به گزارش پایگاه خبری«عصرنمایشگاه» ، با وجود اینکه اغلب غرفه‌داران دیگر تاکیدی بر کاهش هزینه‌ها ندارند، اما مدیران همچنان بر این موضوع پافشاری می‌کنند و قوانین جدیدی ایجاد کرده‌اند. از آنجا که اکثر گروه‌های مدیریتی عادت کرده‌اند هر دلاری که از در خارج می‌شود را حساب کنند، به همین ترتیب از  بازاریاب‌ها انتظار دارند تا اصول کاهش هزینه‌ها را همچنان اجرا کنند. این قبیل اقدامات در طول سال‌های رکود اقتصادی اتخاذ می‌شد تا مقدار قابل توجهی از سرمایه‌گذاری در فرآیند موردنظر به سیستم بازگردد.
سوال این است که چگونه باید چربی اضافه گوشت را بگیرید، در حالی که تقریبا به استخوان رسیده‌اید؟ این دقیقا همان چیزی بود که مجله اگزیبیتور از 13کارشناس برگزاری نمایشگاه پرسید. توصیه آنها حول محور یک دستورالعمل فراگیر بود: به جای حذف اجزای کل برنامه یا ایجاد تغییر منفی در تجربه مشتری، بهتر است شکاف‌های کوچکی ایجاد کنید که بازدیدکنندگان آنها را نمی‌بینند.
بنابراین، اینجا 25 نکته برای کاهش هزینه معرفی شده  است. شما با گرفتن ایده از اینجا و جاهای دیگر می‌توانید قوانینی برای خود شکل دهید تا نیازی به به‌هم‌ریختگی‌های برنامه بازاریابی نمایشگاه نداشته  باشید.
نمایشگاه‌ها
مهم نیست که در طول زمان چقدر صرفه‌جویی کرده‌اید، برپایی نمایشگاهی جدید همیشه هزینه دربردارد. اما اینجا چهار روش برای کاهش هزینه‌ها، بدون خدشه‌دار‌کردن محبوبیت عمومی‌، ارائه شده  است.
1. تجهیزات استفاده شده را بخرید
طبق نظر ری روگوویز، مدیرعامل و هیات مدیره شرکت ExhibitTrader، هزینه غرفه‌ای که قبلا استفاده شده 50 تا 75 درصد کمتر از غرفه مشابه اما جدید آن است. شما حتی با نوسازی جزئی و گرافیک جدید می‌توانید به شکل قابل توجهی صرفه‌جویی کنید. در کشورهای خارجی، این غرفه‌ها از طریق شرکت‌هایی مانند Lucky Exhibits ،‌ExhibitTrader و حتی eBay و Craigslist در دسترس هستند. به این ترتیب، افراد می‌توانند اموال استفاده‌شده را پیدا کنند.
2. اجاره کنید
با توجه به پیشرفت‌های اخیر در بخش اجاره غرفه، اکثر مردم نمی‌توانند غرفه اجاره‌ای را از طرح سفارشی تشخیص دهند. بنابراین، حساب و کتاب کنید و ببینید کدام یک برای برنامه‌های شما به‌صرفه‌تر است؛ اجاره یا خرید. دیانا آموت، مدیر خدمات مدیریتی رویداد جهانی شرکت Thomson Reuters، می‌گوید: «اجاره، هزینه مقدماتی را کاهش می‌دهد. به علاوه هزینه  تعمیر یا انبار آنها حذف خواهد شد و می‌توانید مدام ظاهر غرفه را به‌روزرسانی کنید».
3.چانه بزنید
بودجه‌های مختلف ممکن است باعث شود تا برای قیمت غرفه جدید و افزایش زمان مالکیت آن مذاکره کنید. برای مثال، اگر سابقه پرداخت به موقع اقساط را دارید، یا برای نصب، نظارت و غیره، به جای قرارداد یک ساله، قراردادی چندساله امضا کرده‌اید، بر سر گرفتن تخفیف مذاکره کنید.
