید دارند که رویداد خود را در همان سالن کسل‌کننده با همان شکل قبلی برگزار کنند. سالن‌های جالب و خلاقانه می‌توانند برای مشارکت‌کنندگان الهام‌بخش باشند و فضا می‌تواند این اطمینان را به شما بدهد که آنها به شیوه‌ای متفاوت فکر و تعامل می‌کنند. البته محل برگزاری رویداد باید با نام تجاری رویداد هماهنگ باشد ـ بنابراین فیلم یا گالری هنری ممکن است لازم نباشد. به هر حال، رویداد خود را صرفا به این دلیل که محل برگزاری رتبه خوبی دارد یا به خاطر شناخت چندساله مدیریت، همانجا برگزار نکنید. سالن‌های جدید و غیر معمول را انتخاب کنید که فضا یا طراحی متفاوتی ارائه می‌دهند و همچنین آماده رقابت با روند کنونی هستند.

در زمان سخنرانی صرفه‌جویی کنید
مشارکت‌کنندگان با دسترسی آنلاین به مطالب از طریق کانال‌های دیجیتالی دیگر علاقه‌ای ندارند در سخنرانی‌های طولانی (و اغلب خسته‌کننده) حضور پیدا کنند. سخنرانی‌هایی که معمولا بین 15 تا 20 دقیقه به سرعت جمع‌بندی می‌شوند، فایده بیشتری دارند. همچنین، راه خوبی برای حفظ انرژی و مشارکت بالا هستند. اطمینان حاصل کنید که موضوع بحث همسو با علاقه مشارکت‌کنندگان باشد (این هم یکی دیگر از دلایلی که نشان می‌دهد تحقیقات در مراحل اولیه بسیار مهم است). در عین حال، هرگز به سخنرانان خود اجازه ندهید از آمار فروش بالای خود صحبت کنند!  اجازه دهید که مشارکت‌کنندگان خودشان به شما بگویند چه چیزی دوست دارند؛ نه اینکه صبر کنند تا شما فکر کنید و برایشان تصمیم بگیرید. از مردم بخواهید به شما بگویند که چه چیزی می‌خواهند. بگذارید تصور کنیم قرار است شما یک نمایشگاه خودرو برگزار کنید. بهتر است اپلیکیشن‌های نصب شده روی مچ‌بند به بازدیدکنندگان ارائه دهید تا هر زمان از خودرویی خوششان آمد، دکمه آن را فشار دهند. این کار ساده، جالب و در عین حال سرگرم‌کننده‌ای است. به این صورت، به جای جمع آوری کپی اطلاعات و جزئیات شرکت‌کنندگان، فهرست دیجیتالی از بازدیدکنندگان مورد نظر تهیه می‌شود.

تجربه را لذت‌بخش کنید
سرانجام اگر واقعا می‌خواهید ساختار را تغییر دهید، تجربه‌ای تعاملی، سرگرم کننده و شخصی ایجاد کنید: به فکر سرگرمی و بازی باشید. یکی از مدیران رویداد شرکت کشتی‌سازی کروز را می‌شناسم که نمونه جالبی است. آنها هر زمان که تبلیغ جدیدی دارند، بازی scavenger hunt جدیدی تولید می‌کنند و کدهای QR را در قسمت‌های مختلف کشتی ارائه می‌دهند. بنابراین بازدیدکنندگانی که در هر قسمت این بازی را انجام می‌دهند، در صورت برد، پاداش را همانجا دریافت می‌کنند. غرفه‌داران خود را دخیل کنید تا ایده بدهند و در بازی‌ها و چالش‌ها مشارکت داشته باشند.  ابتکار و شجاعت رها شدن از عادت‌های کهنه را داشته باشید. یک تم را در رویدادهای مختلف می‌توان به انواع متفاوتی ارائه داد تا اطمینان حاصل شود که اجراهای زنده نه تنها معنی‌دار هستند، بلکه برای مشارکت‌کنندگان و بازدیدکنندگان تا مدت‌ها پس از اتمام برنامه به یاد ماندنی خواهند بود.

*نویسنده | دیوید چالمرز

*مترجم | فرزانه اسکندریان