به گزارش پایگاه خبری «عصر نمایشگاه»، نمایشگاه‌های بین‌المللی در بطن خود ماهیت‌های درخور توجهی دارند که می‌تواند پایه اولیه ارائه آوردگاه‌های کشورها در همه بخش‌های اقتصادی، اجتماعی، فرهنگی، هنری و علمی باشد. بنابراین در رابطه با چگونگی شکل‌گیری اینگونه رویدادها باید بسیار دقیق بود و کارها را به دست افراد کاردان سپرد. آنچه که در این مقاله بیشتر مورد نظر  است، مشارکت در نمایشگاه‌های بین‌المللی خارج از کشور است که صحیح‌بودن، جذاب‌بودن و موثر‌بودن آنها می‌تواند برای کشور و یا سازمان‌های مشارکت‌کننده اعتبار کسب کند، در غیر این‌صورت ضد‌ارزش عمل خواهد کرد.                                                                                                                        
چنین مشارکت‌هایی، نیازمند دیدگاه‌های تحقیقاتی  (R&D) جامع و دقیق و فعالیت‌های اجرایی منسجم و مدبرانه است. در این ارتباط، تعداد معدودی از موسسات نمایشگاهی فاقد طرح و برنامه و جدول زمان‌بندی فعالیت‌ها بر اساس سیستم کنترل پروژه، از مشارکت در نمایشگاه‌های داخلی و خارجی طرفی نمی‌بندند و صرفا گرم‌کننده بازار کشورهای پیشرفته خواهند بود. اینگونه موسسات نمایشگاهی غیر‌حرفه‌ای فعال در کشورهای در حال توسعه:
1- براساس نیازهای واقعی کشور میزبان، کالاها و خدمات مورد نظر آن کشور را در نمایشگاه‌های مربوطه ارائه نمی‌کنند.
2- نمایندگان موسسات مشارکت‌کننده، اغلب با روابط بین‌الملل نا‌آشنا هستند. آنها به زبان‌های خارجی تسلط کامل ندارند و به‌راحتی نمی‌توانند قراردادهای تجاری بین‌المللی را منعقد کنند.
3- تعیین نرخ کالاها‌ یا خدمات با توجه به رقابت فشرده شرکت‌های رقیب باید با در نظر گرفتن ضرایب مختلف و ملاحظات بین‌المللی و به صورتی حرفه‌ای صورت گیرد در حالی که شرکت‌های آماتور با این واقعیت بیگانه‌اند و این امر مهم را در نظر نمی‌گیرند‌.
4- کیفیت کالاهایی را که در نمایشگاه‌های بین‌المللی ارائه می‌دهند، از نوع غیر قابل رقابت‌ترین بر‌می‌گزینند و در نتیجه خروجی قابل توجهی از مشارکت در هیچ نمایشگاهی به دست نمی‌آورند.
5- در ارتباط با نمایشگاه‌های داخلی و خارجی با اعمال غیرحرفه‌ای، وقت و سرمایه خود و شرکت‌کنندگان غرفه‌گذار را هدر می‌دهند.  واقعیت این است که بعضی از کشورها به ویژه کشورهای در حال توسعه، به علت دارا‌نبودن دانش و تفکر نمایشگاهی، اثرات مثبت نمایشگاه‌های بین‌المللی خارج  از کشور  را  نادیده می‌گیرند  در حالی که اینگونه فعالیت‌های با  فناوری بالا (که البته تخصص پیچیده خود را می‌طلبد ) اگر به نحوی صحیح و عالمانه انجام شوند، خود سکوهای پرش صادراتی کشورهای مشارکت‌کننده محسوب می‌شوند. از طریق مشارکت در نمایشگاه‌های خارجی، به‌راحتی می‌توان به افزایش کمی و توسعه کیفی صادرات دست آزید و بی‌تعادلی تجارت خارجی را به تعادل رساند‌.