4.گزینه‌هایی برای خرید ملزومات
همیشه از تامین‌کننده خود هزینه موارد در دسترس را بپرسید تا نظرات موافق و مخالف را توضیح دهد. برای مثال، پنل گرافیک نازک می‌تواند زیبا باشد. اما نسخه مات و محکم آن می‌تواند هزینه جایگزینی و ترمیم آن را کاهش دهد. چرا وقتی واقعا به یک کوله پشتی نیاز دارید، باید کیف گران‌قیمتی خریداری کنید؟
گرافیک
با طراحی هوشمند، تصمیمات مربوط به محصولات و کمی ترکیب دیجیتالی، می‌توانید هزینه‌های طرح‌های گرافیکی را کنترل کنید و همچنان تصاویر چشم‌نوازی را ایجاد کنید.
5.طراحی استراتژیک
به احتمال زیاد، نمی‌توانید طرح‌های گرافیکی حاوی پیام خاص یا شماره غرفه را مجدد استفاده کنید. تونی کاستریگنو، شریک اصلی و خلاق شرکت Design Contact می‌گوید: «بنابراین، از گرافیکی استفاده کنید که 80 تا 90 درصد اجزای آن را بتوان در نمایشگاه بعدی استفاده کرد‌ و تنها 10 تا 20 درصد از آن پیام بخصوصی داشته  باشد که باید به طور منظم تغییر کند.» همچنین، از طراحی گرافیک داخل شرکت و عکاسی آرشیوی استفاده کنید تا هزینه را کاهش دهید.
6. با تدبیر عمل کنید
جری ساموئلز، مدیر همایش شرکت Bayer
HealthCare، می‌گوید: «اگر در حال خرید بنر، پوستر، یا تجهیزات گرافیکی هستید که برای قاب موجود مناسب نیستند، سریعا به ساختمان نمایشگاه یا شرکت طراحی گرافیک نروید تا مدل سفارشی آن را برایتان تولید کنند. گزینه‌های دیگر مانند تبلیغات محلی یا نصب تابلو را حذف کنید. اغلب با هزینه کم می‌توانید همان کیفیت را خریداری کنید. به علاوه، می‌توانید طرح‌های گرافیکی را در نمایشگاه بسازید تا هزینه حمل‌و‌نقل شامل آن نشود و درباره انتخاب کالاها، همیشه اندازه موجودی خود را در نظر بگیرید. برای مثال، اگر طرح شما 58 اینچ عرض دارد و موادی که انتخاب کرده‌اید تا عرض 51 اینچ جواب می‌دهند، تولیدکنندگان باید دو قطعه را به هم وصل کنند که هزینه‌ها را دوبرابر خواهد کرد.
7.به سمت دنیای دیجیتال حرکت کنید
ساموئلز می‌گوید: «با گرافیک دیجیتالی به جای چاپی می‌توانید مقدار قابل توجهی پول ذخیره کنید. گرافیک چاپی طول عمر کم و آسیب‌پذیری بالایی دارد، پس نمی‌توانید مطالب را تغییر دهید، مگر اینکه پنل گرافیکی جدیدی تولید کنید. در مقابل، گرافیک دیجیتالی نسبتا آسان ایجاد می‌شود و به راحتی امکان تغییر دارد.» همچنین به گفته دیوید سولزبری، مدیر اجرایی خدمات خلاقانه شرکت Lanhalm، لازم نیست برای طراحی گرافیک دیجیتالی هزینه زیادی صرف شود. او می‌گوید: «لزومی ندارد که برای این کار بخش تولیدی را کاملا استخدام کنید، مگر اینکه بخواهید نمایش چندرسانه‌ای داشته باشید. طراح مستقل یا انیماتور مشتاق همان کار را با هزینه کمتری انجام خواهد داد.»
ذخیره
بیشتر غرفه‌داران تصور می‌کنند که هزینه انبار تجهیزات ثابت است. در واقع، راه‌های مختلفی برای کاهش هزینه انبار محصولات وجود دارد که اصلا مورد توجه بازدیدکنندگان غرفه قرار نمی‌گیرد.
8.گزینه‌های پیش رو را در نظر بگیرید
با وجود اینکه انبار اموال در خود نمایشگاه آسان است، اما همیشه به صرفه‌ترین راه نیست. بنابراین، درباره گزینه‌های مقرون‌به‌صرفه مانند امکانات لازم برای انبار محصولات، انبار شرکت، محفظه ذخیره قابل حمل، تریلر خالی مخصوص اموال شرکت که در نمایشگاه پارک شده  باشد و... تحقیق کنید. اما اگر در آب وهوای ناملایم زندگی می‌کنید، مطمئن شوید که اجزای ظریف نمایشگاه در فضایی ذخیره شود که دمای آن کنترل می‌شود.