برنامه‌ریزی برای مشارکت در یک نمایشگاه بین‌المللی 
مشارکت در نمایشگاه‌های بین‌المللی با هدف بازارسازی و فروش کالاها و خدمات، یک مقوله کاملا علمی و تفکیکی است که از پیچیدگی‌ها و ظرافت‌های ویژه‌ای برخوردار است و با وجود ظاهر ساده آن، فرمول‌های درخور توجهی دارد که برای دستیابی به آنها سال‌های متمادی باید تجربه کسب کرد. مدیریت نمایشگاهی فن ترکیب ده‌ها فعالیت ناهمگن است. هر نمایشگاه بین‌المللی فرمول‌های اجرایی مربوط به خود را دارد.

انتخاب نمایشگاه  صحیح
انتخاب نمایشگاه صحیح اولین قدم اساسی در زمینه مشارکت در نمایشگاه‌های بین‌المللی است و در این ارتباط با توجه به گروه کالاها و خدمات متفاوت صادراتی، نمایشگاه‌های مهم بین‌المللی داخلی و خارجی فعال در آن گروه کالایی و خدماتی را باید در نظر گرفت و در آنها شرکت کرد.

مدیریت زمان
مشارکت در نمایشگاه‌ها، در چارچوب مدیریت زمان، برنامه‌ریزی ویژه‌ای را می‌طلبد. در پروژه‌های مشارکت در نمایشگاه‌های بین‌المللی باید هر غرفه را در حد یک  نمایشگاه بین‌المللی فرض کرد و مراحل مشارکت موسسه (سازمان) در نمایشگاه را دقیقا طراحی و به هر یک از فعالیت‌ها زمان خاص خود را داد و باید نظارت کرد که فعالیت‌ها در قالب زمان‌هایی که بر ایشان در نظر گرفته شده است، به انجام برسند. در مدیریت زمان در ارتباط با فعالیت‌های نمایشگاهی باید به موارد ذیل توجه دقیق مبذول داشت:
1- در مدیریت زمان باید به مدیریت اطلاعات توجه و اطلاعات دریافتی را تحلیل کرد.
2- در مدیریت زمان باید اهمیت و فوریت را در نظر گرفت.
3- زمان باید بر مبنای ارزش‌ها طبقه‌بندی شود.
4- زمان‌بندی باید بر اساس اولویت فعالیت‌ها صورت گیرد.
5- انجام فعالیت‌ها باید متاثر از خودمان، نمایشگاه و جامعه باشد.
6- مدیریت زمان باید بر اساس آینده پژوهشی صورت گیرد.
7- گروه‌های اجرایی به صورتی دائمی باید به سوی خلاقیت‌ها و اجتناب از کارهای تکراری روی آورند.
جزئیات فعالیت‌ها در این مرحله به شرح زیر خواهد بود:
انتخاب گروه‌های کالایی خاص
هدف از مشارکت در نمایشگاه به نمایش گذاشتن دیدگاه‌ها، ارزش‌ها، پیشرفت‌های فنی و نوآوری‌ها، تولیدات و خدمات جدید صادراتی، با کیفیت بالا و قیمت‌های قابل رقابت در صحنه جهانی است. در هر نمایشگاه بین‌المللی تخصصی، ضرورتا باید کالاها و خدمات صادراتی درجه یک کشور را به نمایش درآورد و موسساتی را به عنوان غرفه‌گذار انتخاب کرد که بتوانند با موسسات تولیدی – صادراتی رقیب خارجی در یک صحنه بین‌المللی رقابت کنند. کالاها و خدمات مورد نمایش در یک نمایشگاه بین‌المللی باید جدید و مطابق با آخرین استانداردهای ملی و بین‌المللی تولید شده باشند چرا که نمایشگاه‌های بین‌المللی تخصصی جایگاه‌هایی برای نشان دادن مجدد نمونه‌های قدیمی نیست. نمونه‌های مورد نظر برای ارائه در نمایشگاه‌ها باید پیشرفته، بی‌نقص و کاربردی بوده و با مشخصات تبلیغی ارائه شده مطابقت داشته باشند. دیدگاه‌های مشارکت‌کننده در نمایشگاه‌ها به ویژه نمایشگاه‌های خارج از کشور باید روی نکات ذیل متمرکز باشد:
1- تمرکز باید روی کدام کالا یا خدمت باشد؟
2- کدام کالا یا خدمت جدید حرف اول و آخر را در صحنه بین‌المللی خواهد زد؟
3- کدام محصول پاسخگوی تقاضاهای آینده متقاضیان است؟
4- آیا روند جهانی بهبود کیفیت مورد توجه قرار گرفته است؟
5- آیا نمونه‌هایی که برای نمایشگاه ساخته شده‌اند، پس از بازارسازی و اخذ سفارش در نمایشگاه‌های مختلف، مشکل تولید انبوه نخواهند داشت؟
6- چه نکاتی را باید از طریق نمودارها، عکس‌ها، فیلم‌های ویدئویی و سیستم‌های مجازی (اینترنت، اینترانت  اکسترانت)، لپ‌تاپ، LCD و LED توضیح داد؟
انتشارات، ارتباطات و فناوری اطلاعات
انتشارات، ارتباطات و فناوری اطلاعات و دارا بودن روابط عمومی قوی به همان اندازه حضور در یک نمایشگاه بین‌المللی اهمیت دارد. سازمان مشارکت‌کننده، در ارتباط با مشارکت در نمایشگاه‌ها (داخلی و خارجی ) باید به مقوله انتشارات، ارتباطات و فناوری اطلاعات توجه بسیار دقیقی را مبذول دارد چراکه داشتن ادبیات مکتوب نظیر کتاب، بروشورهای کاغذی و بروشورهای الکترونیکی، سی‌دی‌های اطلاعات تجاری یا سایت مربوطه، روزنامه‌های ویژه هر یک از روزهای مشارکت در نمایشگاه‌ها و یا هفته‌نامه‌های تخصصی که به دو زبان فارسی و انگلیسی تهیه خواهند شد، اثرگذاری غیرقابل تصوری را‌ روی بازدیدکننده خواهد داشت و اعتبار سازمان مشارکت‌کننده را نزد بازدیدکنندگان چندین برابر خواهد کرد.
مطبوعات
در نمایشگاه‌های بین‌المللی داخلی و خارجی از طریق ارائه تکنیک‌های ویژه، می‌توان با مطبوعات کشورهای مختلف ارتباط برقرار کرد و اگر مجموعه اطلاعات مطبوعاتی غرفه، غنی باشد با استقبالی که خبرنگاران از آن غرفه خواهند کرد، مدیران نمایشگاهی می‌توانند برای غرفه خود به صورتی رایگان تبلیغ کنند.
کنفرانس مطبوعاتی
گنجاندن کنفرانس مطبوعاتی در برنامه‌های نمایشگاهی سازمان مشارکت‌کننده، سطوح مشارکت‌های آن سازمان را بالاتر از هر آنچه که هست، نمودار خواهد ساخت. برپایی کنفرانس مطبوعاتی باید با مدیریت سازمان نمایشگاهی مورد نظر هماهنگ شود.
نرخ‌گذاری بین‌المللی کالاها و خدمات
نرخ‌گذاری بین‌المللی کالاها و خدمات باید با توجه به 3 عامل مهم و تعیین‌کننده:
الف- هزینه کل تولید
ب- تقاضای بازار برای تولید
ج- موقعیت رقابتی که موسسات غرفه‌گذار با آن روبه‌رو هستند
تعیین شود. بدیهی است که ‌‌هنگام انجام مذاکرات، در صورت پایین بودن قیمت‌های رقبا، غرفه‌گذاران باید اختیار تعدیل قیمت‌های تعیین‌شده را داشته باشند. ضمنا کیفیت کالاها نیز باید از مطلوبیت ویژه‌ای برخوردار باشد.