9.فضاهای خالی را پر کنید
باب میلام، مشاور مستقل در زمینه صنعت نمایشگاهی می‌گوید: «من تاکید زیادی دارم تا جایی که امکانش هست وسایل در بسته‌بندی‌ها جا داده شوند.» اگر کالاهای مورد نیاز غرفه را به کوچک‌ترین اجزای ممکن خرد کنید و اقلام گوناگون را در گوشه ظروف خود جاگذاری کنید، دو مزیت خواهد داشت: 1) بسته‌بندی‌های محکم کمتر در ظروف خود تکان خواهد خورد و خطر آسیب به آنها کاهش می‌یابد، و 2) جعبه‌های کمتر حجم کمتری می‌گیرند و از هزینه حمل ونقل و انبار هم کاسته خواهد شد.
10.موجودی انبار و پاکسازی
لیزا تمبورینو، مدیرعامل بخش آمریکای شمالی شرکت Von Hagen GmbH، می‌گوید: «اغلب اوقات، غرفه‌داران راحت فراموش می‌کنند چه چیزی در انبار ذخیره کرده‌اند، در نتیجه هزینه‌ای برای ذخیره قطعات کهنه پرداخت ‌می‌کنند. بنابراین، سالی یک بار، از نمایشگاه بخواهید فهرستی از موجودی کالاها ارائه دهد و آنچه که مرتب مورد استفاده شما نیست را پاکسازی کند.» دیوید لاکی، مدیر شرکت Lucky
Exhibits هم می‌گوید: «نباید تصور نکنید که باید برای دورریختن وسایل غیرضروری هزینه‌ای پرداخت کنید. سعی کنید وسایل استفاده نشده را از طریق بازارهای آنلاین بفروشید، یا از نمایشگاه بپرسید آیا مایل هست اجناس را از شما خریداری کند تا در انبار اجاره‌ای از آنها استفاده کند، یا خیر.» گزینه دیگر این است که کالاها را به سازمان خیریه اهدا کنید، تا برای جمع‌آوری اعانه یا تبلیغات از آنها استفاده کنند. اکثر شرکت‌ها از اهدای اجناس هیجان‌زده خواهند شد و شرکت شما می‌تواند از کمک مالی برای حذف مالیات استفاده کند. اگر نمی‌‌توانید کمک مالی کنید،  تغییر کاربری دهید، بفروشید یا بازیافت کنید، همچنین خودتان آنها را به سطل‌های زباله یا محل‌های دفن زباله ببرید تا هزینه اضافه پرداخت نکنید.
11. بخرید، حمل و اهدا کنید
انبار و حمل و نقل مبلمان هزینه‌بر است اما لیزا جنتیلین، مدیر شرکت Fancy Shindigs، راهکاری ارائه می‌دهد که همه این هزینه‌ها از بین برود. او می‌گوید: «در فروشگاه‌های بزرگ مبلمان بگردید که علاوه بر خرید آنلاین، حمل‌ونقل رایگان نیز ارائه می‌دهند. هرآنچه که نیاز دارید را با قیمت مناسب بخرید و به صورت رایگان مستقیما به نمایشگاه بیاورید. اگر می‌خواهید آن را برای آینده نگه دارید، هزینه حمل به نمایشگاه را دیگر پرداخت نمی‌کنید. درغیراین صورت، بعد از نمایشگاه آن را فقط به موسسه خیریه محلی هدیه دهید. همچنین، می‌توانید هزینه اقلام اهدایی را کنسل کنید، پس تنها هزینه‌ای که متقبل شده‌اید قیمت اولیه خرید و بارگیری است.»
حمل‌ونقل و بارگیری
باوجوداینکه هزینه حمل و نقل و بارگیری تاثیری بر جذب بازدیدکنندگان ندارد، اما می‌تواند واقعا بودجه شما را کم کند. بنابراین، اینجا سه راه برای کاهش این هزینه‌ها آمده  است.
12. از تجهیزات دوکاربره استفاده کنید
کاستریگنو می‌گوید: «قاب‌ها و جعبه‌ها اغلب سنگین‌تر از وسایلی هستند که از آنها محافظت می‌کنند. اما با سبک‌کردن وزن بار خود می‌توانید دو برابر بیشتر محصول حمل کنید. برای مثال، می‌توان برخی از جعبه‌ها برای قسمت‌های مختلف مانند میز پذیرش را تغییر کاربری داد.»
13. ذخیره استراتژیک
نگاهی به مکان غرفه‌هایی که داشتید و فاصله آنها با انبار بیندازید. ساموئلز می‌گوید: «نگاهی به محل اکثر نمایشگاه‌ها و فاصله آنها به انبار بیندازید. اگر نمایشگاه‌های تجاری متعددی در یک شهر یا منطقه دارید، سعی کنید برخی اموال خود را نزدیک همان مکان انبار کنید تا از هزینه  حمل‌ونقل کاسته شود.»
14. از مدل استفاده کنید
اگر از محصولات سنگین خسته شده‌اید، نظرتان درباره مدل سه‌بعدی سبک چیست؟ شرکت‌هایی مانند Acme Design می‌توانند مدلی واقعی از محصولات ارائه دهند تا بازدیدکنندگان بتوانند آنچه که در غرفه ارائه می‌دهید را تجسم کنند. از دید آرلن بروسارد پتروش، مدیرعامل شرکت EWI Worldwide، می‌توان از مدل‌های بسته اطلاعات دیجیتالی استفاده کرد. می‌توان با کارکنان کارآمد غرفه و مدل‌های سه‌بعدی دیجیتالی تجربه بازدیدکنندگان را ارتقا داد.
نصب و پیاده کردن تجهیزات
یکی دیگر از موارد پر‌هزینه که بازدیدکنندگان هرگز نمی‌بینند، کار نصب و پیاده‌کردن تجهیزات است. از آنجا که معمولا نمی‌توانید کار زیادی برای کاهش نرخ هزینه انجام دهید، قطعا می‌توانید ساعات کار را کم کنید.
15. بازده را افزایش دهید
میلام می‌گوید: «افراد مناسب برای نصب و باز کردن تجهیزات را شناسایی و از همان افراد در کارهای آینده دوباره و دوباره استفاده کنید. هرچه زمان بگذرد، افرادی که با استراتژی شما آشنایی پیدا کرده‌اند، رفته رفته از ساعت کار کم می‌کنند.»
16. از تعطیلات آخر هفته اجتناب کنید
جودی ولکر، مدیر بازاریابی شرکت Iatric Systems می‌گوید: «از آنجا که بسیاری از رویدادها اول هفته آغاز می‌شوند، غرفه‌داران اغلب مجبور می‌شوند تا آخر هفته که دستمزدها گران‌تر است، تجهیزات نمایشگاه خود را نصب کنند. در این زمینه با مدیریت نمایشگاه برای جلو انداختن زمان نصب غرفه مذاکره کنید. متعجب خواهید شد که مدیریت به درخواست شما احترام می‌گذارد و اینگونه پول زیادی را ذخیره می‌کنید.»
17. از هزینه‌های بیجا اجتناب کنید
تقریبا همه بنرها و سازه‌های شناسایی شرکت نیاز به نورپردازی دارند تا در محوطه نمایشگاه به چشم بیایند. اغلب، غرفه‌داران از پشتبند و سازه‌هایی استفاده می‌کنند تا وسایل نورپردازی بالای طرح گرافیکی قرار گیرد. کاستریگنو می‌گوید: «پس با طراحان غرفه و نورپردازی صحبت کنید تا ببینید آیا می‌توان از نصب این تجهیزات صرف‌نظر و به جای آن از نورپردازی قوی برای روشن‌کردن المان‌های بالای غرفه استفاده کرد.»
رفت‌وآمد نیروی انسانی
بازدیدکنندگان به این توجه نمی‌کنند که کارکنان خود را از کجا جذب کرده‌اید و آنها کجا می‌مانند، کافی است افراد مناسب به تعداد کافی در غرفه حاضر باشند. بنابراین کاهش هزینه سفر راه فوق‌العاده‌ای برای کاهش هزینه‌هاست بدون اینکه تاثیری بر تجربه مخاطبانتان بگذارد.
18. سریع وارد مذاکره شوید
تمبورینو می‌گوید: «سایت‌های مسافرتی هرچه بیشتر در حال فروش بسته‌های هتل و بلیت هواپیما هستند، و زمانی که قصد کاهش هزینه‌ها را دارید بهتر است تا برای مسافرت کارکنان خود از این گزینه‌ها استفاده کنید. همچنین، هنگام مذاکره با هتل‌ها، همیشه از آنها بخواهید تا هزینه‌های اضافی، مانند صبحانه،
Wi-Fi، خدمات مرکز کسب و کار و غیره را نیز حساب کنند. این هزینه‌های کم به هم اضافه می‌شوند، ولی اگر از هتل‌ها تقاضا کنید اکثرا آنها را رایگان ارائه می‌دهند.»