استفاده از سیستم‌های سایبرنتیکی
در غرفه‌های کشور یا سازمان مشارکت‌کننده در نمایشگاه‌های داخلی و خارجی، غرفه‌گذاران باید قادر باشند از سیستم‌های سایبرنتیکی استفاده کنند و با بهره‌گیری از این نوع ابزار مدرن، با توجه به کوتاه‌بودن زمان برگزاری نمایشگاه‌ها، دیدگاه استفاده حداکثر از زمان حداقل را به صورتی کامل اعمال کنند. در اینگونه از غرفه‌ها باید از کاربرد وسیع تبلیغات چند‌رسانه‌ای و سیستم‌های سمعی و بصری سود برد. در این خصوص با استفاده از این تکنیک‌ها، علاوه بر دسترسی بالا به اینترنت، اینترانت و اکسترانت، امکان توزیع اطلاعات نیز به همان نحو فراهم خواهد آمد. این امکانات، ابزاری قوی جهت پیشبرد اهداف موسسات شرکت‌کننده در نمایشگاه‌ها به ویژه در زمینه‌های اطلاع‌رسانی، نظارت و پردازش اطلاعات، ارتباط با مشتریان، تبادل دانش فنی، مدیریت بازاریابی و بالاخره فروش را در اختیار آنها قرار می‌دهد‌. فناوری اطلاعات در دوران قبل و بعد از مشارکت سازمان در نمایشگاه‌های بین‌المللی نیز کارایی‌های موثری دارد. این فناوری در دوران قبل از مشارکت از طریق ساختن وب‌سایت و مالتی‌مدیا و سیستم‌های تبلیغاتی دیجیتالی می‌تواند به بازاریابی نمایشگاهی کمک کند و پس از پایان نمایشگاه نیز در انجام ارزشیابی و تهیه گزارش نهایی آماری و تحلیلی، یاور مدیر غرفه باشد. این سیستم همچنین خواهد توانست در زمینه‌های مختلف نام‌نویسی، تنظیم مدارک، دریافت‌ها و پرداخت‌ها، امور پرسنلی، بودجه‌بندی، تهیه سایت‌های بازارسازی، موارد فنی (طراحی غرفه‌ها) و بالاخره تهیه نقشه‌های سه‌بعدی غرفه‌ها فعال باشد.

تشکیل جلسات توجیهی
قبل از هر مشارکت، از شرکت‌کنندگان انتخابی برای مشارکت در یک جلسه هماهنگی، دعوت به عمل خواهد آمد. در این جلسه، مدیران سازمان مشارکت‌کننده، حضار را در رابطه با موارد مختلف مشارکت در نمایشگاه توجیه خواهند کرد و ضمن هماهنگ‌کردن فعالیت‌های آینده، مدارک، فرم‌ها و گزارش‌های لازم را بین آنها توزیع خواهند کرد. تشکیل این جلسات در ارتباط با مشارکت در نمایشگاه‌های خارج از کشور بسیار ضروری است.
کاربرد نمایشگاه‌ها در بازارسازی بین‌المللی
بازارسازی نمایشگاهی عبارت است از فضاسازی و به وجود آوردن شرایط ویژه‌ای که طی آن غرفه‌گذار بتواند بازدیدکننده (خریدار) بالقوه را قانع کند که کیفیت و کاربرد کالا یا خدمت مورد نظر بسیار فراتر از وجهی است که او برایش می‌پردازد. در این حالت، غرفه‌گذار باید دورنمای بازار را برای خریدار ترسیم کند و با توجه به واقعیت‌های اقتصادی، این تفکر را در بازدید‌کننده به وجود آورد که خرید از آن غرفه از جمیع جهات صد در صد به نفع او خواهد بود.
امروزه نمایشگاه‌های بین‌المللی تخصصی، امکان‌های بالقوه موثری هستند که در آنها می‌توان فعالیت‌های بازارسازی را در نافذترین شکل ممکن به انجام رساند و برای رسیدن به این هدف، از کلیه جاذبه‌ها و کاربردهای نمایشگاهی نظیر تبادل اطلاعات و ارتباطات، مقایسه کیفیت کالاهای مشابه و شرایط توزیع آگاه شد و در همان ساعات اولیه ورود به نمایشگاه، روند مقابله با بازدیدکنندگان خریدار را تصحیح کرد.