19. به خارج از محل نمایشگاه نیز نگاهی بیندازید
جنی ک. سوان، مالک و رئیس شرکت Global
Exhibit Management، معتقد است، باید در زمان انتخاب هتل، مناطق مختلف خارج از مرکز شهر یا شهرهای مجاور را بررسی کنید. او می‌گوید: «می‌توانید هتلی را کمی دورتر از نمایشگاه برای کارکنان سفارش دهید و آنها در صورت تمایل از قطار و اتوبوس استفاده کنند. ممکن است زمان بیشتری صرف استفاده از حمل‌ونقل عمومی شود، اما صرفه‌جویی در هزینه‌ها ارزش آن را دارد.»
20. از هزینه یونیفرم کم کنید
آمودت می‌گوید: «لباس یونیفرم در گذشته باب بود. در عوض، لباس کارکنان را تجاری و مناسب مخاطبان انتخاب کنید و آنها را با رنگ مخصوص خود شرکت تزیین کنید. برای مثال، کراوات، روسری یا جیب لباس به رنگی باشد که بازدیدکنندگان کارکنان شما را در نمایشگاه تشخیص دهند.»
21. برای صرفه‌جویی پاداش اختصاص دهید
برای اینکه کارکنان را تشویق کنید تا قبل از خرج کردن کمی فکر کنند، برای کسانی که به میزان مشخص شده هزینه می‌کنند درصدی تخفیف ارائه دهید. به عنوان مثال، 50 درصد از آنچه که هزینه نکرده‌اند را پاداش دهید. بنابراین، اگر اجازه داشتند 300 دلار خرج کنند ولی تنها 100 دلار استفاده کردند، 100 دلار به آنها برگردانید. به این ترتیب، 100 دلار ذخیره کرده‌اید.»
  نمایش خدمات
خدمات جانبی مانند نظافت و برق نیز از دید بازدیدکنندگان مخفی می‌ماند اما برخی از همین خدمات ساده هزینه بالایی را رقم می‌زنند.
22. غذای آماده بخرید
اگر می‌خواهید در غرفه‌تان غذا سرو کنید، اغلب باید از مسئولان نمایشگاه استفاده کنید که گران تمام می‌شود. گتیلین می‌گوید: «اما اگر غذای بسته‌بندی سفارش دهید، هزینه کمی خواهد داشت. اگر کلوچه تازه سفارش دهید باید هزینه تدارکات نمایشگاه را هم متقبل شوید، اما کیک آماده این هزینه‌ها را در بر نخواهد داشت. خدمات اینچنینی تاثیری بر بازدیدکنندگان نخواهد داشت، چه بسا سفارش مواد غذایی آماده از دید آنها اشانتیون غرفه به نظر برسد.»
23. جاروبرقی بخرید
ولکر می‌گوید: «دستگاه بخارشوی و جاروبرقی بخرید و آنها را به نمایشگاه بفرستید. به این ترتیب، غرفه تمیز و بدون لکه باقی می‌ماند و هزینه اضافی حذف می‌شود.»
24. اندوخته خود را بیاورید
تدارکات نمایشگاه اغلب برای اقلام ارزان مانند نوار الکتریکی، محافظ برق، وسایل پاکسازی، قوطی‌های زباله و غیره هزینه زیادی منظور می‌کنند. بنابراین، تجهیزات را خودتان بخرید و از وسایل نمایشگاه استفاده نکنید.
25. برق موردنیاز را برآورد کنید
استیو دکل، مدیر طراحی شرکت  Deckel &
Moneypenny Exhibits می‌گوید: «بسیاری از غرفه‌داران هزینه برقی را پرداخت می‌کنند که هرگز استفاده نکرده‌اند. برای این منظور، دستگاه سنجش برق را خریداری کنید و هر وسیله را جداگانه به برق بزنید تا میزان برق مصرفی را نشان  دهد. اعداد را با هم جمع کنید تا میزان برق سفارشی برایتان قابل اندازه‌گیری شود.»